Budjetoinnin rooli on muuttunut vuosien varrella. Beyond budgeting -malli painottaa enemmän ennusteiden laadintaa, mutta aktiivinen ennustaminen ei ole vielä syrjäyttänyt budjetointia, joten budjetointi on edelleen erittäin tärkeää.
Yhdistämällä budjetoinnin ja ennustamisen voit luoda vahvan perustan liiketoiminnallesi. Mutta kuinka saat budjetoinnista täyden hyödyn irti? Tässä artikkelissa tarkastelemme muutamia vaihtoehtoja.
Näin muutat budjetoinnin tehokkaammaksi johtamisen työkaluksi
1. Suunnittele ennakkoon
Yrityksen tarkoituksena on tuottaa arvoa omistajille kasvamalla. Kannattava kasvu edistää yrityksen kehitystä ja tarjoaa enemmän liikkumavaraa kasvun jatkumiseen sekä paremmat puskurit mahdollisten taantumien ja kriisien aikana.
Organisoimalla taloushallinnon hyvin, tekemällä jatkuvaa seurantaa ja ennakoimalla kuluja varmistat, että olet aina askeleen edellä. Strategian muodostaminen ja sen numeraalistaminen ohjaa suunnittelemaan tulevaa ja antaa pohjan toimintasuunnitelman laatimiselle.
Budjetointi kuvaa yrityksen taloudellista toimintaa osana strategian toteuttamista seuraavan tilikauden aikana. Odottamattomia kuluja voi ilmaantua, jolloin niihin varautuminen ennalta maksaa itsensä takaisin. Kun noudatat hyviä budjetointikäytäntöjä, haasteisiin on helpompi vastata.
2. Hyödynnä resurssejasi
Alkavan ajanjakson ennusteesta tulee luotettavampi, kun toimitaan aikaisessa vaiheessa käytettävissä olevien lukujen perusteella. Budjetti on tehokas johtamisen työkalu. Se määrittää selkeän, realistisen ja saavutettavissa olevan tavoitteen. Lisäksi se helpottaa yrityksen sisäistä viestintää ja yhteisymmärrystä siitä, mitä tavoitteiden saavuttamiseksi vaaditaan.
Budjetointi on hyödyllistä yrityksen koosta riippumatta, mutta suurella yrityksellä voi olla hyvin erilaisia tarpeita kuin keskisuurella tai pienellä yrityksellä. Suurempi liikevaihto edellyttää monimutkaisempaa ja syvällisempää budjetointia, isommalle määrälle osastoja ja työntekijöitä. Pienemmässä yrityksessä prosessi on sama, mutta pienemmässä mittakaavassa. Tee budjetointi sen mukaan, mitä yrityksesi ja myymäsi tavarat tai palvelut tarvitsevat.
On hyvin yleistä pyytää konsultointiapua budjetointipalveluja tarjoavalta yritykseltä, jotta saat asiantuntijoilta hyödyllisiä, yrityksesi erityistarpeisiin perustuvia neuvoja.
3. Kommunikoi
Rima pitää asettaa korkealle kasvua tavoiteltaessa. Liiketoiminta kohtaa haasteen, jos kysyntä ylittää selvästi budjetoidun tason. Kykeneekö yritys vastaamaan nopeasti kasvaneeseen kysyntään potentiaalin hyödyntämiseksi?
Toisenlaisia ongelmia muodostuu, jos kysyntä laskee jyrkästi ja budjetista tulee epärealistinen. Tämä voi heikentää motivaatiota: "emme kuitenkaan pysy budjetissa", mikä voi johtaa yrityksen toimintojen alisuoriutumiseen. Tällä on suurempi merkitys toimialoilla, joilla esiintyy voimakasta ja äkillistä kysynnän vaihtelua.
Ongelmien ilmaantuessa on tärkeintä, että tiimi pystyy kommunikoimaan hyvin, voidaan laatia suunnitelma ja antaa selkeät vastuut kaikille tiimin jäsenille ongelman ratkaisemiseksi. Hyvä budjetointi tarkoittaa sopeutumista virheisiin ja äkillisiin vaihteluihin.
Viime vuosina on monien eri tapahtuminen johdosta ollut entistä vaikeampi ennakoida markkinoiden käyttäytymistä. Varasuunnitelma pahimman varalta ja toimintaohjeet tilanteeseen reagointiin saavutetaan huolellisen sisäisen viestinnän sekä keskinäisen luottamuksen avulla kaikkia sitouttaen.
4. Seuraa liiketoiminnan suoriutumista ja reagoi poikkeamiin
Monissa yrityksissä budjetointi tehdään kerran vuodessa ennen uuden tilikauden alkua. Tilikauden aikana toteutunutta tulosta verrataan budjettiin ja edellisen vuoden toteumaan. Mutta riittääkö tämä yhä nopeammin muuttuvassa toimintaympäristössä?
Budjetointityökalujen avulla voidaan seurata yrityksen taloudellista suoritusta budjettiin nähden ja yllä kuvatuissa erilaisissa tilanteissa. Mikäli markkinat muuttuvat äkillisesti voidaan hyödyntää lopputilikauden osalta korjattua budjettia tai tarkistaa loppuvuoden budjetti tietyin väliajoin, esimerkiksi vuosineljänneksittäin tai puolessa välissä tilikautta. Tämän jälkeen toteumaa on mahdollista verrata alkuperäiseen budjettiin, viime vuoden toteumaan sekä korjattuun budjettiin poikkeamien havaitsemiseksi.
5. Katso aina eteenpäin
Yksi vaihtoehto on käyttää ennusteita budjetin rinnalla. Ennusteet päivittyvät ja niitä voidaan muuttaa jatkuvasti lukitun budjetin rinnalla. Ennusteiden avulla saadaan selkeämpi ja ajantasaisempi näkemys tulevasta ajanjaksosta ja muutoksiin pystytään reagoimaan nopeammin toimintaa sopeuttamalla.
Budjetointityökalut Azetsilta
Azets tarjoaa yksinkertaisia budjetointityökaluja niille yrityksille, joille yksi tilikausitason budjetti on täysin riittävä. Navita budjetointi- ja ennustesovelluksemme tarjoaa edistyneempiä ominaisuuksia seurantaan ja tarkempaan ennusteiden laatimiseen. Voit sen avulla muodostaa ja hyödyntää useita budjetti- ja ennusteversioita.
Lue lisää Navitasta ja siitä, kuinka voimme auttaa sinua.
