Mitä tietoja työnhakijasta voidaan selvittää?

HR | 26/10/2020

Kirjoittaja Mika Pahlsten

 

Rekrytoinnissa liikutaan henkilötiedon äärellä. Tietoa kerätään kuitenkin hyvin eri tavoin ja eri laajuudella eri yrityksissä. Sitä tarvitaan, jotta voidaan hallinnoida rekrytointiprosessia, selvittää henkilön soveltuvuutta ja arvioida menestymistä tehtävässä. Samalla on tärkeää olla perillä siitä, minkälaista tietoa on sopivaa kerätä sekä miten tietoa tulee käsitellä ja säilyttää. Ensiarvoista on myös ylipäätään määritellä rekrytoinnin käynnistyessä, mikä tieto on tehtävässä menestymisen arvioinnin kannalta olennaista.

Mikä on henkilötieto?

Etsittäessä sopivaa uutta työntekijää, samoin kuin jo työsuhteessa olevan kohdalla, työnantajan tulee sisäistää käsite henkilötieto. Se on keskeinen käsite, kun pohdimme, mitä ja millaista tietoa voimme henkilöstöstä kerätä. Työnantaja saa käsitellä henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin on tarpeellista. Henkilötiedolla tarkoitetaan sellaista henkilöä, ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavaa merkintää, joka voidaan tunnistaa henkilöä, hänen perhettään tai hänen kanssaan samassa taloudessa elävää koskevaksi. Lainsäädäntö jättää tämän käsitteen sisällön siten hyvin laveaksi. 

Rekrytoitaessa henkilön nimi ja yhteystiedot ovat tunnistamisen ja yhteydenpidon kannalta välttämätöntä tietoa. Sukupuoli, ikä ja kansalaisuus sen sijaan, ovat lähtökohtaisesti rekrytoinnissa merkityksettömiä tietoja ja niiden keräämisen perustetta kannattaa aidosti pohtia. Valmiudet toimia tehtävässä syntyvät muun osaamisen, kyvykkyyden, potentiaalin ja edellytysten pohjalta. Rekrytoitaessa hakijaa pyydetään ainakin perinteisesti avaamaan soveltuvuuttaan tehtävään avoimen tekstin tai hakemuksen sekä CV:n avulla. Sitä tietoa, mitä henkilö itse päättää näihin dokumentteihin sisältää, ei yritys voi rajata - joskus CV pitää mukanaan jopa henkilötunnuksen. On sanomattakin selvää, että yrityksellä on vastuu huolehtia tiedon luottamuksellisesta käsittelystä ja siitä, ettei dokumentit unohdu esim. haastattelutiloihin tai muiden ihmisten saataville sähköisessä muodossa. Prosessin edetessä tietoa kerätään kandidaatista yhä laajemmin: henkilöarviointi, erilaiset työnäytteet, mahdolliset referenssisoitot tai todistukset sisältävät kaikki tyypillisesti henkilötietoja. Kommentit ja kirjalliseen muotoon kirjatut vaikutelmat kandidaatista ovat myös arkoja – tämän tiedon kirjaamisessa ja säilyttämisessä kannattaa olla erityisen huolellinen – mitä, miten ja minne tietoa kirjataan.

Työsuhteen kannalta tarpeellinen henkilötieto

Työnantaja saa käsitellä työnhakijoiden ja jo palveluksessa olevien työntekijöiden henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin työsuhteen kannalta on tarpeellista. Tällaisia tietoja ovat mm. seuraavat:

  • Nimi ja yhteystiedot
  • Toimenkuva, kehityskeskustelut, osaaminen, kyvyt
  • Muistiinpanot hakijasta
  • Henkilöarvioinnit
  • Palkan maksamiseksi tarvittavat tiedot (pankkitili, ay-maksun perimistiedot)
  • Työssä kehittymistä varten tarvittavat tiedot (uratiedot, koulutustiedot)
  • Lähiomaisen yhteystiedot (hätätilanteita varten)
  • Tiedot työtodistusta varten

Huomioitavaa on myös se, että ihmisillä on oikeus saada tietoonsa hänestä kerätty tieto, joten on tärkeää, että tiedot ovat asianmukaisesti kerätty ja kandidaatista kirjattu tieto kestää päivänvalon. Tiedon käsittelyä ja sujuvaa rekrytointia edistää nykyaikainen rekrytointijärjestelmä, jossa tietojen hallinta on vaivatonta ja esimerkiksi henkilötietojen säännöllinen hävittäminen voidaan automatisoida (myös niin, että vaikka henkilötiedot hävitetään ja anonymisoidaan, voidaan vertailtava rekrytointidata säilyttää (esim. hakemusten ja pipelinen määrällinen data). Henkilötietoja tulisi muuten säilyttää vain vuoden verran tietojen keräämisestä, jollei henkilö anna tämän ajan kuluttua uutta suostumusta tiedon säilyttämiseen. 

Arkaluonteiset henkilötiedot

Arkaluonteisia henkilötietoja koskee lähtökohtaisesti käsittelykielto. Tällaisia tietoja ovat mm. henkilön vapaa-aikanaan harjoittama yhteiskunnallinen toiminta, mielipide ja uskonnollinen vakaumus. Ammattiliittoon kuulumista ei työnantaja saa suoranaisesti kysyä, mutta jos työntekijä ilmoittaa haluavansa, että ammattiliiton jäsenmaksu peritään palkasta, niin tällöin työnantaja käytännössä tämän tiedon saa.

