Tietoa ei koskaan ole ollut saatavilla yhtä helposti kuin nykyään. Osaamisen kehittäminen onnistuu mobiilisti käytännössä missä ja milloin vain, ja ammatillisten verkostojen kautta tukea on saatavilla matalalla kynnyksellä. Tietoa on kuitenkin saatavilla myös enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Henkilöstöasioiden kohdalla tämä voi aiheuttaa haasteita, kun yritetään löytää omalle yritykselle ketterimmät ja tehokkaimmat käytännöt lain kirjainta sivuuttamatta. Muutos ja kasvu haastavat toimintatapoja entisestään: miten säilytetään hyvä ja yksinkertainen luomalla kuitenkin samalla tarpeellisia raameja?

HR-sparraus on hyvä vaihtoehto tilanteessa, jossa henkilöstöön liittyvät asiat halutaan ottaa jouhevasti haltuun yrityksessä. Azetsin palvelussa kokenut HR-ammattilainen mitoittaa annettavan tuen yrityksen ja henkilöstöasioista vastaavan henkilön tarpeisiin sekä sitoutuu jakamaan osaamistaan. Lopputulos on yhdistelmä taitoa tehdä jatkossa itse ja yhdessä valmiiksi työstettyjä toimenpiteitä.

Oppia ja konkretiaa

”Markkinointialan asiakkaallemme toteutettu sparrausmalli piti sisällään sekä valmentamista tärkeimpien henkilöstöön liittyvien teemojen äärellä, että ihan konkreettisia kehitystoimenpiteitä, joiden avulla luotiin yritykselle käytäntöjä ja henkilölle tavoitteita työlleen”, kertoo HR-ammattilaisemme Virpi. Yhdessä toteutettiin yritykselle esimerkiksi HR-asioiden vuosikello sekä henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. ”Esittelin erilaisia pohjia, ja sparrattavani itse kirjoitti suunnitelman. Kävimme vielä yhdessä läpi, että mukana oli kaikki tarpeellinen ja että suunnitelma täytti juridiset kriteerit”, Virpi kuvaa. Lisäksi huomiota kiinnitettiin työturvallisuusasioihin, luotiin yritykselle työsuojeluorganisaatio, tunnistettiin henkilöstötyön kannalta tarpeelliset sidosryhmät ja suunniteltiin yhteydenpito erilaisiin palveluntuottajiin. ”Mietin tarkkaan, mitä toimenpiteitä itse tekisin henkilön roolissa, ja kartoitimme toimintakenttää yhdessä”, Virpi kiteyttää.

Kasvokkain toteutettava sparraus on tehokas tapa oppia, ja vielä kun harjoitusmaastona on oman yrityksen konkretia, tulosta syntyy helposti. Motivaatiota kuitenkin tarvitaan, kuten aina oppimiseen: ”Tässä on kyllä kohdalle osunut todella innostunut henkilö, ja prosessi on sujunut tosi hyvin. Pienessä yrityksessä oman porukan ja yrityksen haasteiden tunteminen on vielä helpottanut asiaa entisestään.”

Nykytila haltuun

Hyvä tilannekuva edesauttaa sparrauksen onnistumista. Virpi oli toteuttanut jo aikaisemmin asiakkaalle HR-asioiden nykytilan kartoituksen: ”Olimme käyneet tilanteen läpi perusteellisesti, ja olin toiminut yrityksen tukena henkilöstöasioissa jo jonkin aikaa. Uuden henkilön siirtyessä HR-rooliin hyödynsimme paitsi tehtyä kartoitusta, myös eläkevakuutusyhtiön avulla toteutetun henkilöstökyselyn tuloksia.” Ja se kuuluisa johdon tuki: ”Toimitusjohtajalla, joka on siis sparrattavani esimies, oli selkeä kuva kehittämisen paikoista. Tilaus roolin tavoitteiksi asetetuille vastuille oli olemassa.”

Nykytilan ymmärtäminen helpottaa myös prioriteettien valintaa ja tavoitteiden asettamista. Jos tilannekatsaus on tekemättä ja asioiden tärkeysjärjestys epäilyttää, Virpillä on asiaan helppo ratkaisu: ”Meillä on tosi tehokas auditointimalli, jolla voimme kartoittaa tilanteen jopa päivässä! Joskus laajempi arvio on paikallaan, ja silloin hyödynnämme omaa moniammatillista verkostoamme, esimerkiksi juridista tukea.”

Täsmätukea

HR-sparrauksen tarkoituksena on löytää oikea osaaminen yritykselle tilanne huomioiden ja antaa tukea juuri sen verran kuin sitä tarvitaan. Pitkään roolissaan toiminut HR tuntee yrityksensä hyvin, ja saattaa kaivata vain täsmätukea tiettyihin osa-alueisiin siinä missä tuoreempi tekijä haikailee kokonaisvaltaisempaa näkemystä ja kokemuksen tuomaa varmuutta. Azetsin sparraustukea ovat hyödyntäneet roolissaan aloittelevien lisäksi myös kokeneemmat konkarit, ja sisältö vaihtelee asiakkaalta toiselle. Rahoitusalan asiakkaalla HR-johtaja ja -asiantuntija saivat tukea pohdinnoilleen esimerkiksi yrityskulttuurin kuvaamisessa, kun taas logistiikka-alan HR-asioista vastaavan kanssa kartoitettiin laajemmin yrityksen henkilöstökäytäntöjen tilaa, ja pohdittiin tulevan muutoksen vaatimuksia HR:lle. Myös näihin tilanteisiin sidottiin konkreettisia toimenpiteitä.

”Tuorein sparrattavani tarttuu rooliinsa toden teolla kesälomien jälkeen, ja olemme sopineet, että hän saa jatkossakin Azetsilta apua tarvittaessa,” Virpi kertoo. Esimerkiksi esimiesten valmentaminen tai HR-järjestelmän valinta voivat tulla kysymykseen. ”Emme ole vielä päättäneet, toteuttaako hän itse hankkeita tuellamme, vai haluaako resurssin vierelleen tekemään, aika näyttää,” Virpi pohtii.

Miten pääsee alkuun?

  1. Nykytilan kartoittamiseen tarvitaan avainhenkilöiden ja henkilöstöasioista vastaavien henkilöiden näkemystä. Osallistujien aikatauluista, tiedon määrästä ja hajanaisuudesta sekä mahdollisten kolmansien osapuolten saatavuudesta riippuen aikaa on hyvä varata kokonaisuudessaan muutamista päivistä muutamaan viikkoon. Azetsin työmäärä tyypillisesti alkaen kahdesta työpäivästä.
  2. Päätetään sparraukseen osallistujat ja tuen laajuus, esimerkiksi neljä tapaamiskertaa.
  3. Määritellään haluttu tavoitetaso sekä oppimisen, että konkreettisten toimenpiteiden osalta.
  4. Prosessin aikana ja sen jälkeen kerätään palautetta sekä arvioidaan tuen tarvetta jatkossa.

Teemoina HR, palkanlaskenta, johtaminen

Laura Vesala

About Laura Vesala

HR Advisor, HR-palvelut, Azets