Yrityksen perustaminen – asioita muistilistalla

Taloushallinto
14/08/2018

Kirjoittaja Maria Parkkila

 

Tämä blogin kolmas osa on jatkoa neliosaiseen blogisarjaani, joka käsittelee yrityksen perustamista. Yrityksen perustajan muistilistan ensimmäisen osan ”Yrityksen perustaminen harkinnassa?” voit lukea tästäToisessa osassa käsittelin yrityksen perustamistoimia, yhtiömuodon valintaa ja rahoitusta.   

Yrityksen perustajan muistilista osa 3

Yritystoiminnan luvat

Yrittäjäksi ryhtyessä ja yritystä perustaessa on huomioitava, että osa elinkeinotoiminnoista on luvanvaraista. Siksi on tärkeää, jo ennen yrityksen varsinaisia perustamistoimia tarkistaa, tarvitaanko elinkeinolupa, toimipaikkalupa tai lupa ammatinharjoittamiseen. Tällaisia toimialakohtaisia lupia ovat esimerkiksi taksiliikenteen taksilupa, ravintolan alkoholijuomien anniskelulupa, rakentamisen luvat tai sosiaali- ja terveyspalveluiden luvat kuten lupa tuottaa yksityisiä terveydenhuollon palveluja. Lisäksi joillain toimialoilla säännellyissä ammateissa on ammattipätevyysvaatimuksia koulutuksesta, työkokemuksesta tai tutkintokokeesta.

Vakuutukset

Vakuuttaminen on osa yritystoiminnan riskienhallintaa. Pakollisia ja lakisääteisiä vakuutuksia ovat yrittäjän eläkevakuutus YEL, työntekijöiden eläkevakuutus TyEL, työntekijöiden työtapaturma- ja ammattitautivakuutus, ryhmähenkivakuutus sekä työttömyysvakuutus ja sairausvakuutusmaksu. Luvanvaraisissa elinkeinoissa, toimialasta riippuen, tarvitaan lisäksi muitakin pakollisia vakuutuksia kuten liikennevakuutus, potilasvakuutus tai ympäristövakuutus.

YEL-vakuutus on yrittäjän sosiaaliturvan perusta. YEL täytyy ottaa 6 kuukauden kuluessa yritystoiminnan aloittamisesta, kun toiminta on jatkunut yhtäjaksoisesti neljä kuukautta. Osakeyhtiön osakkaan pitää ottaa YEL-vakuutus, kun hän omistaa yksin yli 30 % tai yhdessä samassa taloudessa asuvan puolison kanssa yli 50 % osakkeista tai osakkeiden tuomasta äänimäärästä. Alkava yrittäjä voi saada alennusta eläkemaksuihinsa. Lisäksi yrittäjän on hyvä ottaa työajan tapaturmavakuutus sekä vapaa-ajan vakuutus.

Yrittäjän työttömyysturva säilyy, kun hän siirtyy palkansaajan työttömyyskassasta yrittäjäkassaan 3 kk:n sisällä yritystoiminnan aloittamisesta. Jos perustat yrityksen useamman osakkaan kanssa omistuksesi ollessa alle 30 %, sinut vakuutetaan työntekijöiden eläkevakuutuksen kautta.

Vapaaehtoisista vakuutuksista yrityksellä on oltava ainakin jokin perusyritysvakuutus kuten vastuuvakuutus, oikeusturvavakuutus, omaisuusvakuutukset, keskeytysvakuutukset ja ajoneuvovakuutukset. Sairauskuluvakuutuksen voi ottaa koko henkilökunnalle. Hyvässä rahoitustilanteessa voit harkita vapaaehtoisen eläkevakuutuksen ottamista.

