Suorarekrytointiin keskittyvänä toimijana EU:n tietosuoja-asetus on tarkoittanut meille tiukkaa aivojumppaa ja kestävyysmatkan suoritusta käytäntöjemme päivittämisessä vaatimusten mukaisiksi asiakastyömme lomassa. Nyt olemme toiminnassamme pitkälti valmiit GDPR-aikaan, ja tässä tiivistettynä työnhakijoillemme ja asiakkaillemme näkyvät muutokset.
Miten GDPR vaikuttaa työnhakijoihimme?
Ehdottomasti merkittävin muutos on se, että kaikkeen henkilön henkilötietojen keräämiseen ja tallentamiseen tarvitaan sinun oma suostumuksesi. Käytännössä tämä näkyy siinä, että kontaktoidessamme sinua avoinna oleviin tehtäviin liittyen pyydämme kirjallisen suostumuksesi tietojen tallentamiseen uuden rekrytointijärjestelmämme kautta.
Työnhakijanamme sinun on mahdollista hakea meille myös avoimella hakemuksella mm. HR-, palkanlaskenta-, talous-, IT- ja teknisiin tehtäviin. Tähän saakka olemme ottaneet vastaan hakemuksia myös sähköpostin kautta järjestelmämme avoin haku -mahdollisuuden lisäksi. Jatkossa haet kaikissa tapauksissa järjestelmämme kautta. Eikä syytä huoleen, hakemuksen täyttäminen on helppoa, koska et tarvitse kopioida cv:täsi kohta kohdalta hakulomakkeille.
Kolmas merkittävä muutos on se, että säilytämme tietojasi vuoden kerrallaan ja muistutamme sinua cv:si päivittämisestä taas vuodeksi eteenpäin. Aikaisempana työnhakijana vanhassa rekrytointijärjestelmässämme pyydämme sinua tekemään hakemuksen uuteen järjestelmäämme, jotta voimme varmistua GDPR:n mukaisesta toiminnasta myös tältä osin.
Miten GDPR:n mukainen toimintamme näkyy asiakkaillemme?
Azets toimii rekisterinpitäjänä asiakkaillemme tehtävissä rekrytoinneissa, mikä tarkoittaa sitä, että me vastaamme tarvittavien henkilötietojen keräämisestä, tallentamisesta ja säilyttämisestä asetuksen vaatimusten mukaisesti. Niin ikään vastaamme tietosuojasta ja tietoturvasta. Asiakkaanamme sinun täytyy huolehtia siitä, että toimit meidän kanssamme yhteistyössä toteutettavissa rekrytoinneissa tietojenkäsittelijänä vaatimusten mukaisesti.
Käytännössä muutokset näkyvät tavoissa, joilla jaamme hakijakandidaattien tietoja rekrytoivalle esimiehelle ja HR:lle. Säilytämme hakijoiden cv:t ja hakemukset rekrytointijärjestelmässämme, jota kautta voimme jakaa niitä katseltavaksi. Muun henkilötietoja koskevan viestinnän rekrytoinnin aikana hoidamme sähköpostin salausta käyttäen.
Lisäksi tulemme kevään aikana tekemään tarvittavat sopimukset Azetsin GDPR-hankkeen aikataulun mukaisesti ja otamme sopimukset käyttöön nykyisten ja uusien asiakkaidemme kanssa.
Miten GDPR vaikuttaa meihin?
Olemme määritelleet prosessimme uusiksi, olemme vaihtaneet rekrytointijärjestelmän sekä ottaneet käyttöön LinkedIn Recruiterin suorakontaktoinnin välineeksi. Olemme varmistuneet siitä, että muutkin rekrytoinnissa käyttämiemme työkalujen toimittajat ovat tekemässä GDPR:n vaatimat muutokset. Olemme perehdyttäneet itsemme siihen, mitä GDPR tarkoittaa nyt ja miten seuraamme GDPR-käytäntöjen muotoutumista 25.5.2018 jälkeen. Lisäksi mietimme, voivatko vaikkapa robotit hoitaa kerättyjen ja tallennettujen henkilötietojen poistamisen käyttämistämme tietovarastoista säilytysajan päätyttyä – työn, jonka tällä hetkellä teemme manuaalisesti.
Tiimini ansaitsee onnittelufanfaarit ja tuhannet kiitokset tämän homman hoitamisessa maaliin. Ilman työsuhdejuristiemme apua emme olisi tänään tässä. Yhdessä olemme oppineet aika paljon, me GDPR:stä ja juristimme suorakontaktointiin perustuvasta rekrytoinnista. Tätä osaamista tarjoamme mielellämme kaikille, joilla tämä jumppa on edennyt ehkä vasta alkulämmittelyyn tai kenties vasta alkamassa. Jos mietit, miten vaikkapa sähköposti toimii rekrytointijärjestelmänä jatkossa GDPR:n mukaisesti, voimme auttaa sinua. Yhteystietomme löydät täältä.
Lue lisää EU:n tietosuojauudistuksesta esimerkiksi täältä.
