Taloushallinnon ulkoistuskumppanin valinta

Ulkoistuskumppanin tulee pystyä tuottamaan arvoa liiketoimintaan

Globaalin tutkimuksen mukaan eri toimialojen johtavat yritykset hakevat ulkoistamisella kustannussäästöjen sijasta liiketoiminnallista arvoa. Jo 35 % johtavista yrityksistä keskittyy mittaamaan ulkoistuskumppanin kykyyn hyödyntää innovaatioita ja tuottaa niillä arvoa asiakkaalle. Saman tutkimuksen mukaan tulevaisuudessa ulkoistamisen roolia tullaan eniten kasvattamaan taloushallinnossa (vastaajista 36 %), henkilöstöhallinnossa (32 %) ja IT-hallinnossa (31 %). Kasvuun ja menestykseen tähtäävät yritykset hakevat liiketoimintaprosessien ulkoistamisella ratkaisuja kapasiteetin ja skaalautuvuuden haasteisiin sekä mahdollisuuteen keskittyä ydinliiketoiminnan kehittämiseen.

Vaikka liiketoiminnan prosessien ulkoistamisella tavoitellaan edelleen myös kustannusten ja resurssien optimointia, ulkoistuskumppanien oletetaan omaksuvan ensimmäisten joukossa innovatiivisia teknologioita ja tuottavan näiden avulla arvoa asiakkailleen.

Ulkoistuskumppanit parantavat taloushallinnon automaatiolla toimitusaikoja ja minimoivat virheitä sekä asiakkaiden henkilöstötarpeita, kun manuaaliset työvaiheet vähenevät. Tämän ansiosta myös nämä asiantuntijakumppanit pystyvät yhä enemmän käyttämään aikaa asiakasyritysten konsultoimiseen. Taloushallinnon yrityksiltä tilataan nykyään yhä enemmän konsultointi- ja business advisory -palveluita, joilla tuetaan talousjohtajia päätöksenteossa ja kasvun johtamisessa.

Jotta talousjohtaja pääsisi keskittymään kehittämiseen ja johtamiseen, olisi hyvä kartoittaa ulkoistuskumppanin tarjoamat mahdollisuudet ja yhteistyön kriteerit. Kun harkitsette ulkoistuskumppanin valintaa, puntaroikaa ainakin näitä asioita:

1) Osittain vai kokonaan, vaiheittain vai kerralla?

Talous- ja palkkahallinnon voi ulkoistaa osittain prosesseittain tai kokonaan, joko vaiheittain tai kerralla. Valittava malli riippuu yrityksen tilanteesta, tarpeista ja tavoitteista. Liiketoiminnan strategisten tavoitteiden tulee ohjata tätä päätöstä.

2) Mitkä ovat yhteistyön onnistumisen keskeiset KPI-mittarit?

Tehokkuuden ja palvelun laadun mittaaminen mahdollistavat yhteistyön onnistumisen arvioimisen yhteistyössä ulkoistuskumppanin kanssa. Kumppanin tulisi myös auttaa asiakasta talouden ja HR:n KPI-mittareiden määrittelemisessä.

3) Pystyykö kumppani tuottamaan tarvittavat järjestelmäintegraatiot hyötyjen konkretisoimiseksi?

Talous- ja palkkahallinnon prosessit kattavat yleensä useita järjestelmiä. Kumppanin tulee kyetä kartoittamaan ja toteuttamaan tarvittavat järjestelmien väliset integraatiot, jotka mahdollistavat automaation ja reaaliaikaisen tiedon tuomat hyödyt. Lisäksi hyvän kumppanin tulee pystyä auttamaan liiketoimintaanne parhaiten tukevien talous-, palkka- ja HR-järjestelmien valinnassa, käyttöönotossa ja hyödyntämisessä.

4) Onko yrityksenne tietosuoja ja -turva-asiat hyvin mietittyinä? 

Tietosuojan ja -turvan tarvittava taso sekä valmius vastata viranomaisvaatimuksiin on oltava selvitettynä ennen kumppanin valintaa. Tähän liittyy olennaisesti myös NDA ja käytännöt, joilla varmistetaan, ettei asiakasyrityksen talouslukuja tai liiketoimintatietoa voi vahingossakaan valua asiakkaan kilpailijan haltuun.

5) Onko potentiaalisella kumppanilla tarvittavat näytöt palvelun hoitamiseen?

Ulkoistaminen on usein vaativa hanke. Selvitä mitkä ovat kumppanin kyvyt ja kokemus ulkoistamisessa ja neuvonantajana. Kumppanin tunnettuus, maine, historia ja markkinaosuus kertovat paljon, mutta lisäksi kannattaa pyytää referenssejä ja näyttöjä parhaista käytännöistä vastaavan kokoluokan projekteista.