HR ja talous – mittareista yhteinen kieli

HR | 04/06/2018

Kirjoittaja Janne Tikka

 

Tässä blogissa kirjoitan HR:n ja talouden välisestä yhteistyöstä. Ymmärtämällä taloutta HR:stä ei tule ainoastaan talousjohtajan hyvä ”kaveri” vaan myös entistäkin arvokkaampi kumppani liiketoiminnalle.

HR:n ja talouden synergia on yrityksen toiminnan kannalta tärkeää, vaikka aina välillä tuntuu, että HR- ja talousihmiset puhuvat eri kieltä.

Talousihmisten kieli on usein numerokieli, mikä voi joskus vaikeuttaa kommunikointia talouden ja HR:n välillä. HR:n on tärkeää osata esittää suunnitelmat sekä investoinnit henkilöstöön myös euroissa, jotta talouden olisi helpompi ymmärtää ja hyväksyä tulevat suunnitelmat. Yhtä tärkeää on seurata toteutusta käytännössä ja sitä, minkälaisia hyötyjä tehdyillä toimenpiteillä saavutetaan. On helpompaa saada uudet projektit liikkeelle, kun HR voi osoittaa, että erinäisistä kehityshankkeista ja niihin liittyvistä investoinneista on ollut hyötyä, myös euroissa. Jokaisessa yrityksessä on omat kuukausittaiset raportit, joilla seurataan liiketoimintaa sekä sen kehitystä. HR:n täytyy olla tietoinen myös yrityksen taloudellisesta tilanteesta sekä tulevaisuuden näkymistä.

HR:n ei tarvitse ymmärtää kaikkia liiketoiminnan yksityiskohtia. Tärkeää on ymmärtää pääpiirteet yrityksen strategiasta, ansaintalogiikasta, resursoinnista sekä kulurakenteesta ja näiden mahdollisista muutoksista tulevaisuudessa. Liiketoiminnan ymmärtämisen myötä HR:n on huomattavasti helpompaa esittää tavoitteita ja myös onnistua näiden toteutuksessa. Ansaintalogiikalla tarkoitetaan suunnitelma siitä, miten tuotteesta tai palvelusta tehdään kannattavaa liiketoimintaa. Asiantuntijayrityksissä henkilöstö on tärkein tekijä ja näin ollen HR:llä on merkittävä rooli yrityksen menestyksen rakentamisessa mm. oikeiden rekrytointien, osaamisen kehittämisen ja suorituksen johtamisen mallien kautta.

Keskeiset mittarit HR:n näkökulmasta

Taloushallinnossa käytetään useita eri mittareita talouden lukujen seurantaan. Perinteisesti HR-funktiota ei nähdä numeroita seuraavana yksikkönä, vaan enemmänkin henkilöresursseja hallinnoivana ja kehittävänä toimijana. Nykypäivänä HR:llä tulee olla omat mittarit, jolla toimintaa seurataan. Ilman tavoitteita ja nykytilanteen ymmärtämistä on vaikeaa, ellei mahdotonta, tehdä oikeita päätöksiä.

Keskeisiä mittareita HR:n näkökulmasta ovat:

Lomien vaikutus henkilöstökuluihin

Lomien ennakoiva suunnittelu ja niiden suora vaikutus henkilöstökuluihin: Budjetoinnissa ja ennustamisessa on tärkeää huomioida tulevat lomat ja niiden vaikutus lomapalkkavaraukseen ja tämän myötä henkilöstökuluihin sekä myös henkilöstön jaksamiseen. Rekrytoinneissa kannattaa myös huomioida se, minkälaisia kuluja tulee, jos uusille työntekijöille sovitaan palkallisia lomia.

Tulospalkkausjärjestelmän vaikutus kulurakenteeseen ja tulokseen

Tulospalkkausjärjestelmä sekä sen vaikutus kulurakenteeseen ja tulokseen: HR:n vastuulla on yleensä miettiä kehitystarpeita tulospalkkaukseen. Tulospalkkausratkaisua suunniteltaessa on tärkeää, että ratkaisua tarkastellaan myös vaihtoehtolaskelmien avulla siitä, miten tämä vaikuttaa mm. henkilöstökuluihin ja tulokseen. Tulospalkkauksen tulee kannustaa työntekijöitä tuottavuuden parantamiseen, mutta samalla olla myös taloudellisesti kannattavaa yrityksen näkökulmasta.

Koulutusinvestoinnit

Ketterä kehitys vaatii yrityksen ja sen henkilöstön uusiutumiskykyä. Tämä kehitys vaatii merkittäviä panostuksia uuden oppimiseen ja henkilöstön koulutukseen sekä sitä kautta tuottavuuden kasvuun ja kustannuksiin.

