Digitalisointi kiihtyy ja useimmissa organisaatioissa panostetaan yhä enemmän tiedolla johtamiseen. Rationalisoimme ja automatisoimme ja pyrimme poistamaan turhia työvaiheita.
Uutta optimointi- tai tehostamisprojektia suunniteltaessa käy usein niin, että yksi erittäin tärkeä prosessi jää huomioimatta. Se on palkanlaskenta. Palkanlaskentaa hoitaa yrityksissä usein vain muutama henkilö, mutta toimimattoman palkanlaskennan vaikutukset ovat laajat.
Yrityksesi palkanlaskennassa on varmasti paljon optimoitavaa ja tehostettavaa. Optimionnista syntyvät hyödyt ovat todennäköisesti vähintään yhtä suuret kuin muidenkin hallinnollisten toimintojenkin. Mutta miksei palkanlaskentaa löydy optimoitavien toimintojen prioriteettilistan kärkisijoilta, vaikka siitä olisi hyötyä? Ehkä tunnistat yhden tai useamman seuraavista huonoista, mutta klassisista tekosyistä siihen, että palkanlaskennan kehittämiseen ei ole panostettu.
1. Entä jos palkka on laskettu väärin?
Tämä on epäilemättä yleisin tekosyy ja suurin este palkanlaskennan uudistamiselle. Entä jos tapahtuu virhe, kun ryhdymme muuttamaan asioita? Entä jos työntekijöiden palkat lasketaan väärin – tai he eivät saa palkkaa lainkaan?! Mitä meidän pitäisi tehdä ja kuka on vastuussa virheistä?
Tämä pelko on täysin ymmärrettävä, kun liikutaan niin tärkeällä alueella kuin palkanlaskenta. Pienikin virhe voi aiheuttaa merkittäviä seurauksia, joten on tärkeää, että palkanlaskennan prosessissa on määritellyt kontrollit jo ennen varsinaista palkka-ajoa. Mikäli tämä asia on kunnossa, on virheiden riski vähäinen. Ja mikäli näin ei tilanne ole, on tämä se piste, mistä optimointiprosessin pitää alkaa.
Ulkopuoliseen asiantuntija-apuun turvautuminen on hyvä tapa välttää virheitä. Tähän saat apua Azetsilta. Koulutetut ja objektiivisesti asiaa tarkastelevat asiatuntijamme varmistavat, että kaikki yksityiskohdat otetaan huomioon eikä mitään osa-alueita jätetä tarkastelun ulkopuolelle. Sinä ja kollegasi voitte olla rauhallisin mielin koko prosessin ajan.
2. Palkanlaskenta sujuu hyvin
Jos se ei ole rikki, älä korjaa sitä! Työntekijät saavat palkkansa ajoissa ja oikein. Palkanlaskentatoiminto on niin pieni osa liiketoimintaa, että sen tehostamisen hyödytkään eivät voi olla suuret? Miksi käyttää aikaa jo toimivan asian muuttamiseen?
Kaikkein helpoin asia on pitää kiinni vanhasta toimintatavasta – varsinkin jos se toimii hyvin. Mutta toimiiko se aina hyvin? Tehokkaaksi viritetyssä palkanlaskennassa jokainen kokopäiväinen työntekijä voi käsitellä 1 000–1 200 palkkalaskelmaa kuukaudessa. Työntekijän, joka työskentelee puolet ajasta, pitäisi siksi pystyä käsittelemään 500–600 palkkalaskelmaa kuukaudessa ja niin edelleen. Miltä asia näyttää sinun yrityksessäsi? Useimmissa yrityksissä on varaa tehostaa, ja tämä pätee epäilemättä myös sinuun.
Rutiinit eivät aina ole hyvä asia, ei myöskään palkanlaskennassa. Monet palkkahallinnon työntekijät ovat tehneet työtä jo vuosia ja he ovat oman alansa erikoisasiantuntijoita. Siitä on etua ja haittaa. Yrityksellesi sillä on tietysti etua, että työntekijät ovat erikoistuneita ja ymmärtävät syvällisesti liiketoiminnan ja yrityksen tarpeet. Mutta kriittisessä toiminnassa, kuten palkkahallinnossa, muutama erikoistunut henkilö voi nopeasti tulla korvaamattomaksi, koska kukaan muu ei tunne heidän työtään. Yllättävistä poissaoloista voi syntyä helposti ongelma.
