Nykyisin työelämä muuttuu kiihtyvällä vauhdilla ja eteen voi tulla yllättäviäkin tilanteita. Kaikki muutokset vaikuttavat HR:ään ja usein HR-asiantuntijat ovatkin usein muiden tukipilareina myllerryksen keskellä. Mistä HR-asiantuntijat sitten itse ammentavat voimaa työhönsä ja mistä he saavat tukea?
Azetsin HR-asiantuntijat Katja Strömberg (HR Director) ja Marja Tuokko (Senior HR Advisor) kertovat tässä vinkkejä jaksamiseen ja motivaation ylläpitämiseen.
Muutoksen kohtaamisen taidot
HR-asiantuntijat ovat monella tapaa muutostyön ammattilaisia. Heillä on muutoksen kohtaamisen taitoja, joita he osaavat käyttää sekä itseensä, että jakaa eteenpäin.
Tunnista oma suhtautumisesi muutokseen
Eräitä tärkeimmistä taidoista HR-ammattilaiselle ovat tunnistaa, millainen oma suhtautuminen muutoksiin on ja tunnetaitojen käyttäminen. Luontainen muutosmyönteisyys tuo resilienssiä.
“Kun tunnistaa oman muutosvastarintansa ja siihen liittyvät erilaiset tunteet sekä niiden vivahteet, voi kehittää suhtautumistaan muutokseen”, sanoo Katja.
Näin HR-ammattilainen voi muuttaa omaa suhtautumistaan myönteiseksi ja hänen on siten helpompi tukea myös muita.
Huomioi myös pienet muutokset
Toinen huomioitava asia on, että pieniinkin muutoksiin kannattaa keskittyä huolellisesti. Näin tiedetään, että kaikki näkökulmat on huomioitu ja muutos on helpompi viedä läpi onnistuneesti.
Prosessit ja järjestelmät kuntoon
HR-henkilöstön jaksamisongelmat johtuvat usein töiden sujumattomuudesta.Tyypillisin ongelma on, että aika valuu tulipalojen sammutteluun. Kun HR-prosessit ja järjestelmät ovat kunnossa, jää aikaan myös muulle ja asiantuntijat voivat hyvin.
Ota aikaa prosessien kehittämiseen
Usein perusprosessin kehittäminen kunnolliseksi ei ole rakettitiedettä, mutta kehittämiselle pitää varata aikaa. Ajan varaaminen onkin usein kipukohta HR:ssä, kun aika muutenkin kortilla. Neuvona tähän Azetsin asiantuntijat sanovatkin:
”Ota omaa aikaa ja valitse, mitkä prosessit ovat kehittämisen arvoisia asioita. Tulipalot usein vähenevät, kun prosessit ovat kunnossa ja saat kehittämiseen käytetyn ajan takaisin moninkertaisesti.”
Hyvä järjestelmät ja järjestelmäosaaminen tukevat prosesseja
“Erilaisia järjestelmiä, joita HR voi hyödyntää, on nykyään tarjolla pilvin pimein”, sanoo Marja. Hän jatkaa: “Kun hankkii järjestelmän, pitää huolehtia, että järjestelmä tukee prosesseja sekä nyt että tulevaisuudessa ja auttaa parantamaan niitä.”
HR-järjestelmän avulla pitäisi pystyä automatisoimaan prosesseja mahdollisimman pitkälle ja muistinvaraista tekemistä pitäisi olla mahdollisimman vähän. Esimerkiksi palkkahallinnon koordinoinnissa on huolehdittava, että tiedot ovat oikein järjestelmässä ja sitten automaatio hoitaa loput.
Järjestelmien käyttökoulutus puolestaan jää paljolti itseopiskelun varaan, koska järjestelmien myyjät eivät välttämättä järjestä koulutusta nykyisin. HR-ammattilaisen oman asenteen pitääkin olla kohdillaan, kun eteen tulee uusi järjestelmä tai vanhaan uusia ominaisuuksia. Pitää hyväksyä, että on opeteltava uutta ja ennen kaikkea varattava aikaa opetteluun.
Tiedolla johtaminen
Tutkittua tietoa liittyen esimerkiksi työelämän trendeihin, hyvinvointiin, osaamisen kehittämiseen, jota HR voi hyödyntää, tulee koko ajan lisää saataville. HR:n päätöksentekoon kannattaakin hyödyntää johtamisen työkaluja, joilla voi tunnuslukuja ja asettaa mittareita. Seurattavia lukuja voivat olla muun muassa:
- työntekijöiden vaihtuvuus
- työsuoritus
- eNPS (kuinka todennaköisesti suosittelisi työpaikkaansa)
- sairauspoissaolot.
Jos lukuihin tulee piikki, niin pitää pysähtyä ja tutkia syvemmin juuri syitä.
