Eikö taloushallinnon ulkoistaminen täyttänyt odotuksia?

Oikeat asiantuntijat mukaan heti alusta

Onnistuneen ulkoistuksen salaisuus on yksinkertainen: perusteellinen suunnittelu. Näin omalle yritykselle, työntekijöille ja ulkoistamiskumppanille luodaan parhaat onnistumisen edellytykset. 

On varsin yleistä, ettei ulkoistuspäätöksestä vastuussa olevalla henkilöllä ole tarpeeksi tietoa siitä, miten yrityksen taloushallinto oikeasti toimii.  Päättäjällä ei ole käytännön kokemusta kirjanpidosta tai palkanlaskennasta tai hän ei ole konsultoinut näistä osa-alueista vastuussa olevia tahoja tarpeeksi syvällisesti. Tällöin kaikki tarpeet eivät ole selvillä heti ulkoistusprojektin alussa vaan ne selviävät vasta myöhemmässä vaiheessa. Tästä johtuen on heti alussa saatettu päätyä väärään ratkaisutapaan – sekä teknisesti että asiantuntemuksen kannalta. On tärkeää, että oikeat asiantuntijat otetaan mukaan päätöksen valmisteluun ja projektin läpivientiin aivan alkumetreiltä.   

Ulkoista ennen kuin se on "pakko"

Taloushallinnon nykytilan kartoitus kannattaa tehdä säännöllisin väliajoin. Monet yritykset päättävät ulkoistaa vasta silloin, kun asia on todella akuutti – esimerkiksi talous- tai palkkavastaavan sanoessa itsensä irti. Tällöin aikataulu ulkoistuspalveluiden hankintaan ja optimaalisen ratkaisun mietintään tulee liian tiukaksi. Näissä tilanteissa on hyvä etsiä ulkoistamiskumppani, joka voi auttaa muutostilanteessa väliaikaisena ratkaisuna, kunnes varsinainen hankintaprosessi on toden teolla aloitettu. Tällöin oikean ratkaisun tekemiseen ja valitsemiseen jää aikaa. Muutosvaiheen väliaikaiseksi suunniteltu ratkaisu saattaa osoittautua hedelmälliseksi yhteistyöksi, kun uusi palvelutuottaja saa mahdollisuuden tutustua yrityksen toimintaan ja sitä kautta pystyy ottamaan ohjat käsiinsä pala palalta.

Siirtymävaiheessa maltti on valttia 

Ulkoistaminen on strateginen valinta, joka vaatii harkintaa ja pitkän tähtäimen ajattelua "nopean" päätöksen sijaan. Kun talous- ja palkkahallinnon toimintojen ulkoistuspäätös on tehty, tulee yrityksen nykyinen organisaatio "miettiä uudelleen". Kun aiemmin yrityksessä on hoidettu työtehtäviä kokonaan tai osittain talon sisällä, tehdäänkin yhteistyötä uusien ihmisten kanssa ja opetellaan uusia työskentelyprosesseja ja usein myös uusien IT-järjestelmien käyttöä.

Hyvin yleinen sudenkuoppa on se, että asiakkaat varaavat aivan liian vähän aikaa tähän siirtymävaiheeseen. Käyttöönotto on äärimmäisen tärkeää aikaa, jossa sekä asiakkaan että palvelutuottajan tulee käyttää riittävästi resursseja kokouksiin, koulutukseen ja työpajoihin.

Viimeisimpänä, mutta ei vähäisimpänä, ulkoistuskumppanilta pitää osata vaatia! He ovat vieneet läpi vastaavia projekteja useita kertoja. Mikäli he ovat ammattilaisia, ovat he standardisoineet käyttöönoton ja pystyvät esittämään selkeän suunnitelman kaikista vaiheista aina aloituksesta lopputavoitteeseen asti.

Entä jos emme kuitenkaan ole tyytyväisiä? Miten menetellään, jos haluamme ”sisäistää” toiminnon takaisin yritykseemme?

Niin asiakas kuten myös palvelutoimittaja ovat varmasti käyttäneet paljon aikaa ja resursseja yhdessä sovitun ulkoistusratkaisun suunnitteluun ja toteuttamiseen. Yhteistyön tehokkuutta ja palvelun laatua on mitattu ja seurattu säännöllisesti yhdessä sovituilla mittareilla palvelukokouksissa. Poikkeamiin on etsitty proaktiivisesti ratkaisut ajoissa paljon ennen kuin yhteistyö on ajautumassa karille.

Mikäli sopivia keinoja haasteiden ratkaisemiseksi ei kaikista toimenpiteistä huolimatta löydy, on ainoa vaihtoehto yhteistyön purkaminen ja toiminnan siirtäminen takaisin yritykseen tai toiselle ulkoistuskumppanille. Mikäli tähän ratkaisuun päädytään, asiakkaan tulee varmistaa, että palvelun toimittajalla on riittävästi resursseja toiminnan siirtämiseen hallitusti. Tietojen siirto tulee hoitaa tavalla, joka tarvittaessa mahdollistaa toteutuksen toisilla järjestelmillä, ja että siirron yhteydessä dokumenteissa ja arkistonnissa noudatetaan lain vaatimuksia. Asiantunteva ulkoistuskumppani on jo sopimusta kirjoittaessa dokumentoinut, miten mahdollisessa sopimuksen purkuvaiheessa toimitaan.