Ohjelmisto­robotiikka liiketoiminnassa: 8 vinkkiä

Robotiikan käyttöönoton kiirehtiminen sen mukanaan tuomien mahdollisuuksien vuoksi voi vaikuttaa helpolta ratkaisulta. Sen automaatio ei sinänsä puutu olemassa oleviin prosesseihin ja toimii käyttöliittymätasolla. Ohjelmistorobotiikka (RPA) on tullut Azetsille jäädäkseen. Matkan varrella tie on kuitenkin ollut mutkikas ja olemme keränneet monia arvokkaita kokemuksia, joiden avulla olemme päässeet tähän pisteeseen. Tässä artikkelissa annamme kahdeksan vinkkiä, joiden avulla sinä voit nopeuttaa ja helpottaa ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa liiketoiminnassasi:

• Demoa hyödyt käytännön esimerkillä
• Keskity tärkeimpään
• Sovella ensin laajalle ja vasta tämän jälkeen syvemmälle
• Suojaa liiketoimintatietämys ja -prosessit
• Määritä vastuu selkeästi
• Keskitä valvonta paikallisesti
• Hallinnoi varoen
• Valmistaudu tekoälyn tuloon robotiikassa

1. Demoa hyödyt käytännössä

Lukemattomien seminaarien, työpajojen ja ppt-esitysten jälkeen voin lämpimästi neuvoa robotiikkaedustajia esittelemään robotiikkaa työntekijöille ja hallituksen jäsenille demoesityksen avulla, jolloin he saavat sen toiminnasta kattavimman kuvan. Jos uusimmista teknologioista ja niiden soveltamisesta kerrotaan ilman konkreettisia esimerkkejä ja demoja, esityksestä saattaa tulla helposti sekava. Kun robotiikkaa esitellään jo ennestään tutun prosessin yhteydessä, herättää se välittömästi uteliaita kysymyksiä, ajatuksia ja ehdotuksia sen uudenlaisesta hyödyntämisestä niin prosessia työkseen hoitavien henkilöiden kuin hallituksenkin suunnalla. Kuten totesin jo edellä, robotiikan automaatio ei sinänsä puutu olemassa oleviin prosesseihin ja operoi käyttöliittymätasolla. Korostamalla tätä hyötyä voit lisätä kiinnostusta robotiikkaa kohtaan.

2. Keskity tärkeimpään

Työkuorman siirtäminen työntekijöiltä robotille, joka tekee saman asian murto-osalla kustannuksista, on osoitus lupaavista liiketoimintamahdollisuuksista.

"Jos asiaa kuitenkin lähestytään ainoastaan kustannusten näkökulmasta suurimpia mahdollisia aika- ja kustannussäästöjä jahdaten, robotiikan tuoma lisäarvo voi laskea merkittävästi."

Valaisen asiaa hieman tarkemmin. Aluksi työntekijöillä ei ole selkeää käsitystä siitä, mitkä prosessit soveltuvat automaatioon ja kuinka työskennellä prosessin automatisoitujen osien rinnalla. Robotiikkakehittäjät luottavat yrityksen työntekijöiden asiantuntemukseen suunnitellessaan ratkaisuja ja varmistaakseen, että tulevat ja lähtevät tiedot ovat siinä muodossa, jota yrityksen liiketoiminta edellyttää. Ilman tarvittavaa ymmärrystä ja asiantuntemusta ilmeisin vältettävä karikko on ehkä aloittaminen prosesseista, joissa on suurin mahdollinen tuotto. Tähän kuitenkin langetaan helposti robotiikkainvestointia perusteltaessa.

Ohjaamalla huomion pois liiketoiminnasta ja nopeista voitoista istutetaan siemen, jonka avulla voidaan osoittaa, miten robotiikka voisi toimia yrityksessä ilman hidasta uudelleenorganisointia ja laajaa käyttöönottosuunnitelmaa. Näin tarjotaan tarvittava ahaa-elämys. Saat parhaan liiketoiminnallisen hyödyn irti robotiikasta vasta silloin, kun se on ollut käytössä organisaatiossanne jo jonkin aikaa.

3. Sovella ensin laajalle ja vasta tämän jälkeen syvemmälle

Robotiikkatoimittajat ja robotiikkaa laajasti hyödyntävät yritykset kannustavat robotiikkaa vasta käyttöön ottavia yrityksiä keskittymään vähemmän pilottiprojekteihin ja syvälle porautumiseen ja levittämään sen sijaan pieniä robotiikka-aloitteita laajalle kaikkialle organisaatioon. On tärkeää määrittää keskeiset mittarit, joilla tuloksia mitataan, ja tehdä toimintasuunnitelma, jos tulokset vaikuttavat lupaavilta.

