Vinkkejä onnistuneeseen etäkokoukseen

Johtaminen | 16/03/2020

Kirjoittaja Jaana Komulainen

 

Miten vuorovaikutus muuttuu, kun ei ollakaan enää fyysisesti vierekkäin juttelemassa?

Virtuaalinen vuorovaikutus voidaan jakaa kahteen eri ryhmään sen mukaisesti, onko käytössä vain kirjoitettu teksti vai saadaanko mukaan myös video.

Tutkimusten perusteella 55 % kaikesta kommunikaatiosta on visuaalista ja vain 38 % sanallista. Sen vuoksi on erittäin tärkeää tuottaa selkeää ja samalla empaattista kieltä silloin kun kuva puuttuu, kuten chatissa ja pikaviestimissä kuten WhatsAppissa.

Verkkoyhteyksien tehon parannuttua etäkokoukset ovat yleistyneet nopeasti ja niissä saadaan myös videokuva mukaan kommunikaatioon. Silti useat mieltävät ne lyhyiden tilannekatsausten välineeksi. Pienellä suunnittelulla voit kuitenkin käyttää etäkokouksia tiedottamiseen, myyntiin ja jopa yhteissuunnitteluun.

Virtuaaliset etäkokoukset vaativat kaikilta enemmän etukäteissuunnittelua ja valmistautumista kuin kokoontumiset yhteiseen tilaan. Etäkokoustamiseen kuuluu mm. tekniikan toimivuuden varmistus puolin ja toisin, kalenterointi etukäteen ja materiaalien toimitus etukäteen yhteisille työstöalustoille. Myös itse kokoustaminen on hieman erilaista. Tässä muutama vinkki.

Etäkokouksen osallistumissäännöt

  1. Kerro, pitääkö kaikkien avata oma videoyhteys. Kerro, pidetäänkö se auki koko kokouksen ajan vaiko vain alkutervehdysten ajan.
  2. Jos kaikki eivät tunne toisiaan, pyydä jokaista kertomaan nimensä ja tehtävänsä.
  3. Kehota osallistujia laittamaan oma mikrofoni ”mute”-asentoon silloin kun eivät puhu. Näin taustaäänet eivät pääse häiritsemään yhteyttä.
  4. Poista tietokoneeltasi hälytysäänet, esim. sähköpostin saapuminen.
  5. Sovi, että kaikki keskittyvät kokoukseen. Ei siis kaivautumista omaan sähköpostiin tai puhelimeen vastaamista etäkokouksen aikana. Kun kaikki keskittyvät 20 minuuttia samaan asiaan, työt etenevät ripeästi.

Huonoin vaihtoehto etäkokoukselle on, että viisi osallistujaa istuu hälisemässä yhteisessä neuvotteluhuoneessa ja yksi tulee etänä mukaan. Jos pidät etäkokouksen, silloin kaikki ovat etänä, vaikka omilla työpisteillään. Tällöin keskustelua on helpompi hallita eikä se yksi linjoilla oleva jää paitsioon.

Pikaviesteillä päin honkia?

Kun emme näe keskustelukumppania, meille jää työkaluksi vain sanat. Kiireessä viesti saattaa lyhentyä jopa töykeäksi tai jäädä epäselväksi. Esimerkiksi emojit ovat kiva lisä, mutta jos pomo lähettää konkreettiseen kysymykseen peukun, niin mitä se tarkoittaa? Teksti on dokumentaatiota, joka säilyy. Kannattaa siis miettiä ennen kuin kirjoittaa kiihtymyksen vallassa mitään - edes WhatsAppiin. 

Haluaisitko kehittää etävuorovaikutuksen taitojasi?

Tarjoamme käytännönläheisen valmennuksen etänä tapahtuvaan asiakastyöhön, tiimin johtamiseen ja kokousten pitämiseen. Valmennus toteutetaan etäyhteyksin. Ryhmän minimikoko 3 henkilöä. Kesto 2x1 h. 

Opit käytännön esimerkein ja harjoituksin, miten onnistut etävuorovaikutuksessa. 

Valmennuksen jälkeen osallistuja:

    1. Tunnistaa etänä tapahtuvan vuorovaikutuksen erot fyysiseen tapaamiseen verrattuna.
    2. Osaa valmistella ja vetää etäkokouksen.
    3. Tunnistaa eri etä/digivälineiden vaatimukset kommunikaatiolle.
    4. Tietää, miten voidaan rakentaa luottamusta etänä tapahtuvaan vuorovaikutukseen. 

Kenelle etävuorovaikutuksen koulutus on tarkoitettu?

Tiimi- ja projektipäälliköille sekä tiimin jäsenille, joiden täytyy ottaa haltuun virtuaaliviestinnän periaatteet.

Valmennus sopii henkilöille, jotka aloittavat tai ovat jo aloittaneet tiimin tuen, ohjauksen ja yhteydenpidon etävälineillä. 

Ota yhteyttä Senior Advisor Jaana Komulaiseen, jaana.komulainen@azets.com

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Jaana Komulainen

Senior Advisor, Azets. Jaanalla on yli 20 vuoden kokemus palveluiden konseptoinnista, asiakastutkimuksesta sekä strategian rakentamisesta ja käytäntöön viennistä palvelumuotoilun keinoin. Liiketoiminnan kehittäminen, brändäys ja palvelumuotoilu.