Asiakirjojen skannaus
 
 
 

Asiakirjojen skannaus

Muunna arkistosi saataville mistä ja milloin tahansa

 

 

Muunna eri paikoissa sijaitsevat asiakirjasi ja resurssisi digitaalisiksi niin, että ne ovat käytettävissä internetin välityksellä ja mukana tehokkaissa työnkuluissa.

benefit servicesp21.svg

Muunna fyysiset resurssit pilvipalvelun kautta käytettäviksi tietoturvallisiksi tiedostoiksi, joista voi tehdä hakuja

benefit services p22.svg

Digitaalisen arkiston avulla voit käyttää resurssejasi osana automatisoituja liiketoimintaprosesseja

benefit services p23.svg

Digitalisoimalla resurssisi säästät tilaa ja turvaat liiketoiminnan jatkuvuuden

Ominaisuudet

Voimme digitoida skannaamalla seuraavanlaisia resursseja:

  • suuri- ja pienikokoiset asiakirjat
  • laskut
  • lomakkeet
  • potilasasiakirjat
  • kirjat





  • kartat
  • piirustukset
  • mikrofilmikelat
  • mikrofilmikortit
  • valokuvat, diat ja negatiivit

Olemme skannanneet laajasti erilaisia sisältöjä eri toimialoilta, esimerkiksi lääketieteen ja taloushallinnon aloilta sekä vakuutus-, työllisyys-, ja asiakasviestintäaloilta. Asiakkainamme on pohjoismaisia kirkkoja, museoita ja erilaisia julkishallinnon organisaatioita.

Ja mikä tärkeintä, voimme auttaa organisaatiotasi hyödyntämään digitoituja materiaaleja tehokkaammin liiketoimintaprosesseissa ja automatisoiduissa toiminnoissa.

Miten toimimme lomakkeiden kanssa

Skannaamme lomakkeet huippulaatuisella ohjelmistolla, jossa on uusinta OCR-tekniikkaa (Optical Character Recognition eli optinen merkkien tunnistus) sekä vapaan tekstin tunnistus, joka lukee käsin kirjoitetun tekstin, painetut merkit, viivakoodit, valintaruudut ja muut valintaelementit. Voimme tarkistaa allekirjoitukset, lisätä numerosarakkeita ja luoda hierarkkisiin rakenteisiin perustuvia sääntöjä. Voimme myös poimia postinumerot ja tuoda osoitteita postitoimipaikan osoitetiedostoista.

Olemme tietojen poiminnan asiantuntijoita ja kerromme mielellämme, mitä voisimme tarjota juuri sinun yrityksellesi. Asiantuntemuksemme ja teknologiamme ansiosta voimme varmasti tuottaa palvelun, josta on todellista hyötyä liiketoiminnallesi.

Tiedot poimitaan erittäin tarkasti – varmuuskopiointiin saatavilla yksityiskohtaisia palvelutasosopimuksia.

Saat tiedot haluamassasi muodossa – valmiina käytettäviksi liiketoiminnassa saman tien.

Asiakastarina

Azets auttoi Namsskoganin kuntaa digitaalisemmaksi.

shutterstock_1517328948.jpg

HR-dokumenttiarkiston tilanne

Namsskoganin kunta oli ajautunut dokumenttiarkistonsa kanssa ongelmiin, joka on Azetsille hyvin tuttu tilanne jo monien yritysten kanssa. Dokumentit olivat sijoitettuna ainoaan vapaaseen tilaan, jonka sijainti ei palvellut tehokasta työskentelyä. Lisäksi tilan arkistointikelpoisuus, sekä henkilötietoasetusten (GDPR) täyttyminen oli epäselvää. Ongelmaan haluttiin ratkaisu, jossa arkiston käyttö on tehokkaampaa, nopeampaa ja jossa tietoturva, sekä GDPR asetukset täyttyvät.

Kartoitus

Ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan yhteistyössä Azetsin asiantuntijoiden kanssa. Namsskoganin kunta esitti Azetsille koko dokumenttien elinkaaren aikaisen kierron. Niiden tekemisestä, käytöstä, muokkaamiseen, arkistointiin ja lopulta tuhoamiseen. Samalla selvisi, että kunnalta löytyi jo arkistointi/GDPR-vaatimusten mukainen digitaalinen arkisto, jonne uudet dokumentit ohjataan. Näiden tietojen avulla Azets pystyi tarjoamaan Namsskoganin kunnalle kokonaisvaltaisen ratkaisun, jossa arkisto muunnettiin paperimuodosta jo olemassa olevaan digitaaliseen arkistoon.

Asiakirjat helposti digitaaliseksi

Namsskoganin kunnalle oli ilahduttava tieto, kuinka helposti Azets pystyi digitoinnin järjestämään. Alkukartoituksen jälkeen kunnalle riitti, että Azetsille järjestettiin pääsy arkistoon, tietoturvalliset yhteydet avattiin digitoitujen dokumenttien toimitusta varten ja paperisten dokumenttien loppusijoituksesta sovittiin. Azets järjesti kaiken muun tarvittavan työn dokumenttien noudosta, eri käsittelyvaiheisiin, digitointiin sekä toimituksiin suoraan käyttöä varten.

Huomattavia hyötyjä digitaalisesta arkistosta

Digitoinnin jälkeen Namsskoganin kunta säästää huomattavasti työntekijöiden aikaa arkiston käytöstä. Aikaisemmin yhden dokumentin noutaminen arkistosta vaati työntekijältä useita minuutteja. Digitoinnin jälkeen dokumentti saadaan työntekijän näytölle sekunneissa!

Tehostetun käytettävyyden lisäksi digitoitu HR-arkisto täyttää kaikki tietoturva-, sekä GDPR-henkilötietoasetukset. Myös paperimuodossa olevat dokumentit saatiin indeksoitua parempaan järjestykseen ja vietyä kustannustehokkaampaan loppusijoituspaikkaan.

 

mayor-no.pngnamsskoganliten.png

"Kun valitsimme kumppania digitoimaan HR-arkistoamme, Azets osoittautui parhaaksi vaihtoehdoksi. Heidän tarjouksensa oli paras niin palvelun, laadun kuin hinnankin puolesta.

Azets pystyi tuottamaan tarvitsemamme noudattaen samalla säädöksiä, joiden alaisia olemme. Meille oli myös tärkeää, että yrityksellä oli pitkä kokemus vastaavista projekteista.

Ja onhan sekin mukavaa, että kumppanin kanssa on helppoa tehdä yhteistyötä. Keskinäinen viestintämme toimi alusta asti hyvin.

Siksi päätimme valita yhteistyökumppaniksemme Azetsin."

Stian Brekkvassmo, Ordfører, Namsskoganin kunta

Yhteystiedot

Haluan Azetsin asiantuntijan ottavan minuun yhteyttä liiketoimintaprosessien digitoimiseen ja resurssien skannaamiseen liittyen.

Puhelin: 

Skannauspalvelu: +358 50 371 16 74 

Myynti: +358 40 151 69 89

Osoite:

Postiosoite: Azets Document Solutions Oy, PL 1, 80020 Kollektor scan

Käyntiosoite: Azets Document Solutions Oy, Kirkkokatu 25 a, 80100 Joensuu

Jätä yhteydenottopyyntö

Kyllä kiitos haluan, että käsittelette yhteydenottopyyntöni. Hyväksyn, että Azets vastaanottaa ja tallentaa yhteystietoni Azetsin tietosuojakäytännön mukaisesti.

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.