Esimerkiksi muuttunut työmarkkina haastaa miettimään, onko rekrytointiprosessi ajan tasalla. Jos on tullut vaihtuvuuspiikki, kannattaa miettiä, mitä juuri meidän yrityksessämme pitäisi kehittää. Näitä asioita voivat olla osaaminen, hyvinvointi ja koulutusedut. Eli kyse voi olla laajastakin kokonaisuudesta, joka aiheuttaa HR:lle paljon työtä, jos se ei ole kunnossa.
Yhteistyö johdon kanssa
Henkilöstöasioiden on oltava johdon agendalla, sillloin HR:n on helpompi tehdä työtään. Erityisesti kriisi- ja muissa yllättävissä tilanteissa toimivat yhteistyöfoorumit ovat kullan arvoisia. Kun keskustelukanava on valmiiksi olemassa, voi organisaatio reagoida ketterästi ja nopeasti.
Tukiverkosto
Jokainen tarvitsee ihmisiä, joille voi olla oma itsensä. HR-ammattilainen kantaa sisällään paljon luottamuksellista tietoa ja hänellä on oltava kanava, jossa asioita voi sparrailla ja huolia purkaa.
Sisäinen tuki
Yksi prosesseista, joihin kannattaa panostaa on HR:n oma yhteistyö yrityksen sisällä. Kannattaa pohtia, miten tiimiä voi tukea työssä ja mikä olisi hyvä väline keskustelulle ja neuvojen kyselylle.
“Esimerkiksi Azetsilla HR-tiimillä on oma chatti-kanavansa, jossa jaetaan tietoa ja sparraillaan pitkin päivää. Aina on joku tukena”, kertoo Katja.
Ulkoinen tuki
Mutta on myös paljon yrityksiä, joissa on vain yksi HR-ammattilainen. Silloin kannattaakin liittyä HR-ammattilaisten omiin verkostoihin.
Toinen keino on hakea tukea ulkopuoliselta asiantuntijalta, joka auttaa uralla ja sparraa tai osaa vastata kysymyksiin, jotka vaativat erityistä tietoa aiheesta, vaikkapa lakikysymyksiin. Erityisesti aloitteleva HR-ammattilainen voi hyötyä avusta. Asiantuntijalta saa sekä ammatillista sparrausta että henkistä tukea.
Sisäinen motivaatio
HR-ammattilaiset kokevat työssään paljon sisäistä motivaatiota: he kokevat tekevänsä merkityksellistä työtä. Heillä on aito halu auttaa ihmisiä suoriutumaan hyvin työstään ja voimaan hyvin samalla, kun organisaatio toimii hyvin.
Tämä on osasyy siihen, miksi HR-ammattilaiset lähtökohtaisesti jaksavat paremmin työssään kuin moni muu. Jos tuntee itsensä uupuneeksi, kannattaakin miettiä, miksi lähti alalle ja miten oma työ tukee muita joka päivä.
Itsestään huolehtiminen
HR huolehtii koko yrityksen työntekijöiden hyvinvoinnista ja HR-ammattilaisten pitääkin muistaa noudattaa omia neuvojaan. Itseensä kannattaa soveltaa samoja menetelmiä, joita tarjoaa muille: työajanhallintamenetelmät, keskityttävä työhyvinvointiin ja hakeutua niihin kanaviin, joissa saa tukea ja keskusteluapua.
Armollisuus itselleen
Maailmassa on paljon tietoa saatavilla ja HR-toimintoa voisi kehittää loputtomasti. Pitää kuitenkin muistaa olla armollinen itsellesi äläkä aseta liian korkeita odotuksia. Kaikessa ei tarvitse olla aallonharjalla.
“Kun vastaan tulee yllättäviä tilanteita, kuten korona, joiden kohdalla on luonnollista, että katse kääntyy ensin omaan itseensä ja lähipiiriin. Vasta sen jälkeen työminä astuu peliin ja ajattelu laajenee koko henkilöstön tasolle”, kertoo Katja.
HR-ammattilaisen pitäisikin hyväksyä ajatus, että on sallittua keskittyä ensin itseensä hankalan tilanteen tullessa eteen.
Tällaisissa tilanteissa etukäteisosaamista ei välttämättä ole ollenkaan eikä mitään ohjeita, miten yrityksessä tulisi toimia. HR joutuu venymään, joustamaan työajassa ja priorisoimaan asioita uudelleen. Kun tekee parhaansa yllättävässä tilanteessa, se riittää.
“Pitää hyväksyä omat rajansa. Saadakseen hyvää aikaan pitää uskaltaa julkaista puolivalmista ja kokeilla toimiiko se, aina ei voi olla priimaa”, sanoo Marja.
Tukea HR-kysymyksissä
Azets tarjoaa yritysten HR-toiminnoille monipuolisia skaalautuvia HR-palveluita oli kyseessä sitten toimintatapojen kehittäminen tai sparraus asiantuntijalle. Tutustu HR-palveluihimme
