Taloushallinto­järjestelmän vaihto ja käyttöönotto

Taloushallinto | Teknologia | 12/11/2020

Kirjoittaja Paula Sundström

 

Yrityksen taloushallinnon pyörittämiseen tarkoitettujen järjestelmien tarjonta kasvaa koko ajan. Mistä sitten tietää, mikä järjestelmä tai järjestelmien yhdistelmä on sopiva juuri minulle?

Taloushallintojärjestelmän etsintä on hyvä aloittaa kartoittamalla, mitä kaikkia toimintoja järjestelmältä vaaditaan. Toiminnot voi jäsennellä pakollisuuden ja käytettävyyden perusteella. Mitkä toiminnot ovat pakollisia liiketoimintani pyörittämiseen ja millä toiminnoilla se onnistuu helpoiten? Esimerkiksi järjestelmien mobiilitoiminnot ovat jo monille pakollisia toimintoja ja jos ne puuttuvat tai ovat puutteelliset, täytyy kääntyä toisen järjestelmän puoleen. Onneksi usein kuitenkin pystytään listaamaan pakolliset järjestelmäominaisuudet ja toiminnallisuuksia voidaan lisätä käytön alettua.

Taloushallinnon järjestelmän valinta ja toimenpiteet

Taloushallinnon järjestelmää vaihdettaessa on hyvä miettiä, mitä puutteita tai ongelmia nykyisessä järjestelmässä on ja miten ne olisi toteutettu haavemaailmassa. Joskus ongelmiin löytyy ratkaisu nykyisestä järjestelmästä uusien toiminnallisuuksien lisäämisellä tai prosessimuutoksilla. Mikäli tilanne on kuitenkin se, että nykyinen taloushallintojärjestelmä ei taivu tarvittaviin toiminnallisuuksiin, on edessä järjestelmän vaihto. Mieltä askarruttavista asioista kannattaa keskustella oman taloushallinnon asiantuntijan kanssa, sillä sitä kautta voi saada hyviä vinkkejä sopivista ohjelmistoista.

Käyttöönottoprojektin suunnittelu

Kun sopiva taloushallintojärjestelmä on löytynyt, istahdetaan alas järjestelmätoimittajan kanssa ja käydään käyttöönotto kokonaisuutena läpi. Vaikka hyvin suunniteltu ei olisikaan aina puoliksi tehty, järjestelmien käyttöönottoprojekteja ei kannata lähteä toteuttamaan ilman suunnitelmaa. Nykytilanne on hyvä kerrata projektin aluksi ja miettiä, mitä kaikkia muutoksia voitaisiin tai haluttaisiin järjestelmävaihdoksen yhteydessä tehdä. Halutaanko muuttaa kirjauskäytäntöjä tai muuttaa kustannuspaikkarakennetta? Onko tarvetta tarkentaa prosesseja ja miettiä esimerkiksi vastaavatko asiatarkastajat jatkossa kustannuspaikan asettamisesta ostolaskuille asiatarkastuksen yhteydessä? Tätä kautta saadaan suunniteltua toimivat taloushallinnon prosessit, kirjoitettua ne auki sekä listattua työtehtävät. Näin ollaankin jo kuvattu lopputilanne ja voidaan lähteä työskentelemään sitä kohti.

Työnjako

Nyt, kun tavoite on selkeä, kuvataan toimenpiteet, miten sinne päästään. On tärkeää, että järjestelmätoimittajan ja asiakkaan välinen työnjako on selkeä. Kun tiedetään, kenen vastuulla mikäkin vaihe on, ei oletuksia tai väärinymmärryksiä pääse muodostumaan. Tässä vaiheessa aikataulutetaan myös käyttöönoton vaiheet ja aikataulut onkin tärkeä miettiä huolella. Esimerkiksi palkanmaksuun ei voi tulla keskeytyksiä, joten järjestelmän täytyy olla valmis käytettäväksi sovittuun palkanlaskentahetkeen. Samoin on hyvä miettiä, missä vaiheessa ostolaskuja on tarkoitus alkaa käsitellä uudessa järjestelmässä, jotta toimittajia voidaan tiedottaa oikeaan aikaan.

Järjestelmäkoulutus ja palaute

Järjestelmän ollessa valmis käyttöön, pidetään yrityskäyttäjille koulutukset. Toki koulutukset voi järjestää etupainotteisestikin, mutta yleensä uusiin järjestelmiin pääsee paremmin kiinni, kun oikeaa, oman yrityksen tuttua materiaalia on käsiteltävissä. Järjestelmiin voi tutustua myös puhtaasti lukemalla kirjallisia ohjeita. On tärkeää tuntea omat työntekijänsä ja valita oikea koulutusmuoto omille käyttäjille. Järjestelmätoimittajilta saa tukea ja koulutustilaisuuksia tarvittaessa, joten täsmäkoulutuksia voi aina tilata käyttöönoton jälkeenkin.

Järjestelmän käyttöönottoprojektin valmistuessa on vielä hyvä käydä järjestelmätoimittajan ja taloushallinnon asiantuntijan kanssa yhdessä läpi, miten käyttöönottoprojekti onnistui. Jäikö kuitenkin jotain huomioimatta ja onko asioita, joita mahdollisesti on vielä hyvä työstää projektin jälkeen. Käyttöönottoprojektin kokemuksen jakaminen auttaa myös järjestelmätoimittajaa kehittämään palveluaan, jolloin kaikki hyötyvät palautteen antamisesta.

Taloushallinnon järjestelmän käyttöönottoprojekti pähkinänkuoressa

  • Järjestelmätarpeiden kuvaus ja kartoitus
  • Järjestelmiin tutustuminen (demot), valinnan tekeminen
  • Käyttöönottoprojektin suunnittelu järjestelmätoimittajan johdolla
    • Nykytilan läpikäynti
    • Aikataulutus
      • Huomioi mm. palkanlaskenta-aikataulut ja mahdolliset laskutusosoitemuutokset
    • Koulutus
  • Palaute
  • Jatkokehitykset ja koulutukset

Tämän blogin kirjoittivat sinulle yhteistyössä Azetsin Financial Controller Paula Sundström ja ERP Consultant Elina Karvonen.

Me Azetsilla autamme sinua löytämään juuri sinun yrityksellesi sopivat taloushallinnon järjestelmäratkaisut sekä yhdessä pystymme luomaan toimivat taloushallinnon prosessit yrityksellesi. 

 

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi. Saat tiedon mm. uusimmista blogeistamme, ajankohtaisista webinaareistamme ja asiantuntijoidemme kirjoittamista oppaista ensimmäisten joukossa.

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Paula Sundström

Financial Controller, Team Leader