Työsopimuksella työntekijä ja työnantaja sitoutuvat puolin ja toisin tiettyihin asioihin. Yleensä asiat menevät ihan mallikkaasti. Mutta entä jos työntekijän työsuoritus ei vastaakaan sitä, mistä on sovittu? Tällöin voi olla kysymys alisuoriutumisesta.
Mitä alisuoriutuminen on?
Alisuoriutumisessa on kyseessä viime kädessä siitä, että työntekijän työpanos ei joko määrällisesti tai laadullisesti vastaa sitä, mistä voidaan katsoa sovitun. Teknisesti asia on näinkin yksinkertainen. Mutta entä käytännössä? Alisuoriutumista voi olla se, että henkilö tahallisesti tekee huonoa suoritusta ja toisaalta se, että työntekijä tuottaa huonoa tulosta tahattomasti, vaikka parhaansa yrittäisi.
Työsopimuslaki ei suoraan ota kantaa alisuoriutumiseen. Työnantajan kannattaa tiedostaa, että työsopimuslaissa sanotaan, hän on vastuussa siitä, että työntekijä voi suoriutua tehtävistään myös silloin, kun yrityksen toimintaa, tehtävää työtä tai työmenetelmiä muutetaan tai kehitetään. Alisuoriutumisen syyt onkin pyrittävä selvittämään ja sitten mietittävä mm. millaisia keinoja voi käyttää suorituksen parantamiseksi ja mihin tilanteiseen tarvitaan asiantuntijan apua. Erityisesti on muistettava, että lain mukaan työntekijää ei voi noin vain irtisanoa ilman varoitusta.
Alisuoriutumisen syyt on selvitettävä
Lähtökohtaisesti ihmiset haluavat menestyä työssään ja saada hyvää palautetta. Alkuun odotukset usein kohtaavatkin, mutta tehtävät voivat ajan mittaan muuttua siten, että työntekijällä ei ole enää selvää kuvaa siitä, mitä häneltä odotetaan.
Muita vaikuttumia alisuoriutumiseen ovat mm. haasteita voi olla liian vähän tai liian paljon, organisaation muutosten merkitys on jäänyt epäselväksi työntekijälle ja tehtävä ei vastaa enää henkilön kehitystoiveita. Mutta ehkä yksi vaikeimmista tilanteista on se, että henkilö vain kadottaa motivaationsa, mutta selkeää syytä sille ei oikein löydy.
Jos heikko suoriutuminen johtuu osaamisen puutteista, osaamista lähdetään parantamaan tarjoamalla työntekijälle tukea lisätyn ohjauksen, perehdytyksen, ohjeiden ja tarvittaessa koulutuksen avulla.
Jos henkilö tekee kuitenkin huonoa suoritusta tahallisesti (ei viitsi, ei motivoitu), hänen suoriutumistaan kannattaa johtaa tehostetulla suorituksen johtamisen prosessilla.
Mitä alisuoriutuminen ei ole?
- Äkillisesti muuttunut elämäntilanne
- Liiallinen kiire
- Väärät resurssit
- Muuttunut toimintaympäristö
- Osaamattomuuden tunnustaminen ja avun pyytäminen
- Epäasiallisesta käytöksestä tai häirinnästä johtuva suorituskyvyn heikkeneminen.
Alisuoriutuminen ei ole synonyymi virheille tai heikentyneeseen työnjälkeen. Ennen kuin puuttuu työntekijän toimintaan pitää punnita sitä, mikä on ongelma ja mistä eri tekijöistä se voi johtua. Toisinaan työnlaatu voi laskea sairaudesta, uupumuksesta tai muusta merkittävästä elämänmuutoksesta. Jos epäilee työkyvyn heikentyneen, tulee työnantajan ohjata työntekijä työterveyshuoltoon.
Mitä tehdä, jos työntekijä alisuoriutuu?
Esihenkilöt saattavat kokea, että alisuoriutumiseen puuttuminen on vaikeaa. Yleisimmät syyt tähän liittyvät kiltteyteen, varovaisuuteen ja hienovaraisuuteen. Työntekijää ei haluta suotta syyttää laiskaksi, jos on pienikin mahdollisuus alisuoriutumisen johtuvan jostain muusta tekijästä.
Asia on kuitenkin ratkaistava, sillä yksittäisenkin työntekijän alisuoriutuminen nakertaa koko työyhteisön tuottavuutta ja voi vaarantaa yrityksen tulevaisuuden. Esihenkilön tehtävä onkin auttaa työntekijää saamaan ryhtinsä takaisin – pysähtymällä, kuuntelemalla, ohjaamalla sekä positiivisella palautteella.
Alisuoriutumiseen pitää puuttua työntekijän itsensäkin takia, koska lähtökohtaisesti ihmiset haluavat menestyä työssään ja saada hyvää palautetta. Myös luottamus johtamiseen ja työyhteisöön rapisee, jos esihenkilö ei puutu.
