Vaikka monissa yrityksissä palkanlaskennan tehtävissä työskentelee vain muutama henkilö, syntyy palkanlaskennan optimoinnista monia etuja. Prosessien ja työtehtävien läpikäynnillä löydetään usein keinoja tehostaa palkkahallintoa, jonka seurauksena ajanpuutteen kanssa painiville palkka- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoille jää enemmän aikaa lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.
Joissakin yrityksissä palkanlaskenta on yhden henkilön varassa ja vain hänellä on pääsy palkkajärjestelmään. Samat tehtävät suoritetaan kuukausittain, vuosi toisensa jälkeen, ilman että kukaan kyseenalaistaa, miksi ne tehdään tietyllä tavalla. Tärkeintä on, että palkka maksetaan ajoissa. Entä jos kyseinen henkilö sairastuu tai irtisanoutuu? Miten korvaava henkilö tietää, mitkä yrityksesi toimintamallit ovat ja mitä tapahtuu työntekijöiden palkoille?
Kartoita palkanlaskennan prosessit
Ensimmäinen askel kohti virtaviivaisempaa palkkahallintoa on kartoittaa nykyiset palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessit. Jokaisen palkkaprosessiin liittyvän työtehtävän läpikäynti saattaa tuntua aikaa vievältä ja sitä on vaikea priorisoida. Tarkasteluun kannattaa kuitenkin panostaa, koska se osoittaa selvästi, mitkä prosessin osa-alueet voidaan virtaviivaistaa ajansäästön syntymiseksi. Näin myöskään yllättävät poissaolot eivät pääse haittaamaan liiketoimintaasi.
Palkanlaskennan kartoitus sisältää seuraavat asiat:
- Käydään läpi nykyiset menettelytavat, prosessit, järjestelmät ja dokumentaatio
- Identifioidaan haasteet ja pullonkaulat palkanlaskennan prosesseissa
- Identifioidaan tehostamismahdollisuudet
- Selvitetään työntekijöiden osaaminen
Virtaviivaista tietovirrat
Yksi suurimmista palkkahallinnon aikavarkaista on tietojen kerääminen ja hallinnointi. Jos työaikatietoja, lomia, poissaoloja sekä palkka- ja työsuhdetietojen muutoksia raportoidaan eri muodoissa, eivätkä ne ole luettavissa suoraan palkanlaskentajärjestelmään, on prosessissa paljon manuaalityötä. Kartoittamalla tavat, joilla tiedot tarkistetaan ja viedään automaattisesti palkkajärjestelmään, voi säästää paljon aikaa tärkeimpiin tehtäviin.
Kommunikoi selkeät toimintatavat
Varmista, että kaikki työntekijät ja esimiehet tietävät, milloin työaikaraportointi on tehtävä ja milloin ja miten erilaiset muutostiedot toimitetaan palkanlaskentaan.
Varmista osaaminen
Palkka- ja henkilöstöhallintoon liittyy paljon lakeja ja viranomaismääräyksiä, jotka muuttuvat jatkuvasti. Varmista, että priorisoit palkanlaskennan henkilöstön osaamisen kehittämisen yrityksessäsi.
Arvioi palkanlaskentajärjestelmäsi
Jos palkanlaskentajärjestelmäsi on vanha, kannattaa myös harkita, onko aika korvata se. Vaikka paljon voidaan optimoida järjestelmän tehokkaan ja täysimääräisen hyödyntämisen avulla, joissakin tapauksissa järkevin toimenpide on siirtyä uudempaan ja nykyaikaisempaan ratkaisuun, joka integroituu helpommin muihin tarvittaviin järjestelmiin.
Tarvitseeko yrityksesi palkkahallinto uudistamista?
Henkilöstön palkanlaskenta vie paljon aikaa ja palkkahallinto on monimutkainen alue. Useimmat yritykset voivat tehostaa ja parantaa palkanlaskennan laatua tehokkailla prosesseilla ja järjestelmillä. Mikäli tarvitset apua, Azets voi analysoida koko palkanlaskentaprosessin. Tähän sisältyy nykyisen prosessin kartoittaminen, haasteiden ja pullonkaulojen määrittäminen sekä parannusten ehdottaminen. Ota yhteyttä, kerromme lisää!
