Vinkkejä onnistuneeseen etäkokoukseen

Johtaminen | 16.03.2020

Kirjoittaja Azets Finland

Miten vuorovaikutus muuttuu, kun ei ollakaan enää fyysisesti vierekkäin juttelemassa?

Virtuaalinen vuorovaikutus voidaan jakaa kahteen eri ryhmään sen mukaisesti, onko käytössä vain kirjoitettu teksti vai saadaanko mukaan myös video.

Tutkimusten perusteella 55 % kaikesta kommunikaatiosta on visuaalista ja vain 38 % sanallista. Sen vuoksi on erittäin tärkeää tuottaa selkeää ja samalla empaattista kieltä silloin kun kuva puuttuu, kuten chatissa ja pikaviestimissä kuten WhatsAppissa.

Virtuaaliset etäkokoukset vaativat kaikilta enemmän etukäteissuunnittelua ja valmistautumista kuin kokoontumiset yhteiseen tilaan. Etäkokoustamiseen kuuluu mm. tekniikan toimivuuden varmistus puolin ja toisin, kalenterointi etukäteen ja materiaalien toimitus etukäteen yhteisille työstöalustoille. Myös itse kokoustilanne on hieman erilainen. Tässä muutama vinkki.

Etäkokouksen osallistumissäännöt

  1. Kerro, pitääkö kaikkien avata oma videoyhteys. Kerro, pidetäänkö se auki koko kokouksen ajan vaiko vain alkutervehdysten ajan.
  2. Jos kaikki eivät tunne toisiaan, pyydä jokaista kertomaan nimensä ja tehtävänsä.
  3. Kehota osallistujia laittamaan oma mikrofoni ”mute”-asentoon silloin kun eivät puhu. Näin taustaäänet eivät pääse häiritsemään yhteyttä.
  4. Poista tietokoneeltasi hälytysäänet, esim. sähköpostin saapuminen.
  5. Sovi, että kaikki keskittyvät kokoukseen. Ei siis kaivautumista omaan sähköpostiin tai puhelimeen vastaamista etäkokouksen aikana. Kun kaikki keskittyvät 20 minuuttia samaan asiaan, työt etenevät ripeästi.

Huonoin vaihtoehto etäkokoukselle on, että viisi osallistujaa istuu hälisemässä yhteisessä neuvotteluhuoneessa ja yksi tulee etänä mukaan. Jos pidät etäkokouksen, silloin kaikki ovat etänä, vaikka omilla työpisteillään. Tällöin keskustelua on helpompi hallita eikä se yksi linjoilla oleva jää paitsioon.

Pikaviesteillä päin honkia?

Kun emme näe keskustelukumppania, meille jää työkaluksi vain sanat. Kiireessä viesti saattaa lyhentyä jopa töykeäksi tai jäädä epäselväksi. Esimerkiksi emojit ovat kiva lisä, mutta jos pomo lähettää konkreettiseen kysymykseen peukun, niin mitä se tarkoittaa? Teksti on dokumentaatiota, joka säilyy. Kannattaa siis miettiä ennen kuin kirjoittaa kiihtymyksen vallassa mitään - edes WhatsAppiin. 

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on talous-, palkka-, HR- ja neuvonantopalveluja sekä niitä tukevia teknologiaratkaisuja tarjoava yritys, joka palvelee asiakkaita henkilökohtaisesti niin digitaalisesti kuin paikallisesti.