1. Palautteen antaminen
Palautteen merkitys suorituksen johtamisessa on keskeistä ja palautekeskustelut voidaan jakaa kahteen tasoon:
Arkipalaute osana päivittäisjohtamista
Käytännössä tämä tarkoittaa työntekijän kohtaamista – tervehditään, vaihdetaan kuulumisia, kysytään työtehtävistä ja -ilmapiiristä, kiitetään pienistäkin asioista ja havainnoidaan käyttäytymisen muutoksia.
Puheeksi ottaminen
Kun arkipalaute ei tuota tulosta, siirrytään puheeksi ottamiseen. Sysäys näille palautekeskusteluille saattaa olla havaittu orastava ongelma tai muutokset työnteossa entiseen verrattuna, kuten toistuvat poissaolot tai työtehon laskeminen.
Onnistunut palautekeskustelu alkaa valmistautumisesta ja hyvästä ajoituksesta, sillä tilanteet pahenevat ajan kanssa. Ennen tapaamista ota askel taaksepäin ja mieti, miksi olet käymässä keskustelua ja mitä sillä tavoitellaan. Aloita keskustelu kysymällä kuulumisia tai kertomalla suoraan olevasi huolestunut. Itse keskustelussa luo turvallinen ja luottamuksellinen ilmapiiri. Ole läsnä ja kuuntele työntekijää sekä kysy tarkentavia kysymyksiä. Miettikää ratkaisua yhdessä.
2. Ohjeet ja perehdyttäminen
Ohjeet ja perehdyttäminen ovat ensiarvoisia keinoja, kun alisuoriutuminen johtuu lähinnä siitä, että työntekijä ei tiedä, mitä häneltä odotetaan tai häneltä puuttuu taitoja. Tällöin on huomattava, että ohjeiden tulee olla samanlaisia kaikille ja esihenkilökohtaisia eroja ei tulisi olla. Lisäksi ohjeiden noudattamista on kohtuullisella tavalla valvottava, ja poikkeuksiin ohjeiden noudattamisessa tulee olla perusteltu syy.
3. Työtehtävien uudelleenjärjestely
Työtehtävien uudelleenjärjestely tai jopa kokonaan uudet työtehtävät ovat toki mahdollinen ratkaisu. Muutos voidaan toteuttaa joko sopimalla työntekijän kanssa, tai ääritapauksessa työnantajalle voi syntyä irtisanomisperuste. Tällöin työnantajalla on velvollisuus selvittää, olisiko uusia töitä tarjolla organisaatiossa.
4. Kirjallinen varoitus
Pidempään jatkuvana alisuoriutuminen on tavallaan sopimusrikkomus. Työntekijä ei tee omaa osaansa työsopimuksesta. Jossain vaiheessa on syytä miettiä myös kirjallisen varoituksen antamista. Erityisesti tämä nousee esiin tilanteissa, joissa alisuoriutumisen syynä on työntekijän puutteellinen motivaatio työnsä hoitamiseen. Kirjallisessa varoituksessa tulee tuoda selkeästi esiin se, että jos ongelmat jatkuvat, työnantaja voi päättää työsuhteen.
5. Suorituksen parantamisprosessi
Kun työntekijälle on annettu kirjallinen varoitus, on syytä huolehtia siitä, että henkilön toimintaa seurataan ja hänelle tarjotaan tarvittavaa apua ja tukea. Erityisesti, jos alisuoriutumisen syynä ovat jotenkin työntekijän puutteelliset taidot. Pienemmissä yrityksissä tällaista erityistä prosessia ei ole monestikaan erikseen suunniteltu. Suuremmissa ja erityisesti kansainvälisesti toimivissa yrityksissä saatetaan käyttää nimitystä PIP eli Performance Improvement Process, tai jotain muuta nimikettä.
PIP tarkoittaa yleensä, että yrityksellä on selkeä seurantamalli. Varoituksen antamisen jälkeen tai jo ennen sitä, työntekijän kanssa käydään läpi:
- mitä ongelmia on ilmennyt
- mitkä ovat työnantajan odotukset työntekijän suorituksesta jatkossa
- mitä konkreettisia toimenpiteitä työntekijältä odotetaan (esim. raportit säännöllisin väliajoin
- mikä on aikataulu, jonka kuluessa työntekijän tulee parannettuun suoritukseen pystyä.
Myös varoitus on yleensä paikallaan, kun PIP:iä sovellutaan, vaikka kyseessä ei olisikaan työntekijän motivaation puute. Sillä ilman varoitusta yksilöperusteinen irtisanominen on Suomessa varsin työläs prosessi. Tällöin toki varoituksen antamisen kynnys on huomattavasti korkeammalla kuin silloin, kun kyseessä on työntekijän puutteellinen motivaatio.