Henkilöstöedut

Henkilöstöetujen, kuten työterveyshuollon, työhyvinvointiin panostamisen, henkilöstötapahtumien, lahjojen ja muiden henkilöstöetuuksien toteutus tänä päivänä korostuu työnantajakuvassa sekä työhyvinvoinnissa. On tärkeää, että nämä panostukset kustannuksiin asetetaan suhteessa tuottavuuteen sekä lisäksi huomioiden verotukseen liittyvät kysymykset.

Liikevaihto/henkilö

Liikevaihto/Henkilö kuvaa selkeästi palvelun tuottavuutta sekä tehokkuutta per henkilö. Tämä tunnusluku vaihtelee eri toimialoilla sekä myös yrityksen sisällä eri liiketoiminta-alueilla riippuen palvelun tasosta ja keskituntihintatavoitteista. Kun uutta rekrytointia suunnitellaan, tulee HR:llä olla tiedossa tästäkin näkökulmasta, millaisia tavoitteita ja millä aikataululla henkilölle asetetaan.

Henkilöstökulut/henkilö

Tämä tunnusluku näyttää keskimääräisen henkilöstökulun per henkilö. Tätä tunnuslukua voi verrata esimerkiksi edelliseen vuoteen ja budjetoituun tavoitteeseen. Jos tunnusluku on noussut huomattavasti, on tarkemman analyysin paikka siitä, mitkä taustatekijät vaikuttavat tunnusluvun nousuun.

Asiakastyytyväisyys

Asiakastyytyväisyyttä ja -sitoutuneisuutta on tärkeää seurata sekä analysoida myös HR:n näkökulmasta syy-seuraus suhteista peilaten. Johtuuko asiakastyytyväisyyden vaihtelu esim. henkilöstön proaktiivisuuden puutteesta, jolloin on tärkeää panostaa asiakaskokemuksen parantamiseen ja henkilöstön osaamisen kehittämiseen esim. koulutuksella tai toimintatapoja kehittämällä. Lisäksi on hyvä tarkastella esim. tarpeita rekrytointiprofiilien muuttamiselle tai toisenlaiselle suorituksen johtamiselle.

Henkilöstötyytyväisyys

Henkilöstötyytyväisyys vaikuttaa suoraan mm. asiakaskokemuksen kautta asiakkaiden sitoutumiseen, henkilöstön tuottavuuteen ja työilmapiirin sekä prosessien sujuvuuteen. Henkilöstön sitoutuneisuutta on tärkeää mitata määrävälein ja analysoida kehitystä sekä tehdä tilanteen vaatimia korjaavia toimenpiteitä.

Henkilöstön vaihtuvuus

Jos vaihtuvuus on suurta tai hallitsematonta, lisää se poikkeuksetta kustannuksia ja myös yrityksen sekä HR:n resurssitarpeita. Korvausrekrytoinnit vievät aikaa ja uusien henkilöiden perehdyttäminen maksaa. Vaihtuvuuden syy tulee aina analysoida ja miettiä ratkaisuja, joilla vaikutettaan henkilöstön sitoutumiseen ja pysyvyyteen.

Sairauspoissaolot

Mikäli sairauspoissaoloja on paljon ja ne vaihtelevat eri yksiköissä, on analysoitava, mistä tilanne johtuu. Syitä voi olla monia, mutta mikäli esim. korkea sairauspoissaoloprosentti ja ylityöt korreloivat keskenään, voidaan oikealla työn suunnittelulla vähentää sairauspoissaoloja. Sairauspoissaoloihin voi myös vaikuttaa aikaisemmat mainitsemani mittarit kuten henkilöstön vaihtuvuus sekä henkilöstötyytyväisyys.

Jokaisella yrityksellä on raportoinnillisesti erilaiset tarpeet. Kun HR päättää ottaa tunnuslukujen seurannan käyttöön, tulee aluksi miettiä, mitkä asiat yrityksessä ovat tärkeitä ja miten henkilöstö vaikuttaa omalla toiminnallaan yrityksen tuloksellisuuteen niin tuottojen kuin kulujenkin näkökulmasta. Tässä sparrauskumppanina voi toimia esimerkiksi yrityksen oma talousjohtaja. Kun oman yrityksen keskeiset, mitattavissa olevat tunnusluvut ovat määritelty, tulee näille miettiä myös pitkän tähtäimen tavoitteet. Ymmärtämällä taloutta HR:stä tulee arvokkaampi kumppani liiketoiminnalle.

Kirjoittajasta Janne Tikka

Business Controller, Azets