Käyttöönottoprojekteissa on kaksi riskiä

Teknologia | 15.06.2022

Kirjoittaja Tony Leppänen

Suunnitteluun rakastuminen ja helppouden illuusio riskeeraavat käyttöönoton

Media on täynnä juttuja tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteista, joissa aikataulut pettävät, budjetit paukkuvat ja käyttäjät kiroilevat. Tosiasiassa valtaosa käyttöönottoprojekteista menee varsin hyvin. Ja niissäkin projekteissa, joissa jotain menee pieleen, on kuitenkin iso osa hommasta mennyt myös hyvin. Kun käyttöönotossa satsaa kahteen asiaan, on homma huomattavasti helpompaa.

Eriävät näkökulmat hidastavat suunnittelua

Käyttöönottoprojektien suurin kompastuskivi on se, ettei ostava puoli tunne ostamaansa järjestelmää eikä myyvä osapuoli puolestaan tunne ostajan prosesseja. Näiden tahojen erilaiset näkökulmat samaan asiaan johtavat usein siihen, että järjestelmän suunnittelu- ja määrittelyvaiheesta tulee pitkä ja piinallinen prosessi: määritellään jotain, mutta kumpikaan ei oikein tiedä mitä.

Vaikka usein sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, on IT-suunnittelun osalta syytä suhtautua tähän kansanviisauteen kriittisesti. Jos jumiudutaan suunnittelemaan ja määrittelemään liian pitkäksi aikaa, ehtivät matkan varrella muuttua prosessitkin – ja usein itse yrityskin.

Ketterä lähestyminen kannattaa

Mammuttisuunnittelusta pitäisikin siirtyä ketterämpään lähestymiseen. Asiaa tulisi lähestyä käytännön kautta: lähdetään kokeilemaan ja iteroimaan. Jos näyttää väärältä, korjataan suuntaa.  Näin varmistutaan siitä, ettei jo suunnitteluvaiheessa olla suuntaamassa aivan väärään maaliin.

Vältä ylisuunnittelua

Vaikka ketterä IT-projekti ei ole enää mikään uusi keksintö, on käytännössä sen toteuttaminen edelleenkin haastavaa. Ihmismieli kun pyrkii varmistamamaan kaikki mahdolliset uhkat ylisuunnittelemalla. Koska kaikkia karikoita ei kuitenkaan tiedetä, olisi paras mennä vain eteenpäin ja pitää huolta, että kaikuluotain on kunnossa ja keulassa joku huutaa, kun ollaan menossa matalikolle.

Totta kai myös suunnittelu on tärkeä osa projektia, mutta siinä painopisteen tulisi olla resursoinnissa ja aikataulutuksessa, ei kaiken mahdollisen ja mahdottoman määrittelyssä.

Kun lopputulos vaikuttaa helpolta, aliresursoidaan käyttöönotto

Ylisuunnittelun lisäksi toinen asia, johon moni käyttöönotto kompastuu, on itse käyttöönottovaiheen aliresursointi. Kun projektitiimi on tehnyt jo kuukausia hommia järjestelmän parissa, saattaa lopputulos vaikuttaa jo niin tutulta ja helpolta, että järjestelmän käyttäjien kouluttaminen unohtuu tai jää puutteelliseksi. Käyttäjille kyse on kuitenkin muutoksesta. Ja jotta ihmiset saavat uudesta järjestelmästä tarkoituksenmukaiset hyödyt, tarvitaan muutoksenhallintaa.

Konkreettisia vinkkejä taloudenhallintaohjelmiston vaihtoon ja käyttöönottoon löydät toisesta blogistamme.

Tarpeeksi osaajia mukaan jo alkuvaiheessa

On tärkeää, että riittävä määrä käyttäjiä on mukana jo suunnittelu-, kehitys- ja testausvaiheessa. Näin järjestelmäosaaminen ei ole vain pienen porukan tai pahimmassa tapauksessa yhden henkilön vastuulla. Lisäksi kannattaa varata projektissa mukana oleville ihmisille aikaa opastaa uusia käyttäjiä. Muutos menee huomattavasti helpommin läpi, kun ensimetrit onnistuvat.

Jos ensikokemukset uudesta järjestelmästä ovat hankalia, se johtaa puolittaiseen tekemiseen ja pahimmillaan siihen, että järjestelmää syytetään sellaisistakin asioista, jotka johtuvat vain opastuksen puutteesta.

Suunnittelemalla, ketterillä muokkauksilla ja koulutuksella päästään tavoitteeseen

Olipa kyse terveydenhoitojärjestelmän tai taloushallinnon järjestelmäprojekteista, ei koskaan tulla pääsemään one size fits all -tyyppisiin ratkaisuihin, jotka tekisivät järjestelmistä keskenään täysin identtisiä. Ja koska järjestelmät eivät ole identtisiä, niitä täytyy suunnitella, suunnitelmia muokata ketterästi ja ihmisiä kouluttaa.

Syntyikö kysymyksiä? Ohjelmistopalvelujemme asiantuntijat auttavat mielellään kaikissa käyttöönottoon liittyvissä kysymyksissä. Tutustu ohjelmistopalveluihimme.

Tilaa Azetsin uutiskirje ja saat mm. uusimmat blogimme, tuoretta tietoa lakimuutoksista, webinaarikutsuja ja asiantuntijoidemme kirjoittamat oppaat suoraan sähköpostiisi.

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Tony Leppänen

Business Line Leader, Azets