Palkanlaskennan ulkoistajan muistilista

1) Mieti, mitkä ovat tavoitteesi: miksi olet ulkoistamassa?

2) Mieti, mitä olet ulkoistamassa?

Voit ulkoistaa koko palkanlaskentaprosessin palkkatapahtumien käsittelystä arkistointiin asti. HR-palveluiden osalta toimiva malli saattaa olla kokonais- tai osaulkoistus, osaajan käyttö vuokrapalveluna, projekti tai toimeksianto.

Valittava ulkoistusmalli riippuu hyvin pitkälle yrityksen tilanteesta, tarpeista ja tavoitteista. Mikäli tavoitteena ei ole oman substanssiosaamisen rakentaminen esim. palkka- ja HR-asioissa, kokonaisulkoistus on järkevä ratkaisu. Mikäli tarve on ajoittainen tai liittyy tiettyyn osa-alueeseen, palveluiden ostaminen esim. vuokrahenkilöperiaatteella tai toimeksiantoina/projekteina vastaa parhaiten tilanteeseen.

3) Mieti, millä aikajänteellä olet ulkoistamassa?

Ulkoistaa tai toisin sanoin hankkia palveluita, voi monella tavalla. Ulkoistamista ei tarvitse aina toteuttaa välittömästi. Ulkoistamista voi edeltää toimintamallien ja prosessien kartoitus ja uudistaminen, jonka jälkeen ulkoistus on järkevää toteuttaa. Vastaavasti edellä mainitut kehittämistoimenpiteet voidaan toteuttaa osana ulkoistusprojektia. 

4) Kartoita ja tapaa potentiaaliset palvelukumppanit

Hae tietoa markkinoilla olevista toimijoista ja heidän tarjoamistaan palveluista ja ratkaisuista. Kartoita tarjoajien palveluiden laajuus ja skaalautuvuus, osaaminen, tarjottavat järjestelmäratkaisut sekä tapa tehdä yhteistyötä asiakkaiden kanssa. Tapaaminen potentiaalisten kumppanien kanssa kannattaa aina.

5) Pyydä tarjous

Varmista tarjousten vertailukelpoisuus tarjouspyynnöllä, jossa käy selkeästi ilmi ne prosessit, jotka olet päättänyt ulkoistaa. Arvioi tarjoukset suhteessa tavoitteisiisi ja tarkista mahdolliset asiakasreferenssit. 

Palvelukumppani pystyy usein tuottamaan palvelut kustannustehokkaammin kuin yksittäinen organisaatio. Olennaisia kustannuksiin vaikuttavia tekijöitä ovat palvelun sisältö, palvelutaso ja palveluprosessi. Ulkoistamisella haetaan usein myös palveluiden laadun parantumista ja omaa organisaatiota laajempaa osaamista, jolloin kustannussäästöt eivät ole ensisijainen tavoite. 

Asiakas pystyy myös vaikuttamaan merkittävästi omalla toiminnallaan palvelun kokonaishintaan. Sovitun prosessin mukainen toiminta asiakkaan omassa organisaatiossa minimoi kustannukset ja vastaavasti sovituista malleista poikkeaminen aiheuttaa yleensä lisäkustannuksia.

6) Tee päätös ja neuvottele sopimus

Olennaista on valita oikea kumppani ja tietää mistä palvelusta maksaa. Palvelu perustuu kanssasi tehtävään palvelusopimukseen, jossa määritellään palvelun sisältö, palvelutaso ja palveluiden hinta. Selkeän sopimusmallin ansiosta palveluiden kustannusten ennakointi on vaivatonta.

Palvelukumppanilla on tyypillisesti laajempi osaaminen, paremmat resursointimahdollisuudet sekä tehokkaammat keinot ennakoida ja seurata mm. lainsäädännössä ja työehtosopimuksissa tapahtuvia muutoksia kuin yksittäisellä organisaatiolla. Tällä on merkittävä positiivinen vaikutus paitsi palvelun laatuun niin myös palveluiden jatkuvuuteen.

7) Käynnistä palvelu yhteistyössä palvelutoimittajan kanssa

Ulkoistaminen ei tarkoita kontrollin menetystä. Työnantajavastuut säilyvät edelleen asiakkaalla, mutta palvelukumppani vastaa sovittujen kokonaisuuksien ja tehtävien toteuttamisesta. 

Hyvin määritelty palvelukuvaus ja palvelutasosopimus, palveluraportointi ja säännöllinen yhteistyö palvelukumppanin kanssa takaavat sen, että kokonaiskuva pysyy aina kirkkaana. 

8) Seuraa, kehitä ja arvioi toimintaa aktiivisesti 

Ulkoistamisella haetaan usein toiminnan ja prosessien tehostamista ja kehittämistä ja usein tavoitteiden saavuttaminen edellyttää muutoksia myös asiakkaan omassa organisaatiossa.

Toimiiko yrityksesi palkanlaskenta tehokkaasti? Tee testi. 

Siirry testiin tästä