Perehdytys onnistuu myös etänä

HR | 03.01.2023

Kirjoittaja Johanna Rytivaara

Osaajapulaan voi löytää vastauksen palkkaamalla etätyöntekijän. Perehdyttäminen etänä voi kuitenkin tuntua haastavalta. Ei huolta, se onnistuu kyllä. Azetsin rekrytointitiimissä keräsimme yhteen omia ja HR-kollegoidemme kokemuksia onnistuneesta perehdytyksestä ja perehdytyksestä etänä.

Suunnitelmallisuuden, kommunikoinnin ja sitouttamisen merkitys kasvavat etäperehdytyksessä

Perehdytys on työntekijän sitouttamisen, viihtymisen ja tuottavuuden kannalta aivan keskeistä hoitaa parhaalla mahdollisella tavalla. Mikä pysyy samana ja mikä muuttuu etäperehdytystä tehtäessä, entä mitä olisi hyvä erityisesti huomioida, kun se tehdään täysin etänä?

Näkisimme, että perehdytyksessä etänä pätevät edelleen samat kultaiset säännöt ja periaatteet, ja jokainen steppi on yhtä tärkeä. Tapa tehdä asioita vain muuttuu. Suunnitelmallisuuden, kommunikoinnin ja sitouttamisen merkitys kasvavat entisestään.

Miten luoda työskentely-ympäristö- ja -kulttuuri, jossa tietoa jaetaan riittävästi, asioiden oppiminen tehdään helpoksi ja uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi ja arvostetuksi? Entä miten hänet sitoutetaan organisaatioon ja yrityskulttuuriin?

Lataa maksuton Opas etäjohtamiseen, jossa on vinkkejä onnistuneeseen etäjohtamiseen.

Perehdytyssuunnitelman laatiminen

Ennen suunnitelman laatimista, on hyvä huomioida nämä:

  • Varmista, kuinka tottunut etätyöskentelijä henkilö on ja onko hänen helppo ottaa teknologia käyttöön.
  • Voit pyytää uudelta työntekijältä ja näkemystä perehtymisen edistymiseen! Huomaamatta sitoutat hänet prosessiin mukaan. Etätyöskentely vaatii proaktiivisuutta jokaiselta.
  • Huomioi, että tarvitset itse asian lisäksi aikaa tutustua puolin ja toisin.

Suunnitelman tekeminen:

  • Aikatauluta perehdytys huolellisesti tekemisen ympärille. Esimerkiksi aamulla on hyvä käydä läpi kuulumisia, käynnissä olevia töitä ja kerrata päivän suunnitelma. Päivällä voi toteuttaa itseopiskelua ja tutustua kollegoihin. Iltapäivällä voi puolestaan vetää yhteen päivän sisällön ja käydä läpi heränneitä ajatuksia ja kysymyksiä.
  • Sovi avainhenkilöt etukäteen ja varaa riittävästi aikaa heidän kanssaan kommunikointiin ja pelisääntöjen luomiseen. Uutta työntekijää hyödyttävät kohtaamiset on hyvä miettiä ja aikatauluttaa etukäteen kalentereihin, kun nyt ei ole mahdollisuutta spontaaneihin kohtaamisiin.
  • Lähetä uudelle työntekijälle tervetulokirje ja tietoa työsuhteeseen liittyvistä asioista, jotta niihin voi tutustua jo ennalta. Hyväksi havaittu tapa on myös, että henkilö pääsee itse esittelemään itsensä esimerkiksi intranetissä työsuhteen alettua.
  • Huolehdi, että työntekijällä on käytössä toimivat työkalut ja ohjelmat sekä mietittynä, miten hän ne saa. Tarvitaanko esimerkiksi lähettipalvelua tai laitteiston/sovellusten asennusohjeita? Varmista, että konkreettisia ohjeita on saatavilla sekä tieto, mistä saa apua ongelmatilanteissa.

