Taloushallinnon ulkoistaneen muistilista

Onnittelu päätöksen johdosta. Talous- ja palkkahallinnon tehostaminen on kannattava päätös. Mutta mitä sitten tapahtuu?

 

Kun päätös ulkoistuksesta on tehty, yhteistyön onnistuminen on yhteistyötä organisaation sisällä ja ulkoisen kumppanin kanssa. Parhaat tulokset syntyvät silloin, kun roolit, vastuut ja työnkulku jaetaan selkeästi asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä sekä tavoitteet asetetaan ja kirjataan yhdessä. Näin ulkoistuskumppanin on helppoa ottaa ohjat ja keskittyä pikimmiten tehostamismahdollisuuksiin.

Ulkoistavalla yrityksellä on oltava selkeä näkemys optimaalisesta tilanteesta ja kokonaisuus mietittynä. Etenkin alkuvaiheessa ulkoistajalta vaaditaan vahvaa sitoutumista prosessiin. Olemassa olevat haasteet on ensin identifioitava, jotta niitä pystytään lähteä ratkomaan yhdessä. 
  1. Sitouta yrityksen johto ja avainhenkilöt prosessiin ja punnitkaa kaikki hyvät sekä huonot puolet nykyisissä toimintatavoissa.
  2. Valitkaa työntekijä tai työntekijät, jotka ovat vastuussa projektista ja edustavat yhtiönne näkemyksiä.
  3. Määrittäkää yhteistyölle selkeät tavoitteet ja mittarit. Se on tärkeää, jotta yhteistyön menestystä pystytään arvioimaan realistisesti.
  4. Valitkaa auktorisoitu ulkoistuskumppani, johon luotatte. Yhteistyö on sujuvinta silloin, kun voitte avoimesti keskustella kumppanin kanssa yrityksenne haasteista, vahvuuksista, strategiasta ja kulttuurista.
  5. Varmistakaa, että ulkoistuskumppani on ammattitaitoinen ja tuntee toimialanne sekä välittää aidosti yrityksenne menestyksestä.
  6. Tietojen käsittely – pyytäkää ulkoistuskumppaniltanne selvitys siitä, kuinka yrityksenne tiedot pysyvät turvattuina ja miten ne palautetaan teille, jos yhteistyönne loppuu.
  7. Määrittäkää yhteistyön tärkeimmät osa-alueet. Mitkä ovat kriittisimmät asiat onnistumisen kannalta?
  8. Päättäkää aikatauluista, välitavoitteista ja vastuualueista.
  9. Varmistakaa, että sopimus sisältää yhteisesti sovitut palvelut (Service Level Agreement), joissa määritetään yksityiskohtaisesti operatiiviset tehtävät, toteutuksen aikataulut ja vastuuhenkilöt.
  10. Miettikää valmiiksi, kuinka prosessiin liittyvä viestintä hoidetaan. Mitä, milloin ja keille kaikille asioista informoidaan, kun ulkoistamiseen on päädytty.

Yhteistyön lähettiläät

Yhteistyöstä on tärkeää jakaa tietoa koko organisaatiolle tehokkaalla ja toimivalla tavalla. Johdon tulee olla näkyvässä lähettilään roolissa ja seistä ulkoistamispäätöksen takana. On oleellista tiedottaa henkilöstölle, minkälaisia muutoksia on tiedossa ja syyt niiden takana.

Ohjausryhmän perustaminen

Yhteistyön alkaessa saattaa olla järkevää perustaa ohjausryhmä, joka koostuu molempien yhtiöiden avainhenkilöistä. Tämä sen takia, että molemmin puolin pystytään seuraamaan palvelun käyttöönoton etenemistä ja sovituissa aikatauluissa pysymistä. Luonnollisesti ohjausryhmä on tarpeen ainoastaan isoimmissa ulkoistusprosesseissa. Yksittäisten talousprosessien ulkoistaminen pystytään useimmiten tekemään pelkästään SLA-sopimusta seuraten.

Yhteisillä pelisäännöillä yhteisiin tavoitteisiin

Kun tavoitteet ja pelisäännöt on asetettu ja käyttöönotto saadaan rullaamaan käyntiin, on aika alkaa nauttia yhteistyön hedelmistä. Jättäessänne ”tylsät” rutiinitehtävät palveluntarjoajan harteille, voitte itse keskittyä liiketoimintanne arvon kasvattamiseen.

 

Harkitsetko taloushallinnon ulkoistamista?

Valitse luotettava sähköinen taloushallinnon ulkoistuskumppani. Kehitämme palveluamme ja ohjelmistojamme jatkuvasti asiakkaidemme toiveiden ja erityistarpeiden mukaisesti. Oma henkilöstömme tekee päivittäin töitä samoilla ohjelmistoilla yhdessä asiakkaiden kanssa. Tehokkaat järjestelmämme yhdessä ammattitaitoisen henkilöstömme kanssa muodostavat toimivan kokonaisratkaisun talouden hallintaan ja johdon raportointiin.

Veloituksettomissa oppaissa tarjoamme käyttöösi vinkkejä päätöksenteon helpottamiseksi.

Opas
Taloushallinnon ulkoistaminen

Taloushallinnon ulkoistaminen
Lue neuvot keskisuurille yrityksille.
Tutustu oppaaseen

Opas
Palkanlaskenta ja HR-toimintojen ulkoistaminen

Palkanlaskenta ja HR-toimintojen ulkoistaminen
Tutustu oppaaseen

Opas
Budjetoinnin ja ennustamisen automatisointi

Budjetoinnin ja ennustamisen automatisointi
Tutustu oppaaseen

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä.

Myynnin puh. 010 756 4500. Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi@azets.com. 

Haluatko kuulla lisää palveluistamme? Täytä lomake ja olemme sinuun yhteydessä.

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.