Perehdytys onnistuu myös etänä

HR | 03/04/2020

Kirjoittaja Johanna Rytivaara

 

Uskalla rekrytoida, perehdytys onnistuu myös etänä!

Jos rekrytoinnille on liiketoiminnassa parhaillaankin tarve, ja etätyöhön on siirrytty koronan pakottamana vasta nyt, saattaa tuntua ylitsepääsemättömältä haasteelta hoitaa rekrytointihaastattelut etänä. Puhumattakaan siitä, että uuden työntekijän voisi perehdyttää täysin etänä! Mutta ei huolta, perehdyttäminen etänä onnistuu kyllä. Me Azetsin rekrytointitiimissä keräsimme yhteen omia ja HR-kollegoidemme kokemuksia onnistuneesta perehdytyksestä ja perehdytyksestä etänä.

Perehdytys on työntekijän sitouttamisen, viihtymisen ja tuottavuuden kannalta aivan keskeistä hoitaa parhaalla mahdollisella tavalla. Mikä pysyy samana ja mikä muuttuu etäperehdytystä tehtäessä, entä mitä olisi hyvä erityisesti huomioida, kun se tehdään täysin etänä? Näkisimme, että perehdytyksessä etänä pätevät edelleen samat kultaiset säännöt ja periaatteet, ja jokainen steppi on yhtä tärkeä. Tapa tehdä asioita vain muuttuu. Suunnitelmallisuuden, kommunikoinnin ja sitouttamisen merkitys kasvavat entisestään.

Miten luoda työskentely-ympäristö- ja -kulttuuri, jossa tietoa jaetaan riittävästi, asioiden oppiminen tehdään helpoksi ja uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi ja arvostetuksi? Entä miten hänet sitoutetaan organisaatioon ja yrityskulttuuriin?

Perehdytyssuunnitelman laatiminen

Hyvin tehty suunnitelma on jo puoliksi tehty, vai miten se menikään!

  • Aikataulutuksen merkitys korostuu, kun perehdytys tapahtuu etänä. Luo raamit tekemiselle. Esimerkiksi aamulla on hyvä käydä läpi kuulumisia, käynnissä olevia töitä ja kerrata päivän suunnitelma. Päivällä voi toteuttaa itseopiskelua ja tutustua kollegoihin, ja iltapäivällä voi vielä vetää yhteen päivän sisällön ja käydä läpi heränneitä ajatuksia ja kysymyksiä.
  • Avainhenkilöt olisi hyvä sopia etukäteen ja varata riittävä aika kommunikointiin ja pelisääntöjen luomiseen. Uutta työntekijää hyödyttävät kohtaamiset on hyvä miettiä ja aikatauluttaa etukäteen kalentereihin, kun nyt ei ole mahdollisuutta spontaaneihin kohtaamisiin.
  • Uudelle työntekijälle olisi hyvä jo ennen työsuhteen alkua lähettää tervetulokirje ja tarvittavia työsuhteeseen liittyviä asioita, jotta niihin voi tutustua jo ennalta. Hyväksi havaittu tapa on myös, että henkilö pääsee itse esittelemään itsensä esimerkiksi intranetissä työsuhteen alettua.
  • Muistathan ottaa huomioon perehdytyssuunnitelmassa sen kuinka tottunut tai ei tottunut etätyöskentelijä henkilö on.
  • Huolehdi, että työntekijällä on käytössä toimivat työkalut ja ohjelmat sekä mietittynä, miten hän ne saa. Tarvitaanko esimerkiksi lähettipalvelua tai laitteiston/sovellusten asennusohjeita? Varmista, että konkreettista ohjeistusta on saatavilla ja mistä saa apua ongelmatilanteissa.

