5 syytä digitalisoida sopimusten hallinta

Teknologia | 24/11/2021

Kirjoittaja Therese Eftevaag

 

Oletko koskaan tuntenut stressiä viimeistellessäsi sopimusta juuri ennen määräaikaa vain huomataksesi, että tarvitaan pieni muutos ja sinun on aloitettava prosessi alusta?

Ehkä auditoija on pyytänyt sinua löytämään tietyn sopimuksen, josta puuttuu allekirjoitus, mutta asiaankuuluvia henkilöitä ei ole saatavilla. Ehkä itse sopimus puuttuu tai kansio on poistettu vahingossa.

Tiedämme, että tällaisia tilanteita tulee eteen melko usein, ja joka kerta niistä koituu yhtä paljon vaivaa.

Sopimusten hallinta on tärkeä osa hallinnollista työtä kaikissa yrityksissä. Sopimusten käsittely voi kuitenkin olla todella aikaa vievää. Digitalisoimalla sopimushallinnan yrityksesi voi säästää vaivannäköön sekä seurantaan menevää aikaa ja samalla vähentää kustannuksia merkittävästi.

Nykyteknologian avulla kaikenlaiset sopimukset on helppo tallentaa yhteen turvalliseen ja helposti saavutettavissa olevaan paikkaan. Tässä on viisi tärkeintä syytä, joiden vuoksi sinun kannattaa harkita sopimusten hallinnan digitalisointia.

1. Ota sopimukset täysin hallintaasi

Perinteiset sopimusten hallintatavat, kuten jaetut laskentataulukot, kansiot henkilökohtaisella tietokoneella ja fyysiset arkistot, johtavat usein hallinnan puutteeseen.

Olipa yritys suuri, keskisuuri tai pieni, sopimusten hallinta on tarpeen ja niistä on oltava yleiskuva. Suurille organisaatioille pelkästään olemassa olevien ja uusien sopimusten suuri määrä voi olla ylläpidollinen haaste. On siis sanomattakin selvää, että tehokas digitalisoitu sopimushallinta on olennaista täydelle hallinnalle. Tämä koskee kuitenkin myös pienempiä yrityksiä. Tarkka ja tehokas sopimusten hallinta auttaa säästämään aikaa ja vähentämään kustannuksia sekä virheitä pienemmilläkin sopimusvolyymeilla.

Säästä itsesi vaivannäöltä ja ota tallennustila, uusimiset, uudelleenneuvottelut ja irtisanomiset hallintaan. Sopimushallintajärjestelmän avulla saat selkeän yleiskuvan kaikista sopimuksistasi ja niiden tilasta yhdessä paikassa.

2. Säästä arvokasta aikaa ja vähennä kustannuksia

Aikasi ei pitäisi mennä puuttuvien tietojen etsimiseen vanhoista kansioista ja sotkuisista laskentataulukoista. Sopimushallintajärjestelmän käyttö voi vähentää merkittävästi sopimusten hallinnointiin tarvittavaa aikaa ja resursseja.

Kun lataat sopimukset yhteen keskitettyyn pilvipohjaiseen järjestelmään, sinun ja kollegojesi ei enää tarvitse huolehtia kadonneista asiakirjoista. Kun tarvitset tietyn asiakirjan nopeasti, hakutoiminto säästää aikaa sen etsimisessä.

Sopimukset päättyvät ennemmin tai myöhemmin, ja kaikkien määräaikojen muistaminen voi olla vaativa tehtävä. Joidenkin sopimusten pitäisi päättyä ilman uusintaa, mutta jotkut vaativat tarkistamisen. Ehkä voit neuvotella sopimuksen sisällön uudelleen ja säästää yrityksesi kustannuksia uudessa sopimuksessa? Pysyt paremmin ajan tasalla uusimista vaativista sopimuksista, kun tallennat kaikki sopimukset yhteen paikkaan ja käytät hälytysilmoituksia. Määräajan noudattamatta jättäminen voi olla kallista, ja vastapuoli voi myös pitää sitä epäammattimaisena.

