Mitä tarkoittavat tilinpäätös ja kirjanpito?

Tilinpäätös on yleiskatsaus yrityksesi tuloihin, menoihin , varoihin ja velkoihin. Tilinpäätös muodostuu tuloslaskelmasta ja taseesta sekä tarvittavista liitetiedostoista. Siitä näkee, onko yrityksesi tehnyt voittoa tai tappiota tietyn ajanjakson aikana. Tilinpäätöksen luvut ovat peräisin kirjanpidosta, joka on jokaisen yrityksen lakisääteinen velvollisuus. Yksinkertaisuudessaan kirjanpito koostuu asiakkaille lähetetyistä myyntilaskuista ja yritykselle aiheutuneista kuluista. Näitä kahta erää verrataan yrityksen pankkitilin rahaliikenteeseen. Tilinpäätös laaditaan tilikauden (yleensä 12 kk) päätyttyä. Tilinpäätös on yrityksen tärkein näyteikkuna, se näyttää yhteistyökumppaneille ja tavarantoimittajille, kuinka terve taloutesi on. Tilinpäätös kannattaa laatia, vaikka yritykseltäsi ei edellytettäisi sitä: voit tarvita tilinpäätöstä esimerkiksi luottoa, rahoitusta tai elinkeinolupaa hakiessasi.

Kirjanpito tarkoittaa yrityksen liiketapahtumien järjestelmällistä kirjaamista. Yksinkertaistettuna sinulla on yksi liiketapahtuma joka kerta, kun: ostat jotain, maksat laskun jostakin, jonka olet aiemmin ostanut luotolla, myyt jotain asiakkaalle ja aiemmin luoton saanut asiakas maksaa laskunsa. Nykyään kirjanpito hoidetaan tyypillisesti sähköisellä taloushallinnon ohjelmistolla, jolloin kirjanpidossa avuksi tulee automaatio. Ohjelmistosta saat reaaliaikaisesti yleiskuvan yrityksesi tuloslaskelmasta ja taseesta. Hyvällä ohjelmistolla voit hoitaa kaikki talousasiat yhdestä paikasta kuten lähettää laskuja asiakkaille sekä pankkiyhteyksien avulla maksut yms. Tämä auttaa esimerkiksi, kun pitää tehdä ALV- tai veroilmoitus ja tilinpäätös. Kirjanpidon avulla seuraat: tuloja ja kuluja (tuloslaskelma), kuinka paljon olet velkaa (velat taseessa), mikä on omaisuutesi arvo, kuten autosi, koneet jne. (taseessa olevat vastaavat) ja mikä on yrityksesi arvo (oma pääoman osuus vastattavista).

Verotus perustuu kirjanpitoon, ja kaikkien yritysten on pidettävä kirjaa kuluistaan ja tuloistaan. Kun kirjanpitosi on hyvin hoidettu, siitä selviää myös, mistä kuluista voit tehdä vähennyksiä eli vähentää tuloistasi ennen kuin maksat veroja. Kirjanpitosi mukainen tulos on se summa, josta sinun on maksettava veroa. Arvonlisäveroa maksat puolestaan myyntitulojen perusteella. Osan yrityksistä, kuten osakeyhtiöiden, osuuskuntien ja ei-keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden, pitää lisäksi liittää tilinpäätöstiedot veroilmoitukseen.

Ammatin- ja liikkeenharjoittaja voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, mikäli sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista: 1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa; 2) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa; tai 3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä. Kaikkien muiden organisaatioiden tulee pitää kahdenkertaista kirjanpitoa. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa liiketapahtuma kirjataan yhdelle tilille. Liiketapahtumia ovat saadut tulot sekä maksetut menot, korot ja verot sekä tavaroiden ja palvelujen oma käyttö. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa menot ja tulot kirjataan sille päivälle, jona maksu tapahtuu.

Kun kirjanpidossa kirjataan rahan lähde ja rahan käyttö, menetelmää kutsutaan kahdenkertaiseksi kirjanpidoksi. Jokainen liiketapahtuma kirjataan kahdelle tilille: toiseen debet-puolelle ja toiseen kredit-puolelle, ja summan on oltava sama. Yksinkertaistaen näistä voi sanoa, että kredit on puoli, josta lähtee rahaa ja debet on puoli, johon raha tulee. Kahdenkertainen kirjanpito kannattaa useimmiten, vaikka lain mukaan yhdenkertainen riittäisi. Yhdenkertaisesta kirjanpidosta on hankala nähdä ajantasainen talouden tila, onko yritys tuottoisa vai tekeekö tappiota. Tämä johtuu siitä, että yhdenkertainen kirjanpito toimii koko ajan viiveellä, koska asiakkaat maksavat laskujaan joskus jopa kuukausia myöhässä.

Sinun on pidettävä huoli tositteistasi. Teet tämän seuraavasti: Tallenna kaikki tositteet sähköisesti kirjanpito-ohjelmaasi. Ohjelma numeroi ne automaattisesti ja ne on helppo löytää tarvittaessa. Säilytä tositteet vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Ohjelmistoissa on arkistointimahdollisuus, joten fyysisiä mappeja ei enää tarvita. Hyvä taloushallinnon ohjelmisto auttaa tositteiden käsittelyssä ja tallentamisessa. Voit esimerkiksi ottaa kuvat kuiteista ja ladata ne järjestelmään.