Perehdytyksen toteuttaminen

  • Sitouta koko tiimi osaksi perehdytystä. Valitse avainhenkilöt, “buddyt”, jotka perehdyttävät henkilön työtehtävien pariin. Varmista jatkuvuus perehdytyksessä pidemmän jakson ajan konkreettisten kalenterimerkintöjen avulla. Etäperehdytyksessä buddyn merkitys korostuu entisestään ja onkin hyvä, jos yrityksessä on käytössä chat-työkalu, jotta voi helposti kysyä nopeasti esille tulevia asioita. Luokaa yhdessä avoin fiilis, jotta jokainen uskaltaa kysyä mitä ikinä tuleekin mieleen.
  • Varaa jokaiselle tiimijäsenelle one to one -tapaaminen uuden työntekijän kanssa, jolloin on mahdollisuus tutustua paremmin uuteen tiimikaveriin ja kertoa omasta työnkuvasta.
  • Voit myös heittää pallon uudelle työntekijälle ja pyytää häneltä näkemystä myös perehtymisen edistymiseen! Huomaamatta sitoutat hänet prosessiin mukaan. Etätyöskentely vaatii proaktiivisuutta jokaiselta!
  • Tutustuta henkilö organisaatioon eri etäperehdytyksien, e-learning polkujen avulla (code of conduct, turvallisuus koulutukset, yritysperehdytys), mutta järjestä myös tutustumishetkiä osastojen vastuuhenkilöiden kanssa, jolloin he kertovat oman tiimin tekemisestä.
  • Anna ja pyydä palautetta sekä luo avointa keskustelukulttuuria.
  • Huomioi, että tarvitset itse asian lisäksi aikaa tutustua puolin ja toisin.
  • Uskalla kokeilla uusia asioita ja vähän hullutella. Esimerkiksi jokainen tiimin jäsen valitsee esineen kotoaan ja kertoo tarinan muodossa, mitä se merkitsee hänelle ja miten se kuvaa häntä.

Yhteisöllisyyden rakentaminen etätyössä

  • Huolehdi aktiivisesta kommunikoinnista joka prosessin vaiheessa ja omalla toiminnallasi pyri luomaan avointa kommunikointikulttuuria.
  • “Etäkommunikoinissa on hyvä muistaa pitää kamera aina päällä – ei kukaan palaverissa paikan päälläkään istu pussi päässä. Live-kuvan näkemisellä puolin ja toisin on suuri merkitys tiimiytymisessä”. Näin toteaa Senior Coachimme Minna Kajanne omassa blogissaan Luottamuksen rakentaminen etätyössä
  • Kysele kuulumisia uudelta työntekijältä päivittäin / viikoittain.
  • Järjestä palavereita, joissa ei ole varsinaista agendaa esimerkiksi aamupalavereita, kahvihetkiä, taukojumppia ym. Vaihda tiimin kesken ajatuksia, kuulumisia päivittäin. Yritetään ottaa pienistä asioista iloa irti! Hyvä esimerkki on taukojumppa tiimin kesken ja vetäjän rooli on kiertävä.

Hyväksi koettuja esimerkkejä

  • Coffee break -teams-keskustelu, jossa porukka jakaa kokemuksia, kysymyksiä ja muuten vain heittävät ajatuksia ilmaan.
  • Juniori seniori malli - juniorin mahdollisuus tutustua erilaiseen materiaaliin ennalta ja "lämmitellä" ja keskustella asioista sen jälkeen seniorin kanssa.
  • Kokeneiden työntekijöiden shadowing, jossa työntekijä pystyy havainnoimaan konkreettisesti toisen työtä. Tämä on helppo järjestää etänä ja uusi työntekijä voi osallistua etäyhteyksin kuunteluoppilaana.

Antoisia hetkiä perehdytyksen parissa, muistetaan kommunikoida aktiivisesti, olla läsnä arjessa ja pitää toisistamme huolta! Muutos tuo aina jotain uutta ja hyvää tekemiseen, vaikka se ei aluksi tunnu siltä - askelmat mukavuusalueemme ulkopuolelle auttavat meitä kehittymään ja tekemään asioita paremmin. 

Me Azetsilla autamme yritystäsi rekrytoinnissa ja perehdytyksessä sekä muihin HR-asioihin liittyen.

Katso videolta Azetsin rekrytointitiimin neuvot etäperehdytykseen:

 

Ota yhteyttä, kerromme lisää rekrytoinnin palveluistamme. 

Johanna Rytivaara, Senior HR Advisor, +358 40 455 3651, johanna.rytivaara@azets.com

 

 

Tämän blogin kirjoittivat sinulle yhteistyössä rekrytoinnin ammattilaiset Sanna-Kaisa Suopohja ja Johanna Rytivaara.

Kirjoittajasta Sanna-Kaisa Suopohja:

HR Advisor Sanna-Kaisa toimii Azetsin rekrytointipalveluiden parissa etsien ja yhdistäen asiakkaillemme osaajia monipuolisesti erilaisiin asiantuntija- ja päällikkötason tehtäviin. Sanna-Kaisalla on kokemusta myös in-house toimeksiannoista ja HR-tehtävistä eri toimialoilta ja kansainvälisistä työympäristöistä yli 10 vuoden ajalta.

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Johanna Rytivaara

Johanna toimii Azetsilla Senior HR Advisor tehtävissä. Johannalla on yli 20 vuoden monipuolinen kokemus erilaisista asiantuntija-, päällikkö ja johtotason rekrytoinneista ja henkilöarvioinneista, 360°-arvioinneista, coachingista ja erilaisista HR-tehtävistä kansainvälisessä asiantuntija organisaatiossa.