Perehdytyksen toteuttaminen

  • Sitouta koko tiimi osaksi perehdytystä. Valitse avainhenkilöt, “buddyt”, jotka perehdyttävät henkilön työtehtävien pariin. Varmista jatkuvuus perehdytyksessä pidemmän jakson ajan konkreettisten kalenterimerkintöjen avulla. Etäperehdytyksessä buddyn merkitys korostuu entisestään. On hyvä, jos yrityksessä on käytössä chat-työkalu, jonka kautta voi helposti kysyä esille tulevia asioita. Luokaa yhdessä avoin filmapiiri, jotta jokainen uskaltaa kysyä mitä ikinä tuleekin mieleen.
  • Varaa jokaiselle tiimijäsenelle one to one -tapaaminen uuden työntekijän kanssa, jolloin on mahdollisuus tutustua paremmin uuteen tiimikaveriin ja kertoa omasta työnkuvasta.
  • Tutustuta henkilö organisaatioon eri etäperehdytyksien, e-learning polkujen avulla (code of conduct, turvallisuus koulutukset, yritysperehdytys), mutta järjestä myös tutustumishetkiä osastojen vastuuhenkilöiden kanssa, jolloin he kertovat oman tiimin tekemisestä.
  • Anna ja pyydä palautetta sekä luo avointa keskustelukulttuuria.
  • Uskalla kokeilla uusia asioita ja vähän hullutella. Esimerkiksi jokainen tiimin jäsen valitsee esineen kotoaan ja kertoo tarinan muodossa, mitä se merkitsee hänelle ja miten se kuvaa häntä.

Yhteisöllisyyden rakentaminen etätyössä

  • Huolehdi aktiivisesta kommunikoinnista prosessin joka vaiheessa ja pyri luomaan avointa kommunikointikulttuuria omalla toiminnallasi. Noudata hyviä etäkokouskäytäntöjä.
  • Pidä kamera aina päällä. Live-kuvan näkemisellä puolin ja toisin on suuri merkitys tiimiytymisessä.  
  • Kysele kuulumisia uudelta työntekijältä päivittäin / viikoittain.
  • Järjestä palavereita, joissa ei ole varsinaista agendaa. Esimerkiksi aamupalavereita, kahvihetkiä, taukojumppia ym. Vaihda tiimin kesken ajatuksia, kuulumisia päivittäin. Yritetään ottaa pienistä asioista iloa irti! Hyvä esimerkki on taukojumppa tiimin kesken ja vetäjän rooli on kiertävä.

Hyväksi koettuja esimerkkejä

  • Coffee break -teams-keskustelu, jossa porukka jakaa kokemuksia, kysymyksiä ja muuten vain heittävät ajatuksia ilmaan.
  • Juniori-seniori -malli:  juniorille annetaan mahdollisuus tutustua erilaiseen materiaaliin ennalta ja "lämmitellä" ja keskustella asioista sen jälkeen seniorin kanssa.
  • Kokeneiden työntekijöiden shadowing, jossa työntekijä pystyy havainnoimaan konkreettisesti toisen työtä. Tämä on helppo järjestää etänä ja uusi työntekijä voi osallistua etäyhteyksin kuunteluoppilaana.

Antoisia hetkiä perehdytyksen parissa, muistetaan kommunikoida aktiivisesti, olla läsnä arjessa ja pitää toisistamme huolta! Muutos tuo aina jotain uutta ja hyvää tekemiseen, vaikka se ei aluksi tunnu siltä - askelmat mukavuusalueemme ulkopuolelle auttavat meitä kehittymään ja tekemään asioita paremmin. 

Me Azetsilla autamme yritystäsi rekrytoinnissa ja perehdytyksessä. Tutustu rekrytoinnin palveluihimme. 

Kirjoittajasta Johanna Rytivaara

Johanna toimii Azetsilla Senior HR Advisor tehtävissä. Johannalla on yli 20 vuoden monipuolinen kokemus erilaisista asiantuntija-, päällikkö ja johtotason rekrytoinneista ja henkilöarvioinneista, 360°-arvioinneista, coachingista ja erilaisista HR-tehtävistä kansainvälisessä asiantuntija organisaatiossa.