Laskutus ja myyntireskontra

Laskutukseen liittyvät käytännön rutiinit sitovat yritysten talouden resursseja, ovat usein tehottomia ja vievät paljon aikaa. Asiantuntevat ulkoistuskumppani moderneine työkaluineen tuo prosessiin automatisoitua tehokkuutta, joka näkyy positiivisena kehityksenä asiakasyrityksen kassavirrassa.

Ulkoistuksen tavoitteena on rakentaa yrityksellesi palvelukokonaisuus, joka tuo säästöjä ja parantaa kannattavuutta tehostamalla resurssien käyttöä, nopeuttamalla myyntisaatavien kiertoa ja vähentämällä luottotappioriskiä.

• Myyntilaskuprosessi hoituu tehokkaasti ja katkotta ympäri vuoden. Reaaliaikainen ja automatisoitu laskutus minimoi laskutusviiveet ja maksimoi laskutusasteen.
• Erääntyneet saatavat hoidetaan kotiin nopeasti ja asiantuntevasti asiakassuhteen häiriintymättä. 
• Dokumentoitu luottopolitiikka ja ammattilaisen laatimat asiakirjat edistävät luottokaupan onnistumista.

Laskutuksen ja myyntireskontran ulkoistus käytännössä

Laskutuksesta siihen, kunnes rahat ovat kassassa, muodostuu monivaiheinen työprosessi. Prosessin eri vaiheissa aikaa ja erilaisia resursseja tarvitaan paljon. Laskutukseen, myyntireskontraan ja perintään liittyviä tehtäviä tai koko laskutusprosessin voi antaa ulkopuolisen asiantuntijayrityksen hoidettavaksi. Yhdeksi tärkeäksi tavoitteeksi voi asettaa omassa yrityksessä myös paperittoman, digitalisaatiota hyödyntävän ratkaisun, jossa verkkolaskutus ja automaatio sekä raportoinnin ja arkistoinnin sähköiset ratkaisut ovat avainasemassa.

Laskutusprosessin vaiheet

1. Laskutusaineiston luominen

Laskutusaineiston muodostaminen tapahtuu useimmiten yrityksen omassa toiminnanohjausjärjestelmässä. Se voidaan hoitaa vaivattomasti myös ulkoisen palvelutarjoajan laskutusjärjestelmässä, jolloin aineiston muodostaminen hoidetaan sähköisesti ja automatiikkaa hyödyntäen.

2. Laskujen lähetys

Laskut voidaan lähettää yrityksen omasta järjestelmästä tai palvelun tarjoajan laskutusjärjestelmästä hyödyntäen järjestelmien välisiä integraatiota. Hyvän operaattori- ja tulostuspalvelukumppanin kanssa laskujen lähetys sujuu tehokkaasti. Sähköisesti lähettäjältä vastaanottajalle toimitettu verkkolasku on edullisin - nykyaikainen, turvallinen ja nopea ratkaisu. Myyntisaatavien kiertoa voidaan lyhentää myös myyntisaatavien rahoituksella.

3. Maksujen kohdistus

Suoritusten ajantasainen kohdistus on tärkeä osa saatavien hallintaa. Ulkoisen palveluntarjoajan laskutusjärjestelmässä laskuille muodostetaan automaattisesti viite ja viitteelliset suoritukset kohdistuvat automaattisesti seurantaan. Viitteettömät ja muuten tunnistamattomat maksusuoritukset kohdistetaan oikeisiin laskuihin joko automaatiota hyödyntäen tai viime kädessä manuaalisesti yhdessä sovitun työnjaon ja aikataulun mukaisesti. Myyntisaatavien seuranta on aina ajan tasalla. 

4. Maksumuistutukset/ -huomaukset

Vasta tilille tullut saatavan suoritus on kassassa käytettävissä. Maksumuistutukset ja –huomautukset ovat osa tehokasta kassan hallintaa. Ulkoistettaessa tämä osa prosessista hoituu sovitun luottopolitiikan mukaisesti automaattisesti siten, että maksumuistutukset lähtevät myöhässä maksaville asiakkaille sähköisesti joko verkkolaskuna tai tulostuspalvelun kautta. Maksujen kotiuttamisen näkökulmasta, saattaa ulkoistus olla tehokkain vaihtoehto.

5. Perintä

Perintä on tärkeä osa yrityksen luottopolitiikkaa. Tehokkaan ja asiantuntevan perintäpalvelun hyödyt ovat moninaiset. Tehokas perintä nopeuttaa merkittävästi rahan kiertoa. Moderni perintäprosessi on helppokäyttöinen ja pitkälle automatisoitu: toimeksiantojen lähetys voidaan hoitaa suoraan palveluntuottajan järjestelmästä napin painalluksella. Perintätoimeksiantojen seuranta ja raportointi tapahtuvat reaaliaikaisesti. Myös saatavien maksaja saa palvelua ja monipuoliset kanavat asiointiin. Apu maksuajan suunnitteluun tai helppoon maksamiseen netin kautta ovat asiakkaiden hyödynnettävissä osana palvelua.

6. Raportointi, arvostus

Ajantasainen raportointi on tärkeä osa myyntisaatavien seurantaa ja kassan hallintaa. Erääntyneiden saatavien hallinta, luottotappioiden ja epävarmojen saatavien määrä, kassan tilanne sekä kassaennuste rahan lähteistä ja rahan käytöstä ovat jatkuvasti nähtävillä ajasta ja paikasta riippumatta.