Rekrytoinnissa henkilötietoa kerätään hyvin eri tavoin ja eri laajuudella eri yrityksissä. Tietoa tarvitaan, jotta voidaan hallinnoida rekrytointiprosessia, selvittää henkilön soveltuvuutta ja arvioida menestymistä tehtävässä.
Onkin tärkeää olla perillä siitä, minkälaista tietoa on sopivaa kerätä sekä miten tietoa tulee käsitellä ja säilyttää. Ensiarvoista on myös ylipäätään määritellä rekrytoinnin käynnistyessä, mikä tieto on tehtävässä menestymisen arvioinnin kannalta olennaista.
Mitä on henkilötieto?
Etsittäessä sopivaa uutta työntekijää, samoin kuin jo työsuhteessa olevan kohdalla, työnantajan tulee sisäistää käsite henkilötieto.
Työnantaja saa käsitellä henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin on tarpeellista.
Henkilötiedolla tarkoitetaan sellaista henkilöä, ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavaa merkintää, joka voidaan tunnistaa henkilöä, hänen perhettään tai hänen kanssaan samassa taloudessa elävää koskevaksi. Lainsäädäntö jättää tämän käsitteen sisällön siten hyvin laveaksi.
Rekrytoitaessa henkilön nimi ja yhteystiedot ovat tunnistamisen ja yhteydenpidon kannalta välttämätöntä tietoa. Sukupuoli, ikä ja kansalaisuus sen sijaan, ovat lähtökohtaisesti rekrytoinnissa merkityksettömiä tietoja ja niiden keräämisen perustetta kannattaa aidosti pohtia.
Tietosuojasta pitää huolehtia
Valmiudet toimia tehtävässä syntyvät muun osaamisen, kyvykkyyden, potentiaalin ja edellytysten pohjalta. Rekrytoitaessa hakijaa pyydetään ainakin perinteisesti avaamaan soveltuvuuttaan tehtävään avoimen tekstin tai hakemuksen sekä CV:n avulla. Sitä tietoa, mitä henkilö itse päättää näihin dokumentteihin sisältää, ei yritys voi rajata - joskus CV pitää mukanaan jopa henkilötunnuksen.
On sanomattakin selvää, että yrityksellä on vastuu huolehtia tiedon luottamuksellisesta käsittelystä ja siitä, etteivät dokumentit unohdu esimerkiksi haastattelutiloihin tai muiden ihmisten saataville sähköisessä muodossa.
Prosessin edetessä tietoa kerätään kandidaatista yhä laajemmin: henkilöarviointi, erilaiset työnäytteet, mahdolliset referenssisoitot tai todistukset sisältävät kaikki tyypillisesti henkilötietoja. Kommentit ja kirjalliseen muotoon kirjatut vaikutelmat kandidaatista ovat myös arkoja – tämän tiedon kirjaamisessa ja säilyttämisessä kannattaa olla erityisen huolellinen – mitä, miten ja minne tietoa kirjataan.
Työsuhteen kannalta tarpeellinen henkilötieto
Työnantaja saa käsitellä työnhakijoiden ja jo palveluksessa olevien työntekijöiden henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin työsuhteen kannalta on tarpeellista. Tällaisia työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja ovat mm. seuraavat:
- Nimi ja yhteystiedot
- Toimenkuva, kehityskeskustelut, osaaminen, kyvyt
- Muistiinpanot hakijasta
- Henkilöarvioinnit
- Palkan maksamiseksi tarvittavat tiedot (pankkitili, ay-maksun perimistiedot)
- Työssä kehittymistä varten tarvittavat tiedot (uratiedot, koulutustiedot)
- Lähiomaisen yhteystiedot (hätätilanteita varten)
- Tiedot työtodistusta varten
Huomioitavaa on myös se, että ihmisillä on oikeus saada tietoonsa hänestä kerätty tieto, joten on tärkeää, että tiedot ovat asianmukaisesti kerätty ja kandidaatista kirjattu tieto kestää päivänvalon.
Rekrytointijärjestelmä tukee tietojenkäsittelyä
Tiedon käsittelyä ja sujuvaa rekrytointia edistää nykyaikainen rekrytointijärjestelmä, jossa tietojen hallinta on vaivatonta ja esimerkiksi henkilötietojen säännöllinen hävittäminen voidaan automatisoida (myös niin, että vaikka henkilötiedot hävitetään ja anonymisoidaan, voidaan vertailtava rekrytointidata säilyttää (esim. hakemusten ja pipelinen määrällinen data).
Henkilötietoja tulisi muuten säilyttää vain vuoden verran tietojen keräämisestä, jollei henkilö anna tämän ajan kuluttua uutta suostumusta tiedon säilyttämiseen.
Arkaluonteiset henkilötiedot
Uskonnollinen vakaumus, ammattiliittoon kuuluminen, yhteiskunnallinen toiminta
Arkaluonteisia henkilötietoja koskee lähtökohtaisesti käsittelykielto. Tällaisia tietoja ovat mm. henkilön vapaa-aikanaan harjoittama yhteiskunnallinen toiminta, mielipide ja uskonnollinen vakaumus. Ammattiliittoon kuulumista ei työnantaja saa suoranaisesti kysyä, mutta jos työntekijä ilmoittaa haluavansa, että ammattiliiton jäsenmaksu peritään palkasta, niin tällöin työnantaja käytännössä tämän tiedon saa.