Raskautta ja perheen perustamista ei työnantaja yleensä saa kysyä työnhakijalta. Sen verran voitaneen kuitenkin katsoa sallituksi, että jos työ on luonteeltaan niin raskasta tai vaarallista, että sikiö voi vaarantua jo raskauden alkuvaiheessa, niin tällöin voitaneen myös mahdollisesta raskaudesta tiedustella. Suosittelemme kuitenkin silti ennemmin kuvaamaan työn riskit mahdollisimman selkeästi työnhakijalle ja jättää hänet itse pohtimaan onko tämä tehtävä hänelle soveltuva. 

Joskus kandidaatti voi antaa kysymättä sellaista tietoa, joka ei päätöksentekoon saisi kuitenkaan vaikuttaa. Se voi liittyä vaikkapa uskontoon, poliittiseen näkemykseen tai parisuhdepolitiikkaan. Tässä punnitaan työnantajan moraalia ja kykyä jättää saatu tieto kylmästi päätöksenteon ja tiedon kirjaamisen ulkopuolelle.

Mistä henkilötietoja voidaan hankkia?

Henkilötiedot on hankittava lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään. Muualta hankittuihin tietoihin on yleensä saatava henkilön lupa. Suosittelijoiden käyttäminen CV:ssä on yleinen tapa, mutta niidenkin merkitykseen voidaan suhtautua varauksella. Jos henkilö on esim. ollut pitkään nykyisellä työnantajallaan, niin hänellä ei ehkä ole nimetä ketään suosittelijakseen, sillä harva haluaa kertoa nykyiselle esihenkilölleen etsivänsä muita töitä. Toisaalta suosittelijat ovat nimensä mukaisesti suosittelijoita, joten heiltä ei välttämättä saa hakijasta muuta kuin positiivisen kuvauksen. Jos suosittelijoita ei ole saatavilla, herättää toki sekin kysymyksen. Tämä vaatii myös rekrytoijalta taitoa säilyttää objektiivisuus tietoa käsitellessä. Kyseessä on aina yhden ihmisen subjektiivinen kokemus ja näkemys joka tulee sellaisenaan suhteuttaa. Vaatii myös perehtyneisyyttä ja valmistautumista rakentaa aidosti palveleva kysymyspatteristo tehtävä –ja tapauskohtaisesti suosittelijasoittoja varten. Parhaimmillaan referenssisoitot laajentavat käsitystä ihmisestä ja tämän kyvyistä sekä kehityskohteista suhteessa tehtävään. Niiden varaan ei tule koskaan laskea rekrytointipäätöksiä.

”Googlaaminen” eli työnhakijan tietojen etsiminen Internetin syövereistä on juridisesti hieman epäselvällä pohjalla. Elinkeinoelämän keskusliitto EK katsoo sen olevan sallittua, kunhan tietoa ei talleteta mihinkään eli ei muodosteta rekisteriä. Tietosuojavaltuutettu puolestaan ei pidä työnhakijan ”googlettamista” suotavana. Ei edes silloin kun työnhakijalta kysyttäisiin siihen lupa. Luvan antamatta jättäminen, kun voisi varsin todennäköisesti johtaa siihen, että työsuhdetta ei synny. Googlaamisen haasteena on myös se, että jos työnhakijan nimi on vähänkään yleisempi, niin voiko siinä mennä henkilöt keskenään sekaisin?

LinkedInin käyttö puolestaan katsotaan sallituksi. Tätä tulkintaa voi puoltaa ns. asemavaltuutuksen kautta. Koska kysymyksessä on alusta, jolla lähtökohtaisesti henkilöt antavat ennen kaikkea ammatillista tietoa itsestään, niin LinkedIn –tilin perustaminen voidaan katsoa sisältävän henkilön antaman luvan sille, että kuka tahansa voi näitä tietoja katsoa.

Oikeuskäytäntöä ei tiettävästi ainakaan Suomessa ole siitä, että joku olisi tullut googlettamisen takia syrjäytetyksi tehtävään valittaessa. Esimerkiksi Ruotsissa googlaaminen on sallittua työnantajille.

Onnistunut rekrytointi

Rekrytointiin kannattaa suhtautua vakavasti. Virhevalinta voi tulla työnantajalle yllättävän kalliiksi puhumattakaan työntekijän itsensä kannalta päätyä tehtävään, johon ei sovellu. On ehdottoman tärkeää olla työnantajana perillä oikeuksista ja velvoitteista, kun henkilötiedon äärellä liikutaan ja tehdään päätöksiä ihmisiin liittyen. Kun tietää, mitä tietoa saa kerätä – mikä ylipäätään on merkityksellistä tietoa ja toimii sen mukaisesti, myös rekrytoinnissa onnistutaan.

Jos tarvitset tukea tai sparrailua henkilötietojen käsittelyn tai rekrytoinnin tiimoilta, olethan yhteydessä Azetsiin – autamme mielellämme löytämään toimivimmat ratkaisut: Taru Sievänen, HR Advisor, +358 50 470 0854, taru.sievanen@azets.com ja Mika Pahlsten, Senior Legal Advisor
+358 50 325 7275, mika.pahlsten@azets.com.

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi. Saat tiedon mm. uusimmista blogeistamme, ajankohtaisista webinaareistamme ja asiantuntijoidemme kirjoittamista oppaista ensimmäisten joukossa.

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Mika Pahlsten

Senior Legal Advisor, Azets