Taloushallinnon toimintoja tarjotaan usein osana toiminnanohjausjärjestelmää eli ERP:iä. Tyypillisesti ERP kattaa taloushallinnon lisäksi logistiikan, ostot, myynnin sekä erilaisia muita moduleita, riippuen järjestelmästä. Onko kaiken kattava järjestelmä sitten paras ratkaisu liiketoiminnan eri tarpeisiin?
Yhden yhtenäisen toiminnanohjausjärjestelmän edut ja haasteet
Edut
Kaikki yhdestä järjestelmästä
Yhden järjestelmän ehdoton hyvä puoli on se, että erillisiä järjestelmiä tai integraatioita / tietojen täsmäytystä ei tarvita.
Yhdet luvut
Organisaatiolle on varmemmin tarjolla “yhdet luvut”, joka on organisaatioissa kuin organisaatiossa tärkeää. Silloin ei mene aikaa keskusteluun siitä, kenen tuottamat luvut ovat oikein. Esimerkiksi taloushallinto ja myynti saattavat tuottaa erilaisia myyntituloksia, jos luvut tulevat eri järjestelmistä. Tällöin johtaminen on haastavaa.
Kustannustehokkuus
Yksi järjestelmä voi myös olla kustannustehokas. Erillisistä järjestelmistä koostuva kokonaisuus integraatioineen voi tulla kalliimmaksi. Tämä ei kuitenkaan ole yksiselitteistä, sillä kattavat ERP:it ovat usein myös kalliita.
Haasteet
Järjestelmän kankeus
Yksi ERP voi myös olla kankea kaikille käyttäjille. Kun järjestelmä yritetään sopeuttaa kaikkien yksiköiden tarpeisiin, sitä ei ole optimoitu esimerkiksi talous- tai henkilöstöhallinnolle ja näin siinä ei ole myöskään yksiköiden tarvitsemaa joustavuutta. Kaikki joutuvat tekemään kompromisseja.
Muutoksilla voi olla yllättäviä vaikutuksia
Muutostilanteet ovat usein haastavia ja niitä tehdessä täytyy olla todella tarkka siitä, miten ne vaikuttavat muihin osa-alueisiin. Kun järjestelmään tehdään muutoksia esimerkiksi taloushallinnon puolella, sillä saattaa olla yllättäviäkin vaikutuksia logistiikan puolella. Muutokset pitääkin suunnitella tarkkaan ja varmistaa, että kaikilta osa-alueilta on asiantuntijoita mukana.
Integraatioiden tarve ei poistu
Käyttämällä ERP:iä kaikille osa-alueille pyritään vähentämään liittymiä eli integraatioita, mutta niitä tarvitaan kuitenkin monessa tapauksessa. Integraation rakentaminen tällaiseen järjestelmään on usein vaativaa, koska järjestelmä on suunniteltu toimimaan sellaisenaan eikä ole huomioitu tarvetta keskustella sujuvasti ulkopuolisten järjestelmien kanssa. Lue myös Yritysjohto hyötyy ERP-integraatioista
Kehityksen näkökulma
Jos käytössä on ERP, sitä ei yleensä kehitetä nimenomaan taloushallinnon näkökulmasta, vaan muut sanelevat ehdot. Esimerkiksi voimakkaasti kasvavassa yrityksessä taloushallinnon rooli on yrityksen menestyksessä pienempi kuin rekrytoinnin, joka auttaa vastaamaan osaajapulaan.
Toimittaja ei pysy kehityksen mukana
Perinteisesti pelätään kustannuksia, mutta usein on vielä olennaisempaa miettiä pysyykö ohjelmisto kehityksen mukana. Tehokkuus tai laatu voivat kärsiä verrattuna kilpailijoihin, jos toimittaja ei esimerkiksi osaa hyödyntää tekoälyä.
Usean eri järjestelmän kokonaisuus
Mahdollisuudet
Vapaammin valittavissa toimintoihin sopivat järjestelmät
Integraatioiden helpottumisen myötä on yleistymässä tapa, jossa järjestelmiä ostetaan käyttökohteiden mukaan. Yksi näistä voi toki olla ERP, mutta siten, että vain tarpeisiin vastaavat osat on otettu käyttöön.
Ketterämpi muutostilanteissa
Esimerkiksi, jos yrityksellä on liiketoimintaa useassa eri maassa tai useita eri liiketoimintoja, voi olla että ERP ei sovellu kaikkiin käyttötarkoituksiin. Silloin olisi parempi ottaa maakohtainen järjestelmä tai etsiä ratkaisu liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Myös tukitoimintojen tarpeet ovat eriäviä, ja sama ohjelma myynnissä, kirjanpidossa ja IT:llä ei välttämättä palvele ketään kovin hyvin.
Joustavammat ulkoistusmahdollisuudet
Käyttämällä useita eri järjestelmiä osan prosesseista voi myös helposti ulkoistaa sen sijaan, että ERP määrää, miten toimitaan.
Haasteet
Useita eri toimittajia
Jos eri toimittajien välinen yhteistyö ei toimi, voi eteen tulla erilaisia haasteita. Monet toimittajat pystyvät yleensä kuitenkin toimimaan yhteistyössä. Nykyisin on myös tarjolla toimittajia, joilta voi ostaa useamman palasen, vaikka ne eivät ole samaa ohjelmaa.
Liittymien rakentaminen ja ylläpito
Kun otetaan käyttöön monta eri järjestelmää tai modulia, ovat liittymien rakentamis- ja ylläpitotaidot kriittisiä. Integraatioalustojen yleistymisen ja laajentumisen myötä liittymät eivät ole ongelma, jos osaamista on.
Liittymien ylläpito on tärkeässä roolissa: ellei liittymässä ole oikeanlainen monitorointi päällä voi olla, että ongelmia ei havaita ja liittymä ei toimikaan ja toimitaan pitkään väärän tiedon varassa.
Automaatio ja liittymät
Prosessien tehostaminen on johtanut siihen, että on tullut tarve älykkäämmille liittymille.
Azetsilla näemme niin, että liittymät ovat osa automaatiopakettia. Alla on Azetsin automaatiopyramidi, joka kuvaa eri automaatiotyökaluja. Tämä pyramidi on tärkeä kun puhutaan monimutkaisista ympäristöistä, kuten usean eri maan ERP-ympäristö.
1. Järjestelmien sisäinen automaatio
Järjestelmien sisäistä automaatiota kannattaa käyttää aina, kun mahdollista. Se tarkoittaa myös sitä, että jos käytössäsi on järjestelmä, joka on tehty juuri sinun osastoasi / tarpeitasi varten, sinun on myös helpompi omaksua ne asiat mitä siellä pystyy tekemään. Se saattaa olla intuitiivisempi ja käyttöösi paremmin suunnattu.
2. Liittymät eri järjestelmien välillä
Liittymissä on nykyään aika paljon logiikkaa ja niihin voi rakentaa myös logiikkaa ja toimintoja. Eli ne eivät vain siirrä tietoa, vaan jalostavat ja rikastavat sitä matkan varrella. Dataa voidaan muuntaa tiettyjen toimintojen tai sääntöjen mukaan sopimaan esim. varaston ja kirjanpidon tarpeisiin, jotka eroavat toisistaan. Se nostaa laatua automaattisesti hyvin paljon.
3. Robotiikka ja muut työnkulun automaation välineet
Robotiikka on nykyään hyvin yleistä ja sen avulla voi usein varsin edullisesti automatisoida asioita. Työkalun valinta kannattaa kuitenkin jättää ammattilaisille, joskus käyttäjät pyytävät esimerkiksi robottia apuun, vaikka liittymää muokkaamalla voidaan saavuttaa sama lopputulos varmemmalla toimivuudella.
4. Työpöytäsovellusten automaatio
Työpöytäsovellusten automaatiota tehdään vähiten, koska sen skaalautuvuus on heikko. Excel-makroillakin on kuitenkin tärkeä rooli automaatiossa.
Lue myös Miten automaatio helpottaa talousjohtajan elämää?
Työkalu etenemiseen
Azetsilla on käytössään malli, joka auttaa keskittämään asioita. Se ei ole kaiken ratkaiseva malli missään nimessä, varsin yksinkertainen, jota voi kehittää eteenpäin omalle organisaatiolleen sopivammaksi. Lähtökohtana on, että jos hajautettu malli on paremmin saavutettavissa useammalle organisaatiolle, niin mikä taloushallinnon rooli on?
Mallissa huomioitavia tekijöitä:
- Organisaation historia
- Automaatio-osaaminen
- Strategiset valinnat
- Status quo
- Taloushallinnolle asetettu tavoitetaso, etenkin johdon raportointi
Kannattaakin miettiä, missä organisaation pitäisi olla tällä asteikolla useammalta kantilta:
- Missä meidän pitäisi strategian kannalta olla?
- Mikä on mahdollisen kompromissin hinta suorina kustannuksina?
- Mikä on tärkeää IT-kokonaisarkkitehtuurin kannalta?
- Entä taloushallinnon kannalta?
Näihin kysymyksiin vastaamisessa auttaa taloushallinnon analyysi ja perusteltujen näkemysten esille tuominen. Näin asiat eivät jää vain IT:n pohdittavaksi.
Yhteenveto
Kokonaisratkaisu riippuu siitä, mikä on yrityskulttuuri ja toimiala. Jos on käytössä yhtenäinen järjestelmä ja kaikki ovat tyytyväisiä, niin kannattaa jatkaa sillä. Mutta jos tyytyväisyys alkaa rakoilemaan kannattaa vahvasti harkita hajautettua mallia. Järjestelmän ei pidä määrätä, miten liiketoimintaa pyöritetään vaan liiketoiminnan pitää määrätä, miten järjestelmä toimii.
Yhtenäistä järjestelmää ei tarvitse hylätä heti: siitä kannattaa irrottaa joitain osia ja korvata niitä pikkuhiljaa paremmin sopivilla järjestelmissä.
Keskustelemme mielellämme millaisia kokonaisuuksia kannattaa muodostaa ja mitä on mahdollista esimerkiksi automatisoida. Tutustu toiminnanohjausjärjestelmiimme ja ota yhteyttä