Raskaus ja perheen perustaminen
Raskautta ja perheen perustamista ei työnantaja yleensä saa kysyä työnhakijalta. Sen verran voitaneen kuitenkin katsoa sallituksi, että jos työ on luonteeltaan niin raskasta tai vaarallista, että sikiö voi vaarantua jo raskauden alkuvaiheessa, niin tällöin voitaneen myös mahdollisesta raskaudesta tiedustella.
Suosittelemme kuitenkin silti ennemmin kuvaamaan työn riskit mahdollisimman selkeästi työnhakijalle ja jättää hänet itse pohtimaan onko tämä tehtävä hänelle soveltuva.
Mitä, jos kandidaatti antaa kysymättä tietoa?
Joskus kandidaatti voi antaa kysymättä sellaista tietoa, joka ei päätöksentekoon saisi kuitenkaan vaikuttaa. Se voi liittyä vaikkapa uskontoon, poliittiseen näkemykseen tai parisuhdepolitiikkaan. Tässä punnitaan työnantajan moraalia ja kykyä jättää saatu tieto kylmästi päätöksenteon ja tiedon kirjaamisen ulkopuolelle.
Mistä henkilötietoja voidaan hankkia?
Henkilötiedot on hankittava lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään. Muualta hankittuihin tietoihin on yleensä saatava henkilön lupa.
Suosittelijoiden antama tieto
Suosittelijoiden käyttäminen CV:ssä on yleinen tapa, mutta niidenkin merkitykseen voidaan suhtautua varauksella. Jos henkilö on ollut pitkään nykyisellä työnantajallaan, niin hänellä ei ehkä ole nimetä ketään suosittelijakseen, sillä harva haluaa kertoa nykyiselle esihenkilölleen etsivänsä muita töitä.
Toisaalta suosittelijat ovat nimensä mukaisesti suosittelijoita, joten heiltä ei välttämättä saa hakijasta muuta kuin positiivisen kuvauksen. Jos suosittelijoita ei ole saatavilla, herättää toki sekin kysymyksen.
Vaatii myös rekrytoijalta taitoa säilyttää objektiivisuus tietoa käsitellessä. Kyseessä on aina yhden ihmisen subjektiivinen kokemus ja näkemys joka tulee sellaisenaan suhteuttaa.
Vaatii myös perehtyneisyyttä ja valmistautumista rakentaa aidosti palveleva kysymyspatteristo tehtävä –ja tapauskohtaisesti suosittelijasoittoja varten. Parhaimmillaan referenssisoitot laajentavat käsitystä ihmisestä ja tämän kyvyistä sekä kehityskohteista suhteessa tehtävään. Niiden varaan ei tule koskaan laskea rekrytointipäätöksiä.
Tietojen haku internetistä
”Googlaaminen” eli työnhakijan tietojen etsiminen internetin syövereistä on juridisesti hieman epäselvällä pohjalla. Elinkeinoelämän keskusliitto EK katsoo sen olevan sallittua, kunhan tietoa ei talleteta mihinkään eli ei muodosteta rekisteriä.
Tietosuojavaltuutettu puolestaan ei pidä työnhakijan ”googlettamista” suotavana. Ei edes silloin kun työnhakijalta kysyttäisiin siihen lupa. Luvan antamatta jättäminen, kun voisi varsin todennäköisesti johtaa siihen, että työsuhdetta ei synny. Googlaamisen haasteena on myös se, että jos työnhakijan nimi on vähänkään yleisempi, niin voiko siinä mennä henkilöt keskenään sekaisin?
Oikeuskäytäntöä ei tiettävästi ainakaan Suomessa ole siitä, että joku olisi tullut googlettamisen takia syrjäytetyksi tehtävään valittaessa. Esimerkiksi Ruotsissa googlaaminen on sallittua työnantajille.
LinkedIn tietolähteenä
LinkedInin käyttö puolestaan katsotaan sallituksi. Tätä tulkintaa voi puoltaa ns. asemavaltuutuksen kautta. Koska kysymyksessä on alusta, jolla lähtökohtaisesti henkilöt antavat ennen kaikkea ammatillista tietoa itsestään, niin LinkedIn –tilin perustaminen voidaan katsoa sisältävän henkilön antaman luvan sille, että kuka tahansa voi näitä tietoja katsoa.
Onnistunut rekrytointi
Rekrytointiin kannattaa suhtautua vakavasti. Virhevalinta voi tulla työnantajalle yllättävän kalliiksi puhumattakaan työntekijän itsensä kannalta päätyä tehtävään, johon ei sovellu. On ehdottoman tärkeää olla työnantajana perillä oikeuksista ja velvoitteista, kun henkilötiedon äärellä liikutaan ja tehdään päätöksiä ihmisiin liittyen. Kun tietää, mitä tietoa saa kerätä – mikä ylipäätään on merkityksellistä tietoa ja toimii sen mukaisesti, myös rekrytoinnissa onnistutaan.
Jos tarvitset tukea tai sparrailua henkilötietojen käsittelyn tai rekrytoinnin tiimoilta, autamme mielellämme löytämään toimivimmat ratkaisut. Tutustu rekrytointipalveluihimme ja työsuhdejuridiikan palveluihimme.
