Kysytkö itseltäsi, kuinka parantaa tehokkuutta hyvinvoinnista tinkimättä?
Oletusten ja päätösten taustalla ei aina ole oikeaa liiketoimintaan perustuvaa tietoa. Kahta vaakakuppia voi tasapainotella työvoimanhallintaohjelman tuottaman datan avulla ja siten löytää optimaalisen tasapainon kannattavuuden ja hyvinvoinnin välillä. Tärkeintä on ensin kaivaa esille yrityksen arvot ja keskeisimmät tavoitteet.
Mitä huomioida työvoiman optimoimisessa?
Työvoimanhallinta eli WFM on paljon laajempi käsite kuin työvuorosuunnittelu. Ennen työvoiman optimoinnin aloittamista on hyvä käydä sisäinen keskustelu siitä, mitä erityisesti halutaan optimoida ja millä ehdoilla. Esimerkiksi työvoimakustannusten pitäminen minimissä saattaa vaikuttaa työntekijöiden jaksamiseen ja hyvinvointiin sekä yrityksen tarjoamaan palveluun ja sen laatuun. Mahdollisesti lisääntyneet sairauspoissaolot voivat lisätä kustannuksia.
Toisaalta muut kustannukset voivat nousta, jos esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa halutaan panostaa henkilökohtaiseen, perinpohjaiseen ja asiantuntevaan palveluun. Totuus löytyy usein yrityksen arvoista, kumpi on tärkeämpää tehokkuus vai henkilökohtainen palvelu?
Työvuorosuunnittelu, omien työntekijöiden toiveet ja hyvinvointi ovat lisäksi oma tekijänsä, joka vaikuttaa päätöksiin ja resursointiin. Usein vastaus löytyy näiden välimaastosta ja ratkaisee sen, miten dataa painotetaan optimoinnin kannalta.
Lue myös Kontrollia työajanseurantaan ja automaatioita palkkaprosesseihin
Liiketoiminnan mittarit ohjaavat päätöksentekoa
Kun kaikista tärkeimmät ja optimoitavat tekijät on selvitetty, pystytään määrittelemään päätöksentekoa ohjaavat mittarit. Määritellyt mittarit kertovat tapauskohtaisesti esimerkiksi henkilöstön tarpeen eri aikoina ja eri toimipisteissä. Tiedon avulla luodaan kuva menneisyydestä ja siihen pohjautuen voidaan luoda ennuste tulevista tarpeista. Tarkoituksenmukaista tietoa löytyy jokaisesta yrityksestä.
Tiedon etsiminen optimointia varten on myös hyvä selvitys siitä, mitä kaikkea tietoa yrityksessä kerätään. WFM avulla myös palkkahallinnon prosessin voi optimoida helposti, kun käytössä ovat sopivat ominaisuudet. Esimerkiksi hyvässä järjestelmässä on mahdollisuus rakentaa siihen TESin ja työaikalain tulkinta. Näin työaikoja ja tuntilistoja ei tarvitse erikseen enää lähettää palkanlaskentaan. Sisäisistä prosesseista tulee johdonmukaisempia, kun kaikki työaikaa koskevat tiedot tallennetaan samaan paikkaan ja palkka-aineisto siirtyy palkanlaskijalle kootusti.
Parhaimmillaan WFM-järjestelmä onkin alusta kaikelle henkilöstösuunnittelusta työvuorosuunnitteluun, työajan kirjaamiseen ja palkkajaksojen lähettämiselle palkanlaskentaan. Hankala ja monitahoinen palkanlaskentaprosessi virtaviivaistuu näin muutamaan klikkaukseen. Lopputuloksena työvuorot suunnitellaan vahvistetun tiedon perusteella optimoidusti ja julkaistaan työntekijöille.
Työvoiman optimointi pohjautuu yrityksen strategiaan ja arvoihin
Keskeisin on silti kysymys, mitä todella haluat optimoida? Tähän vaiheeseen kannattaa käyttää aikaa, sillä muuten WFM-järjestelmään syötettävä data ei välttämättä ohjaa optimoimaan oikeita asioita. Optimointiin perehtyneet asiantuntijamme auttavat mielellään datan fokusoimisessa ja määrittelyssä!
Tutustu Linkity-työajanhallintajärjestelmään