3. Minimoi hallinnollinen työ sähköisellä allekirjoituksella

Digitaalisuus ei ole vain tulevaisuus, digitaalisuus on nyt. Vanhentuneet manuaaliset prosessit vievät paljon aikaamme, mutta emme edes ajattele sitä, koska asiat on aina tehty niin. Tarkastellaanpa sopimuksen allekirjoitusprosessia, jota monet eivät edes pidä suurena haasteena. Kuvittele tyypillinen skenaario, jossa olet tehnyt sopimuksen ja se on valmis allekirjoitettavaksi. Selvität paperitukoksia ja nuolet kirjekuoria ja valmistaudut lähettämään kopioita allekirjoitettavaksi. Lähetät ne ja odotus alkaa. Kestää muutaman päivän ennen kuin sopimukset palaavat sinulle - vain huomataksesi, että tarvitaan pieni muutos. Ja prosessi alkaa alusta.

Puhumattakaan turhautumisesta, joka johtuu siitä, että et voi lähettää sopimuksia allekirjoitettavaksi työskennellessäsi kotoa tai työmatkoilta! Useimmilla ihmisillä ei ole tulostinta kotona, mikä viivyttää sopimuksen solmimista entisestään.

Sähköisella allekirjoituksella voit ratkaista kaikki nämä ongelmat silmänräpäyksessä, mikä säästää sinun ja kumppanisi arvokasta aikaa. Astu askel lähemmäksi paperittoman toimiston luomista, vähennä ympäristövaikutuksiasi ja modernisoi sopimusprosessi.

Tee yrityksellesi palvelus ja hankkiudu eroon vanhanaikaisista sekä tehottomista tavoista. Aloita nykyaikainen ja joustava toimistoelämä sähköisten allekirjoitusten avulla.

4. Paranna turvallisuutta

Asiakirjojen paperikopioiden suojaaminen on lähes mahdotonta. Ne todennäköisesti häviävät ajan myötä. Yritä välttää fyysisten papereiden hukkumista yrityksen arkistoon. Oletko koskaan ajatellut, mitä tapahtuu, jos sinulle tai yrityksesi sopimuksia hallinnoivalle henkilölle sattuu jotain odottamatonta? Jos hallinnointi on yhden henkilön varassa, sinulla on ongelma, jos hän yhtäkkiä sairastuu tai lähtee.

Sopimushallintaohjelmistoa käyttämällä yritykset voivat olla varmoja siitä, että luottamukselliset tiedot säilytetään turvallisesti. Monissa ratkaisuissa käyttäjäroolit ovat lupaperusteisia, jolloin asiakirjoihin pääsyä voidaan hallita ja niissä on turvaominaisuuksia (kuten kaksivaiheinen tunnistautuminen). Näin mikään ei joudu vääriin käsiin. Lisäksi sopimusten hallinta ei ole yhdestä henkilöstä riippuvaista.

5. Ole valmis auditointiin

Useimmissa yrityksissä tehdään auditointeja, ja lopputulos riippuu usein siitä, kuinka valmistautunut olet.

Auditointiprosessi edellyttää yrityksen sopimusten tutkimista. Sopimusten ja muun tarvittavan dokumentaation tallentaminen yhteen paikkaan säästää sinulta aikaa, joka muuten menisi niiden etsimiseen. Näin varmistat ennakkoon, että tiedot ovat valmiina auditointia varten.

Jos haluat tietää enemmän sopimuksenhallintaohjelmistosta ja siitä, miten Azets voi auttaa sinua, tutustu ohjelmistoon tai ota meihin yhteyttä. Myynti palvelee sinua numerossa 010 756 4500 ja sähköpostitse osoitteessa myynti@azets.com.

Voit kokeilla Azets Agreement -ohjelmistoamme ja nähdä, miten se voi auttaa yritystäsi tehostamaan sopimusten hallintaa. Jos olet asiakkaamme ja sinulla on pääsy Azets Cozoneen, voit aloittaa ilmaisen kokeilun jo tänään. Kirjaudu ensin Cozoneen ja klikkaa sitten tätä linkkiä.

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi. Saat tiedon mm. uusimmista blogeistamme, ajankohtaisista webinaareistamme ja asiantuntijoidemme kirjoittamista oppaista ensimmäisten joukossa.

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Therese Eftevaag

Therese is a Corporate Content Producer in Azets’ marketing team. Her task is to make product information available in all of the Nordic countries. She has a degree within marketing and HR and a passionate interest in communication - especially making complex information understandable for everyone.