"Jos viisi kymmenestä RPA-aloitteesta toimii, se on hyvä juttu. Silloin tiedämme asiasta jo paljon."

Jos RPA:n toimivuutta kuitenkin testataan vain yhdellä osa-alueella tai yhdessä pilottiprojektissa, voidaan miettiä, mitä kokemuksesta on opittavissa tai kannattaako sen perusteella luopua RPA:n hyödyntämissuunnitelmista vielä kokonaan.

Älä siis pyri automatisoimaan koko työnkulkua kerralla vaan keskity pienempiin tehtäviin eri toimialueilla. Näin voit oppia työkalun tuomista kokemuksista ja arvioida, miten ohjelmistorobotiikkaa voidaan jatkossa hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. On hyvin todennäköistä, ettei ohjelmistorobotiikka sovellu kaikkiin yrityksesi liiketoimintaprosesseihin. Tällöin pilottiprojekti voi antaa asiasta harhaanjohtavan kuvan. Lähtökohtaisesti automaatiota varten kannattaa etsiä toistuvia ja sääntöihin perustuvia prosesseja, joissa tehtävää ei voi suorittaa oikein monella eri tavalla. Hyviä tehtäviä, joista aloittaa, ovat esimerkiksi lomakkeen täyttö, uusien asiakkaiden rekisteröinti CRM-järjestelmään, tiedostojen siirrot tai tiedostojen tuominen tai vieminen kohteesta toiseen.

4. Suojaa liiketoimintatietämys ja -prosessit

Yksityiskohtainen prosessiosaaminen heikkenee ajan mittaan automaation myötä, ja mahdollisuudet virheiden korjaamiseen heikkenevät. Prosessin asianmukainen dokumentointi ennen automaation käyttöönottoa voi toimia varmuuskopiona, jos RPA vikaantuu ja edellyttää ihmisen puuttumista tilanteeseen. Ohjelmistorobotiikka ei poista prosessia, kuten olemme nähneet onnistuneiden järjestelmäintegrointien myötä, vaan se suorittaa samat prosessit automaattisesti taustalla.

5. Määritä vastuu selkeästi

Ohjelmistorobotiikan nopeus ja kiistattomasti haavoittumiselle altis luonne vaativat selkeää vastuun kantamista, jotta haasteita voidaan hallita ja omistusoikeuksia määrittää. Tärkein huolenaihe voidaan tiivistää RPA-konkarin, Co-operative Bankin Nikki Northin sanoihin hänen esitelmässään ”Kuka on vastuussa, jos RPA menee vikaan?” (North, N., Nordic RPA and Cognitive Congress -tapahtuma, 2017). Vain muutamat yritykset nimittävät roboteilleen vastuuhenkilöt. Väittäisin kuitenkin, että liiketoimintajohtajat tai operatiiviset henkilöt ottavat vastuun niiden prosesseista ja laativat toimintasuunnitelmat RPA-tehtävien mahdollisten vikaantumisten varalta. Yrityksen operatiiviset henkilöt tuntevat kyseiset prosessit ja toimivat viime kädessä automaatioprosessin asiakkaana työskennellen prosessien rinnalla ja tehden niistä sellaisia, että ne voivat käsitellä RPA-vikaantumisia parhaalla mahdollisella tavalla. Kun työnkulun automaatiosta vastaavat liiketoimintajohtajat tai operatiiviset henkilöt, voidaan välttää ikävät tilanteet, joissa automaatioprosessit on otettu käyttöön prosessin omistajien ja suorittajien tietämättä.

Vastuun delegoiminen robotiikasta vastaavalle henkilölle tai IT-osastolle pidentää todennäköisesti reagoimisaikoja ongelmiin, jotka johtuvat riittämättömästä prosessitietämyksestä, puutteellisista käyttöoikeuksista ja pitkistä välimatkoista asiakkaan luo. Toinen syy liiketoimintaomistajuuden nimittämiseen on, että näin ymmärretään automaation vaikutukset liiketoimintaprosesseihin. Tällä tarkoitan tietyn prosessin automatisoimiseen liittyvien riskien ja hyötyjen määrittämistä ja näin aikaansaatujen vaikutusten arvioimista.