6. Irtisanominen alisuoriutumisen perusteella
Irtisanominen ei voi koskaan olla ensimmäinen hetki, jolloin työntekijä kuulee, että työnantaja ei ole tyytyväinen hänen työsuoritukseensa. Edes koeaikapurkua ei tule suorittaa niin, että työnantaja vain kiristelee hampaitaan ja miettii, että tuleeko tästä mitään. Työntekijän kanssa pitää aina keskustella, ennen kuin mitään vakavampia sanktioita annetaan.
Joskus ongelmat jatkuvat senkin jälkeen, kun ongelmat on käyty asiallisesti läpi työntekijän kanssa ja on toteutettu kaikki mahdolliset toimenpiteet suorituksen parantamiseksi. Tällöin saattaa työnantajalla olla syytä harkita työsuhteen päättämistä.
Nyt on korostettava, irtisanominen alisuoriutumisen perusteella on yksilöperusteinen irtisanominen Työsopimuslain 7 luvun 2 §:n perusteella. Tätä ei tule sekoittaa siihen, että työnantajalla ei ole enää tarjota työtä työntekijälle, jolloin kyseessä on taloudellistuotannollinen ja toiminnan uudelleen järjestelyyn liittyvä irtisanominen Työsopimuslain 7 luvun 3 §:n perusteella.
Alisuoriutuminen on irtisanomisperusteena ehkä vaikein yksilöperusteinen työsuhteen päättämisen muoto. Siksi sitä ei koskaan tulisi tehdä ilman asian käymistä läpi asiantuntijan kanssa. Laittoman irtisanomisen kustannukset voivat tulla työnantajalle varsin suuriksi.
Kun työnantaja pohtii irtisanomista alisuoriutumisen perusteella, on mietittävä ainakin seuraavia asioita:
- Ovatko tavoitteet kohtuullisia.
- Pystyykö työntekijän työsuoritusta luotettavasti vertaamaan muihin työntekijöihin.
- Onko varoituksen antamisen jälkeen työntekijä saanut kohtuullisessa määrin lisätukea.
- Onko seuranta-aika ollut riittävä, että työntekijä on oikeasti pystynyt näyttämään kehityskelpoisuutensa.
- Millaista kirjallista näyttöä työnantaja pystyy hankkimaan (esim. keskustelumuistiot, raportit).
- Pystyisikö työnantaja tarjoamaan jotain muuta työtä irtisanomisen vaihtoehtona.
- Mikäli tämän pohdinnan tuloksena työnantaja päätyy irtisanomiseen, niin se tulisi suorittaa kohtuullisen ajan kuluessa siitä, kun työntekijälle annettu aika parantaa toimintaansa on kulunut. Hyvänä ”nyrkkisääntönä” voidaan pitää yhtä kuukautta.
Alisuoriutumisen riskiä voi ennalta ehkäistä laadukkaalla rekrytoinnilla
Alisuoriutumisen välttäminen alkaa laadukkaasta ja huolellisesta rekrytoinnista, joka varmistaa työnantajan ja työntekijän väliset odotukset ja tarpeet kohtaavat. Huolella laadittu tehtävän kuvaus, roolit ja vastuut kirkastavat työnantajalle ja hakijoille, millaista osaamista ja persoonaa organisaatio on hakemassa.
Kehitä rekrytointia HR-konsulttiemme tuella.
Kun hakijalle annetaan avoin ja todenmukainen kuva tehtävän lisäksi myös organisaatiosta, kulttuurista sekä odotuksista työntekijää kohtaan, työ vastaa todennäköisemmin hakijan osaamista, kehityspotentiaalia ja kiinnostuksen kohteita. Työsuhteen alettua työntekijä perehdytetään huolella käytäntöihin ja ohjeisiin, jotta tehtävän tavoitteet ja odotukset käyvät selväksi.
Näin vähennetään alisuoriutumisen riskiä ja luodaan vahvan perustan toimivalle työsuhteelle. Lisäksi on tärkeää jatkaa vuorovaikutusta ja selkeää kommunikointia työntekijän kanssa työsuhteen aikana, jotta mahdolliset ongelmat voidaan havaita ajoissa ja niihin voidaan puuttua asianmukaisesti. Tällä tavoin työntekijän ja työnantajan odotukset pysyvät yhteneväisinä ja vältetään epäselvyyksiä, jotka voisivat johtaa alisuoriutumiseen.
Syntyikö kysymyksiä tai koetko kaipaavasi tukea? Työsuhdejuridiikan, rekrytoinnin ja johtamisen asiantuntijamme osaavat auttaa haastavienkin tilanteiden ratkaisemisessa.
Kirjoittajista: tämän blogin ovat kirjoittaneet yhteistyössä työsuhdejuridiikan ja HR:n asiantuntijamme.
