Digitalisaation ajatellaan usein olevan pelkästään IT-osaston asia. Perinteisesti teknologia ei ole kiinnostanut HR-osastoa, koska alalla keskitytään ihmisiin eikä koneisiin. Mikään muutos – digitalisaatio mukaan lukien – ei kuitenkaan onnistu ilman ihmisten toimintatapojen ja työkulttuurin muutosta. Jotta yritykset pysyvät mukana digitalisaation kelkassa, on HR-osaston onnistuttava omassa työssään.
”Digitalisaatiossa ja automaatiossa ei ole kyse pelkästään työkalujen muutoksesta, vaan ihmisten työtapojen muutoksesta. HR ja IT tarvitsevat tässä toisiaan. HR tuo digitalisaatioon inhimillisen näkökulman. Usein HR-osasto onkin otettu mukaan prosessin alkuvaiheeseen, tasoittamaan tietä muutokselle. Mutta yhteistyö ei saisi jäädä siihen, muuten digitalisaation ja automaation hyödyt jäävät laimeiksi”, toteaa Azets Insightin automaatiojohtaja Juha Huotari.
Henkilöstöä täytyy valmistella digimuutoksiin ennakoivasti. Usein kuitenkin esimerkiksi koulutusta annetaan vasta siinä vaiheessa, kun työkalut otetaan käyttöön.
”Se on liian myöhään. Silloin ihmiset eivät välttämättä ymmärrä, miksi uudet työkalut ovat välttämättömiä ja mitä niiden käytöllä tavoitellaan. Ihmiset yrittävät pitää vanhoista toimintatavoistaan kiinni, jolloin työkalut näyttävät täysin irrallisilta, jopa vanhaa työtä häiritseviltä. Tällaisesta on puhuttu viime aikoina paljon esimerkiksi terveydenhuollon tietojärjestelmien yhteydessä”, Huotari toteaa.
Digitalisaation mahdollistaja ja kohde
HR:ää pidetään usein digitalisaation mahdollistajana: sen tehtävänä on huolehtia henkilöstön digivalmiuksista, järjestää koulutusta ja tukea kulttuurinmuutosta. Mutta HR ei suinkaan ole erillinen saareke – se ei ole suojassa siltä, että digitalisaatio vyöryy myös henkilöstöosastolle.
”HR:n asiantuntijoiden työstä iso osa esimerkiksi datan syöttämiseen liittyviä tehtäviä siirtyy ns. ohjelmistorobottien hoidettavaksi. HR-osasto voi tulevaisuudessa tehdä enemmän juuri sitä, missä se on hyvä, eli keskittyä ihmisiin”, Huotari toteaa.
Isot suomalaisyritykset ovat jo varsin pitkällä HR-prosessien automatisaatiossa. Pk-yrityksissä sen sijaan olisi Huotarin mukaan paljon tehostamisen varaa digitalisaation avulla, mutta sen toteuttamisessa on haasteensa.
”Pienemmissä yrityksissä ei ymmärrettävästi ole halua investoida ohjelmistorobotiikkaan samalla tavalla kuin suurissa yrityksissä, joissa massan kautta hyödytkin ovat selviä. Usein pk-yrityksissä HR:n digitalisointi tapahtuukin luontevimmin ulkoistuskumppaneiden kautta. Silloin täytyy punnita, miten paljon ollaan valmiita maksamaan räätälöinnistä, vai keskitytäänkö esimerkiksi melko standardeihin prosesseihin, kuten verokortin käsittelyyn liittyviin toimintoihin”, Huotari toteaa.
Työkaverina robotti
HR-osastolla tunnetaan jo vanhastaan termi ”non-human resources”. Huotari antaa sille kuitenkin uuden merkityksen ohjelmistorobotiikan kautta.
Meidän tulisi käsitellä ohjemistorobotiikkaa digitaalisena työvoimana. Ohjelmistorobotilla pitää olla identiteetti, esimies, oikeuksia, jopa oma sähköposti. HR:n tehtävä on varmistaa, että nämä asiat ovat kunnossa aivan kuin muillakin työntekijöillä, Huotari muistuttaa.
Ohjelmistorobotti on teknisessä mielessä uusi työntekijä. Se matkii ihmisen tehtäviä.
”Robotin työnkuvaa saatetaan muuttaa tai se saatetaan irtisanoa. Siksi sen identiteettiä täytyy käsitellä samoin kuin elävän ihmisenkin”, hän toteaa.
Entä mitkä HR-osaston tehtävät voidaan siirtää ohjelmistorobotille?
”Esimerkiksi työsopimusten arkistointi, verokortin käsittelyyn liittyvät asiat, henkilöstöjärjestelmien massapäivityksiin liittyvät tehtävät, on boarding ja out boarding, eli esimerkiksi järjestelmäoikeuksien antamiseen ja poistamiseen liittyvät tehtävät. Robotti on hyvä tällaisten rutiininomaisten, mutta paljon tarkistamista vaativien asioiden kanssa”, Huotari kertoo.
Digivinkit HR:ään
- Ennakoikaa muutos – koulutusta tarvitaan jo ennen uusien järjestelmien ja työkalujen käyttöönottoa. Myös digitalisaatioon liittyvien muutosten onnistuminen on viime kädessä kiinni ihmisten kyvystä ja halusta muuttaa toimintaansa.
- Myös HR:n oma työ muuttuu yhä enemmän asiantuntijatyöksi, sillä ohjelmistorobotit hoitavat rutiinit. Sen lisäksi, että HR valmistelee muuta organisaatiota digimuutokseen, sen täytyy valmistautua siihen itse.
- Ohjelmistorobotti on kuin oikea työkaveri, myös HR-prosessien näkökulmasta.
- Räätälöinti, omien prosessien mukauttaminen vai standardiprosessien hyödyntäminen – etenkin pk-yrityksissä täytyy tehdä valintoja, miten paljon digitalisaatioon ollaan valmiita panostamaan.