6. Keskitä valvonta paikallisesti

Ohjelmistorobotiikan yleistyessä liiketoimintajohtajien on järjesteltävä työtehtäviä uudelleen hyötyäkseen vapautetusta ajasta. Tämä on asia, joka on jätetty suurilta osin huomioimatta offshore-yrityksissä. Ohjelmistorobotiikassa on monia yhtäläisyyksiä offshore-toiminnan kanssa, sillä myös siinä on kyse aikaa vievien ja useasti toistuvien tehtävien siirtämisestä kustannustehokkaammalle toimijalle. Jos jokainen työntekijä olisi vastuussa automatisoidun prosessin valvonnasta, automaatiosta saatavat taloudelliset hyödyt jäisivät helposti uusien valvontavelvollisuuksien alle, kuten olemme nähneet sellaisten yritysten kohdalla, joilla on offshore-prosesseja.

Tästä syystä suosittelenkin ohjelmistorobotiikan paikallisen valvonnan keskittämistä yhdelle tai useammalle työntekijälle, jotka aikaisemmin huolehtivat itse kyseisistä työprosesseista. Se on askel kohti kustannustehokasta ja skaalautuvaa ratkaisua, sillä tällöin se työntekijä, jolla on tarvittava käyttöoikeus ja asiantuntemus, voi puuttua asiaan nopeasti.

7. Hallinnoi varoen

Kaikissa robotiikkakonferensseissa, joihin olen osallistunut, robotiikkaesitelmöijät korostavat aina aloittamisen tärkeyttä. Se saa aikaan kommentteja, kuten“RPA:ssa nopeus on valttia tai muuten menetetään sijoitetun pääoman tuotot” ja ”olemmeko riittävän nopeita?”. Kaikki kiteytyy viivyttelyn välttämiseen. Hallinnointi on tärkeää viestinnän ja päätöksenteon helpottamisessa, mutta sillä on myös keskeinen rooli ensimmäisten käyttöönottokuukausien jälkeen, kun robotiikkaa on käytetty organisaatiossa jo jonkin aikaa. Alkuhallinnointi ja toimitusmallit tulisi valita niin, että prosessin voi suorittaa alusta loppuun ripeästi. Liiallinen hallinnointi viivyttää varhaisia kokemuksia, ja organisaatiot voivat menettää sijoitetun pääoman tulot kokonaan.

"Jotta pyörää ei tarvitsisi keksiä uudelleen, ja jotta johtajat voitaisiin pitää ajan tasalla, vain harvat yritykset sisällyttävät robotiikan nykyisiin hallinnointimalleihinsa."

Voitaisiin kuitenkin väittää, että robotiikkaa tulisi alun perin käsitellä omana yksikkönään päätöksentekijöiden määrän vähentämiseksi. Tämä muutos tuo lisää nopeutta, mutta vastavuoroisesti vaatii johtajien kohdalla jonkinlaista läpinäkyvyyttä. Harkitse jäykemmän hallinnointitavan käyttöönottoa, kun robotiikka siirtyy projektimuodosta päivittäistoimintoihin.

8. Valmistaudu tekoälyn tuloon robotiikassa

Robotiikka tarjoaa ratkaisun, jolla päästään eroon vanhojen ja kankeiden järjestelmien toistuvista prosesseista. Mutta kuka tarvitsee enää robotiikkaa, kun tekoälystä tulee edullista ja kokonaisia teollisuudenaloja automatisoiva ratkaisu jo lähitulevaisuudessa?

Robotiikka on ensi askel kustannusten vähentämiseen. Näin yritykset voivat tulevina vuosina investoida mullistaviin ja kalliisiin tekoälytyökaluihin. Robotiikka- ja tekoälytyökalujen ennustetaan täydentävän toisiaan, sillä tekoälyratkaisut jäsentävät jäsentämätöntä tietoa, ennen sen siirtymistä robotiikan prosessoitavaksi.

Otetaan hypoteettinen esimerkki: koneoppimista hyödyntävä työkalu tai optinen tunnistustyökalu jäsentelee monessa eri muodossa olevat toimittajien laskut yhteen muotoon liiketoimintasääntöjen perusteella, jonka jälkeen robotiikkatyökalu lukee jäsennellyt laskut talousjärjestelmässä. Tällaisen tulevaisuuden mahdollistamiseksi on tärkeää, että yrityksellä on käytössään modulaarinen robottialusta, johon sisällyttää erilaisia työkaluja, kuten koneoppimistyökalu, optinen tunnistustyökalu ja virtuaalinen avustus tulevia siirtymiä varten.

Lue myös ohjelmistorobotiikkaan liittyvät muut blogikirjoituksemme: