RPA toimii – tulokset puhuvat puolestaan

HR

by  Kim T. Soetmann

14/05/2018

RPA toimii – tulokset puhuvat puolestaan

HR

by Kim T. Soetmann

14/05/2018

RPA eli ohjelmistorobotiikka on tällä hetkellä yksi kuumista puheenaiheista. Ohjelmistorobotit suorittavat ja helpottavat hallinnollisten töiden vaivalloisia ja aikaa vieviä rutiiniprosesseja. Yksi Azetsin keskeisimmistä liiketoiminta-alueista on palkanlaskenta, joka sisältää monia rutiininomaisia ja toistuvia prosesseja. Palkanlaskijat ovat tarkimpia ihmisiä, joita kuvitella saattaa. Palkanlaskentaan liittyy monia pakollisia tehtäviä, sillä palkan on oltava oikein jokaisella kerralla. Siksi voi olla vaikeaa vakuuttaa palkanlaskijalle, että robotti voi suoriutua tietyistä palkanlaskentatehtävistä aivan yhtä hyvin – ellei paremminkin. Asiantuntijan voi olla vaikeaa luovuttaa hallinta prosessista, jossa lopputulokset ovat ensiarvoisen tärkeitä.

Olen itsekin palkanlaskija.

Kun robotiikka otettiin käyttöön meillä Azetsilla, en todellakaan uskonut heti sen mahdollisuuksiin. Nyt kuitenkin tulokset puhuvat puolestaan.

Seuraavaksi kerron teille ensikokemuksistani robotiikan parissa sekä sen mukanaan tuomista selkeistä eduista.

Taustaa

Toimin Azetsilla palkanlaskennan asiantuntijana ja olen hoitanut useille eri aloille kuuluvien yritysten palkanlaskentaa jo kuuden vuoden ajan. Asiakkaani ovat pohjoismaisia yrityksiä, joilla on 1–500 työntekijää. Työntekijät kuuluvat eri työehtosopimusten piiriin.

Työssäni palkanlaskijana tietyt tehtävät ovat rutiininomaisia, ja monet niistä toistuvat eri asiakkailla kuukausittain. Juuri näiden rutiininomaisten ja toistuvien tehtävien johdosta esimieheni ehdotti vuonna 2017, että hyödyntäisimme palkanlaskennassa robotiikkaa.

Mitä on RPA eli ohjelmistorobotiikka?

Ohjelmistorobotiikka ei tarkoita, että kolleganasi toimii fyysinen robotti. Robotti on käytännössä ohjelmisto, joka voi kopioida työtehtäviä klikkaus klikkaukselta. Tehtävän yhteydessä robotti oppii, mitkä ohjelmat sen tulee avata ja missä järjestyksessä klikataan, mistä ja minne tiedot siirretään ja niin edelleen. Koska robotti on ohjelmisto, se voi työskennellä ympäri vuoden ja mihin vuorokauden aikaan tahansa. Minä päätän, milloin robotti tekee valitut tehtävät. Saan myös tilaraportin, joka näyttää, jos tuloksissa on poikkeavuuksia. Lue myös aiemmin julkaistu blogikirjoitus.

Ohjelmistorobotiikka Azetsilla

Azets haluaa aina olla askelen edellä muita. Olemmekin varmoja, että robotiikka muuttaa lähivuosina olemassa olevien tehtävien suorittamistapoja.

Tästä syystä Azets-konserni on investoinut robotiikkaan paljon resursseja: olemme hankkineet tarvittavat ohjelmistot ja tarjoamme jatkuvasti koulutusta robotteja kehittäville ja kouluttaville asiantuntijoille. Olemme perustaneet oman RPA-tiimin jokaiseen neljään Pohjoismaahan, joissa toimimme, eli Tanskaan, Ruotsiin, Norjaan ja Suomeen. Minä kuulun Tanskan tiimiin ja tehtäväni on määritellä robotisoitavia prosesseja. Kun prosessi on määritelty ja siinä on päätetty hyödyntää robotiikkaa, se ohjataan RPA-tiimille. Tiimin tehtävänä on kehittää prosessiin sopiva robotti, testata robotin toimivuus ja siirtää prosessi tuotantoon. Teemme jatkuvasti yhteistyötä muiden RPA-tiimien kanssa ja jaamme kokemuksiamme, tuloksiamme ja osaamistamme Azetsin sisällä.

Jännittävää – mutta myös pelottavaa

Kun RPA otettiin käyttöön Azetsilla, se kuulosti minusta jännittävältä. Pyrimme aina optimoimaan prosesseja ja työnkulkuja, jotta voimme tarjota asiakkaillemme parasta mahdollista palvelua.

Olin kuitenkin myös hiukan huolissani. Palkanlaskentaan liittyy niin monia asioita: lakeja, työehtosopimuksia, yrityskohtaisia käytäntöjä jne. Miten robotti osaisi ottaa kaikki nämä asiat huomioon ja toimia oikein?

Alussa oli vaikea luottaa siihen, että robotti hoitaa homman sataprosenttisesti oikein ja ilmoittaa minulle mahdollisista poikkeavuuksista.

Tarkkuutta ja tehokkuutta

Kun päätimme hyödyntää robotiikkaa palkanlaskennassa, aloitimme prosesseista:

  1. Kävimme ensin läpi kaikki palkanlaskentaprosessit ja arvioimme niitä sen perusteella, kuinka paljon käytimme eri prosesseihin aikaa kuukausittain.
  2. Seuraavaksi arvioimme prosesseja ja niiden vaiheita sen perusteella, miten standardoituja ne olivat.
  3. Tämän jälkeen teimme kuvaukset robotisoitavien prosessien jokaisesta vaiheesta.
  4. Lopuksi kehitettiin robotti, jota testattiin ja johon työnkulku konfiguroitiin.

Kun robotti sitten suoritti prosesseja, minulle kävi hyvin nopeasti selväksi, että huoleni olivat olleet turhia.

Robotti suoriutuu työtehtävistään tehokkaasti ja sataprosenttisen oikein. Se ei tee kirjoitusvirheitä, ei suutu eikä voi muuttaa prosessin kulkua.

Kätevää on myös se, ettei robotilla ole työaikoja: se voi työskennellä vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Näin se voi esimerkiksi tehdä töitä yöllä, jolloin raportti on valmis tullessani töihin aamulla klo 8. Tällöin voin heti aloittaa niistä palkanlaskentatehtävistä, jotka vaativat huomiotani. Enää minua ei huoleta robotiikan sisällyttäminen osaksi työtäni.

Voin ehdottomasti suositella robotiikkaa, sillä se tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet optimoida prosesseja ja parantaa laatua. Sen ansiosta henkilöstö voi keskittyä mielenkiintoisempiin tehtäviin.

Luottamus robotiikkaa kohtaan lisääntyy sitä mukaa, mitä useammassa prosessissa se toimii todistetusti. On jännittävää olla mukana tässä kehityksessä!

Kim T. Soetmann

About Kim T. Soetmann

Kim T. Soetmann is senior payroll consultant at Azets in Denmark. Kim is handling payroll administration for companies in various industries. The clients are Nordic companies with 1-500 employees with different collective agreements. Kim has been in Azets since 2011.