Taloushallinto, kirjanpito ja palkat

Yrityksen lakisääteiset velvoitteet, jotka liittyvät kirjanpitoon, verotukseen, palkanmaksuun ja muuhun henkilöstöön liittyviin lakisääteisiin velvoitteisiin, kannattaa antaa asiantuntijoiden hoidettavaksi. Taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon palveluratkaisut on hyvä neuvotella oman yrityksesi tarpeitten mukaisiksi tilitoimiston kanssa. Tänä päivänä palvelukokonaisuuteen liittyy yleensä asiantuntijapalvelun lisäksi myös tilitoimiston kanssa yhteiskäyttöiset talous- ja palkkahallinnon sähköiset järjestelmäratkaisut.

Yritystoiminnan hallinnointiin kuluu yllättävän paljon aikaa. Yrittäjänä sinun kannattaa siis heti alusta alkaen opetella hyödyntämään sähköisiä taloushallintojärjestelmiä pöytäkirjojen, sopimusten ja muiden tärkeiden dokumenttien tietojen hallinnoinnissa ja arkistoinnissa. Silloin asioiden hoitaminen onnistuu yllättävissäkin elämäntilanteissa ajasta ja paikasta riippumatta. Pilvipalveluina toimivat järjestelmät ovat helppokäyttöisiä ja nopeuttavat yrityksesi asioiden hoitamista. Näiden järjestelmien tiedonvaihto- ja arkistointipaikat täyttävät GDPR:n eli EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Yrityksen kirjanpidon päätehtävä on laskea yrityksen tulos yritykselle kuuluvien tulojen ja menojen pohjalta voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti sekä pitää yritykselle kuuluvat varat ja velat erillään sinulle, muille omistajille tai esimerkiksi rahoittajille kuuluvista eristä. Ennakoivasti ja ajantasaisesti tuotettu kirjanpidon raportointi auttaa sinua yrityksesi toiminnan pyörittämisessä ja päätöksenteossa.

Verotus

Yrityksen veroilmoitukset tehdään kirjanpidon pohjalta. Arvonlisävero maksetaan verottajalle kuukausittain, kun toiminta on säännöllistä, tai neljännesvuosittain tai vuosittain, kun toiminta on vähäisempää. Palkoista tehdään työnantajailmoitukset verottajalle ja maksetaan ennakonpidätys ja sairasvakuutusmaksut verottajan aikataulujen mukaan. Palkkojen osalta TyEL- ja tapaturmavakuutustiedot ilmoitetaan vakuutusyhtiöille.

Tuloveroilmoitus tehdään vuosittain yrityksesi tilinpäätöksen pohjalta. Toiminimet ja henkilöyhtiöt jättävät veroilmoituksensa huhtikuun alkuun mennessä ja osakeyhtiöt ja muut yhteisöt neljän kuukauden kuluessa tilikauden päätymisestä. Tuloveroilmoituksen pohjalta lasketaan ennakko- ja jäännösverojen määrä. Tämän takia on tärkeää, että yrityksesi kirjanpidon hoito on hyvissä käsissä ja veroilmoitukset täytetty huolellisesti. Tällöin voit paremmin ennakoida yrityksesi varojen riittävyyttä, suunnitella tulevaa toimintaa tai vaikka henkilökunnan palkkaamista.

Työnantajana toimiminen

Milloin on sopiva aika palkata uusi työntekijä? Taloushallinnon asiantuntija tekee tarvittaessa yrityksellesi laskelman, joka huomioi palkan sivukulukustannukset ja arvioi yrityksesi palkanmaksukyvyn ja tavoitellun lisämyynnin. Työnantajana yrityksesi tulee tarjota positiivinen, turvallinen työympäristö, tukea työntekijää hänen työtehtävissään sekä edistää hänen ammatillista kehittymistään. Hyvästä työilmapiiristään tunnetun yrityksen imago vetää osaavia työntekijöitä puoleensa ja auttaa yritystä menestykselliseen kasvuun. Tiesithän että Azetsilta saat apua yrityksen perustamisen kaikissa vaiheissa ja myös yrityksellesi sopivan työntekijän rekrytoinnissa?

Kirjoittajasta Maria Parkkila

Business Advisor, Financial Controller, KLT, Azets Helsinki