Löydä asiakirjasi missä ja milloin tahansa
Säästä tilaa siirtämällä fyysiset arkistot pilveen
Luo tehokkaampia liiketoimintaprosesseja digitaalisen arkiston avulla
- Digitaalinen arkisto tiedostojesi turvalliseen tallentamiseen
- Käytettävissä miltä tahansa laitteelta, missä ikinä oletkin
- Ratkaisut tarpeisiisi asiantuntijoidemme avulla
Digitaalinen arkisto yrityksellesi
Heti kun olemme vastaanottaneet skannatut asiakirjasi, voit käyttää niitä digitaalisen tallennuspalvelun kautta. E-arkisto on räätälöity juuri sinun asiakirjoillesi, jotka löydät hakutoiminnoista muutamassa sekunnissa. Tämän ratkaisun avulla kaikki tiedot tallennetaan yhteen ja samaan helposti saatavilla olevaan paikkaan, johon pääset käsiksi eri laitteilta, missä tahansa työskenteletkin.
Kun aloitat arkistopalvelun käytön, voimme myös auttaa organisaatiota luomaan tehokkaampia liiketoimintaprosesseja täydentämällä arkistoa indeksoinnilla ja metatiedoilla sähköisessä muodossa.
Namsskoganin kunnan arkisto digitaaliseksi
HR-dokumenttiarkiston tilanne
Namsskoganin kunta oli ajautunut dokumenttiarkistonsa kanssa ongelmiin, joka on Azetsille hyvin tuttu tilanne jo monien yritysten kanssa. Dokumentit olivat sijoitettuna ainoaan vapaaseen tilaan, jonka sijainti ei palvellut tehokasta työskentelyä. Lisäksi tilan arkistointikelpoisuus, sekä henkilötietoasetusten (GDPR) täyttyminen oli epäselvää. Ongelmaan haluttiin ratkaisu, jossa arkiston käyttö on tehokkaampaa, nopeampaa ja jossa tietoturva, sekä GDPR asetukset täyttyvät.
Kartoitus
Ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan yhteistyössä Azetsin asiantuntijoiden kanssa. Namsskoganin kunta esitti Azetsille koko dokumenttien elinkaaren aikaisen kierron. Niiden tekemisestä, käytöstä, muokkaamiseen, arkistointiin ja lopulta tuhoamiseen. Samalla selvisi, että kunnalta löytyi jo arkistointi/GDPR-vaatimusten mukainen digitaalinen arkisto, jonne uudet dokumentit ohjataan. Näiden tietojen avulla Azets pystyi tarjoamaan Namsskoganin kunnalle kokonaisvaltaisen ratkaisun, jossa arkisto muunnettiin paperimuodosta jo olemassa olevaan digitaaliseen arkistoon.
Asiakirjat helposti digitaaliseksi
Namsskoganin kunnalle oli ilahduttava tieto, kuinka helposti Azets pystyi digitoinnin järjestämään. Alkukartoituksen jälkeen kunnalle riitti, että Azetsille järjestettiin pääsy arkistoon, tietoturvalliset yhteydet avattiin digitoitujen dokumenttien toimitusta varten ja paperisten dokumenttien loppusijoituksesta sovittiin. Azets järjesti kaiken muun tarvittavan työn dokumenttien noudosta, eri käsittelyvaiheisiin, digitointiin sekä toimituksiin suoraan käyttöä varten.
Huomattavia hyötyjä digitaalisesta arkistosta
Digitoinnin jälkeen Namsskoganin kunta säästää huomattavasti työntekijöiden aikaa arkiston käytöstä. Aikaisemmin yhden dokumentin noutaminen arkistosta vaati työntekijältä useita minuutteja. Digitoinnin jälkeen dokumentti saadaan työntekijän näytölle sekunneissa!
Tehostetun käytettävyyden lisäksi digitoitu HR-arkisto täyttää kaikki tietoturva-, sekä GDPR-henkilötietoasetukset. Myös paperimuodossa olevat dokumentit saatiin indeksoitua parempaan järjestykseen ja vietyä kustannustehokkaampaan loppusijoituspaikkaan.
"Kun valitsimme kumppania digitoimaan HR-arkistoamme, Azets osoittautui parhaaksi vaihtoehdoksi. Heidän tarjouksensa oli paras niin palvelun, laadun kuin hinnankin puolesta.
Azets pystyi tuottamaan tarvitsemamme noudattaen samalla säädöksiä, joiden alaisia olemme. Meille oli myös tärkeää, että yrityksellä oli pitkä kokemus vastaavista projekteista.
Ja onhan sekin mukavaa, että kumppanin kanssa on helppoa tehdä yhteistyötä. Keskinäinen viestintämme toimi alusta asti hyvin.
Siksi päätimme valita yhteistyökumppaniksemme Azetsin."
Stian Brekkvassmo, Ordfører, Namsskoganin kunta
FAQ
Mikä on e-arkisto?
Miten pääsen alkuun?
Yhteystiedot
Haluan Azetsin asiantuntijan ottavan minuun yhteyttä liiketoimintaprosessien digitoimiseen ja resurssien skannaamiseen liittyen.
Puhelin:
Skannauspalvelu: +358 50 371 16 74
Myynti: +358 40 151 69 89
Osoite:
Postiosoite: Azets Document Solutions Oy, PL 1, 80020 Kollektor scan
Käyntiosoite: Azets Document Solutions Oy, Kirkkokatu 25 a, 80100 Joensuu