Miltä näyttää arki hybriditiimin esihenkilönä?

Johtaminen | 06/10/2021

Kirjoittaja Jaana Komulainen

 

Esihenkilön työmäärä kasvaa

Koronan jälkeisen työarjen järjestäminen haastaa sekä henkilöstöä että esihenkilöitä. Osa asiantuntijatyötä tekevistä haluaa jatkaa työskentelyä kotitoimistosta, ja osa taas haluaa erottaa työ- ja kotiarjen toisistaan ja palata toimistolle. Jotkut ovat löytäneet ajasta ja paikasta riippumattoman työtavan, ja paluu jonkun muun sääntelemään sijaintiin ja tahtiin ahdistaa. Esihenkilön näkökulmasta eri sijainteihin hajasijoittunut tiimi vaatii enemmän vuorovaikutukseen käytettävää aikaa, koska tieto, ohjeistus ja kontaktointi täytyy jakaa useisiin eri kanaviin ja alustoihin samanaikaisesti.

Hajautetun etätiimin johtaminen ei onnistu vanhoilla työkaluilla

Hybridityö vaatii prosessien uudistamista ja esihenkilön roolin päivittämistä. Työ ei koostu enää niinkään valvomisesta ja käsiohjauksesta, vaan painopiste siirtyy merkityksellisen työn mahdollistamiseen ja osaamisen valmentamiseen. Olipa kyseessä koodaus tai kiinteistöhuolto, työn laadusta vastaa yhä vahvemmin työntekijä itse. Googlen käyttämä OKR-malli (Objectives and Key Results) soveltuu hyvin hybriditiimin toiminnan johtamiseen, koska esihenkilön viestintä muuttuu yhä enemmän tavoitteita painottavaksi ja jatkuvan valvonnan sijaan hän seuraa konkreettisten osatavoitteiden toteumaa. Fyysisen etäisyyden kasvaessa itseohjautuvuuden osaamista ja kyvykkyyttä pitää myös kasvattaa, jotta henkilöstöllä on keinot päästä tavoitteisiin.

Hajautettujen tiimien hybridityössä yritysten organisoituminen toimintojen mukaisiin siiloihin saattaa jopa vahvistua, jos ei erikseen kiinnitetä huomiota tiimien väliseen yhteistyöhön ja koko yrityksen tavoitteen mukaisen toiminnan tukemiseen.

Myös se, mikä on esihenkilön oma työskentelytapa vaikuttaa siihen, miten tiimi arvottaa etä- tai läsnäoloa. Jos esihenkilö on aina toimistolla ja edistää asioita vain niiden kanssa, jotka myös sattuvat olemaan toimistolla, etätyössä olevat kokevat jäävänsä paitsioon. Jos taas esihenkilö on vain etänä, eikä juuri ota henkilökohtaista kontaktia missään kanavassa, tiimin sitoutuminen koko organisaatioon heikkenee.

Luottamus ja välittäminen on edellytys esihenkilötyössä onnistumiseen

Viimeisimmän McKinseyn tutkimuksen mukaan ne organisaatiot, jotka ovat vaalineet henkilökohtaisia kohtaamisia henkilöstöönsä Covid-pandemian aikana, ovat nostaneet tuottavuuttaan eniten. Tyypillisesti näissä organisaatioissa on hyödynnetty coachingia, mentorointia, yhteiskehittämistä ja valmentavaa esihenkilötyötä.

Työnantajan vaihtaminen on helpompaa nyt, kun työtä on totuttu tekemään paikkariippumattomasti. Siksi henkilöstön sitouttamisen tärkeys kasvaa hybridityössä, ja viestinnälliset taidot kuten puheeksi ottaminen, palautteen antaminen ja vaikeiden tilanteiden hallinta nousevat asiaosaamista tärkeämmiksi esihenkilötaidoiksi.

Hybridityöskentelyssä korostuu erilaisten ja eri elämäntilanteessa olevien ihmisten johtaminen

Etätyö on rasittanut eniten nuoria, uusia työntekijöitä ja yksinasuvia Microsoftin tutkimuksen mukaan. Hybridityöhön siirryttäessä esihenkilöiden on tärkeää kartoittaa, mikä rytmi sopii tiimin jäsenille parhaiten. Työn ja muun elämän tasapainottaminen onkin keskeinen työhyvinvoinnin osa-alue, ja sen merkitys on korostunut etätyön myötä.

Miten esihenkilö voi organisoida oman työnsä hybridiaikaan?

Hybridityö ei koske kaikkia ammatteja samalla voimalla. Kun esimerkiksi hoiva- tai siivoustyö vaatii yhäti ihmisen läsnäoloa, niin ohjelmointia voi tehdä missä vaan on riittävä nettikaista. Tästä huolimatta myös lähityötä tekevien ihmisten esihenkilöt todennäköisesti työskentelevät yhä useammin etänä vaikkapa vuorotyön tai työtehtävän sijainnin vuoksi. Tässä muutama nyrkkisääntö esihenkilölle hybriditiimityössä.

  1. Tue tavoitteeseen pääsyä, koske et voi valvoa suoritteen tekemistä paikan päällä koko ajan.
  2. Reagoi nopeasti asiakasreklamaatioihin tai laatupoikkeamiin ja kohdenna ohjaava, henkilökohtainen palaute täsmällisesti aikaan, paikkaan ja henkilöön. Korjaa ja paranna yhdessä henkilön tai tiimin kanssa.
  3. Kalenteroi säännölliset puhelin/sms/whatsapp-viestinnät tiimisi jäsenten kanssa. Joskus voi soittaa spontaanistikin. Tee itsesi näkyväksi ja kuuluvaksi, vaikka oletkin etänä.
  4. Kalenteroi säännölliset tiimitapaamiset kasvokkain tavaten ja motivoi niihin osallistuminen. Ilman sosiaalista verkostoitumista osa tiimin jäsenistä liukuu kaikkien ulottumattomiin. Rakenna kohtaamisen paikkoja arkeen.
  5. Järjestä tiimille mahdollisuus tavata epävirallisissa merkeissä, vaikkapa kvartaalikahveilla, jossa tiimit voivat tavata toisiaan ja esihenkilöitään livenä. Etätyössä yrityksen kulttuuri ja arvot jäävät helposti abstrakteiksi, joten tapahtumat ja kohtaamiset ovat entistä tärkeämpiä.

Mietitkö esihenkilötyön kehittämistä hybridiorganisaatiossa? Ota yhteyttä niin keskustellaan! Ota yhteyttä Senior Advisor Jaana Komulaiseen, jaana.komulainen@azets.com

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi. Saat tiedon mm. uusimmista blogeistamme, ajankohtaisista webinaareistamme ja asiantuntijoidemme kirjoittamista oppaista ensimmäisten joukossa.

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Jaana Komulainen

Senior Advisor, Azets. Jaanalla on yli 20 vuoden kokemus palveluiden konseptoinnista, asiakastutkimuksesta sekä strategian rakentamisesta ja käytäntöön viennistä palvelumuotoilun keinoin. Liiketoiminnan kehittäminen, brändäys ja palvelumuotoilu.