Azetsille tulee säännöllisesti kyselyjä yrityksiltä, joilla on erittäin akuutti palkanlaskennan avun tarve, kun työntekijät irtisanoutuvat yhtäkkiä tai jäävät sairauslomalle.
Lisäksi palkanlaskijat jäävät usein kiinni tehottomiin rutiineihin, koska heitä ei ole koskaan kannustettu tai motivoitu uudistamaan toimintaa. He suorittavat palkanlaskennan vakiomenettelyn mukaisesti, koska se toimii. Usein syy on se, että palkanlaskija ei ole tietoinen siitä, että asiat voidaan tehdä myös toisin. Esimerkiksi, jos pyydät kirjanpitäjääsi tai palkanlaskijaasi kuvaamaan tarkasti, mitä hän tekee ja miksi, monet toimintatavat perustuvat totuttuun tapaan tehdä asioita eivätkä ne ole harkittuja valintoja.
3. Työntekijät hermostuvat
Kun tuttu ympäristö ja rutiinit muuttuvat, on luonnollista tuntea epämukavuutta. Tämä koskee meitä kaikkia, eikä se ole ainutlaatuista palkanlaskentatoiminnolle. Kysymykset alkavat heti: Miksi meidän on muutettava asioita? Tekeekö joku huonoa työtä? Voiko muutos johtaa irtisanomisiin?
Tarpeetonta epävarmuutta voidaan helpottaa avoimella keskustelulla ja hyvällä viestinnällä. Osallista työntekijät ja kerro avoimesti mitä on tapahtumassa. Kerro, että optimointihanke hyödyttää myös palkanlaskennasta vastaavia työntekijöitä ja vakuuta heille, että hanke toteutetaan hyvässä vuoropuhelussa heidän kanssaan.
4. Optimointi? Sehän on palkanlaskennan sisäinen tehtävä
Yrityksesi palkanlaskennasta vastaavalla henkilöstöllä on varmasti kaikki tehtävät ja prosessit hyvin hallinnassa, mutta kaikki asiat on tehtävä nopealla aikataululla ja palkat on maksettava ajoissa.
Tiedätkö sinä, miten palkanlaskenta toimii? Tiedätkö, kuinka monta prosessia ja mitkä prosessit edeltävät varsinaista palkka-ajoa, ja että palkkahallinto on pitkälti riippuvainen muun organisaation panoksesta?
Jotta voisit tunnistaa optimoinnin hyödyt, sinun on ensin ymmärrettävä nykyisiä prosesseja. Mutta niin kauan kuin virheitä ei synny ja asiat toimivat niin kuin pitää, miksi keikuttaa venettä, eikö?
Jos vietät muutaman tunnin tutustumalla siihen, miten monta ulkoista tekijää vaikuttaa palkanlaskentaan ja kuinka monta yksiköiden välistä työnkulua todella tapahtuu, voit pian löytää helppoja tapoja toiminnon virtaviivaistamiseen ja tehostamiseen.
5. Meillä ei ole aikaa
Palkat on laskettava joka kuukausi, ajoissa ja oikein. Palkanlaskennassa ei ole aikaa analysoida nykyistä työnkulua ja pohtia, voitaisiinko työ tehdä uudella ja järkevämmällä tavalla.
Päivittäiset operatiiviset tehtävät vievät aikaa ja innovointiin jää harvoin aikaa. Optimointiprosessi on suunniteltava ja priorisoitava ja sillä on oltava johdon tuki ja huomio.
Aloittaessasi projektin voit nopeasti löytää hyötyjä säästöjen, paremman laadun ja palkanlaskennan järjestelmien yhteen toimivuuden muodossa. (Lue palkanlaskennan järjestelmistä.) Optimoinnista hyötyvät myös itse palkanlaskijat, kun tehtäviin kuluu vähemmän aikaa. Ja säästyvä aika voidaan käyttää rutiinien sijaan kehitystä edistäviin tehtäviin – ja se on myönteinen kehityssuunta useimpien työntekijöiden mielestä.
Sano ei tekosyille. Lue lisää palkanlaskennan ulkoistamisesta.
