Asuntosäätiö

Tukea HR-järjestelmän valintaan ja käyttöönottoprojektin läpiviemiseen

Asuntosäätiön henkilöstöpäällikkö Minna Saarni kertoo, että tarve HR-järjestelmälle nousi, kun exceleiden pyörittely ja tietojen muistinvarainen hallinnointi ei lähes satapäisessä organisaatiossa enää riittänyt ja vei tarpeettoman paljon aikaa. Tarvittiin järjestelmä, jossa tiedot olisivat yhdessä paikassa ja josta niin työntekijät kuin esimiehet pääsisivät itse katsomaan tietojaan. Minna jatkaa, että heillä ei ollut alkuun tietoa, minkä järjestelmän he haluaisivat ja mikä olisi heille paras, joten he päättivät ottaa mukaan ulkopuolisen toimijan, jolla olisi kokemusta monesta eri järjestelmästä ja jonka avulla he voisivat löytää itselleen sopivan järjestelmän. Minna kertoo, että Azetsin toteuttama HR-järjestelmävalinnan tuki oli mielenkiintoinen projekti, jonka aikana pääsi tutustumaan moneen eri järjestelmään. Azetsin asiantuntijoilta tuli hyviä näkökulmia ja heidän avullaan oli helpompi tehdä valintapäätös.

Azets ei ole tietyn järjestelmän puolella, vaan meidän puolella ja miettii meille sopivaa ratkaisua.

Asuntosäätiö päätyi valinnassaan Sympa HR-järjestelmään, koska se vaikutti yritykselle ja sen kokoluokkaan sopivalta. Tärkeää oli, että järjestelmää on mahdollista itse räätälöidä ja sen pystyy suunnittelemaan omiin tarpeisiinsa sopivaksi. Järjestelmää pääsee muokkaamaan helposti myös käyttöönoton jälkeen ja monesti järjestelmän arkikäytössä huomaakin uusia tarpeita. Sympa vakuutti myös selkeydellään ja helppokäyttöisyydellään. Lisäksi kotimaisuus oli Asuntosäätiölle merkittävä tekijä. Asuntosäätiö halusi Sympan käyttöönoton Azetsilta, koska Azets on luotettava ja ammattitaitoinen HR-kumppani. Azetsilta löytyy asiantuntijoita, joilla on teknisen osaamisen lisäksi vahva kokemus HR:stä ja kyky ymmärtää yrityksen tarpeita. Yhdessä kävimme läpi esimerkiksi, miten perehdytysprosessiamme voitaisiin kehittää, Minna kertoo.

Käyttöönottoprojekti meni todella napakasti ja selkeästi. Oli sellainen olo, että Azets pitää homman hanskassa.

Sympan käyttöönottoprojekti starttasi aloituskokouksella ja eteni vaiheittain yhteisten työpajojen rytmittämänä. Minna kuvailee käyttöönottoprojektin olleen ikään kuin junamatka, jonka varrella oli asemia ja asemien välillä oli aikaa työstää asioita sisäisesti. Azetsilla oli selkeä projektisuunnitelma, jonka mukaan edettiin ja Azetsin projektipäällikkö piti aina huolen, että Asuntosäätiö tiesi, mitä asioita käsitellään seuraavalla kerralla ja mitkä materiaalit siihen mennessä on toimitettava. Minna neuvoo yrityksiä, jotka ovat aloittelemassa käyttöönottoprojektia, varaamaan siihen riittävästi sisäistä aikaa. Samassa yhteydessä on hyvä tarkastella, olisiko syytä tehdä muutoksia yrityksen omiin HR-prosesseihin. Parhaaseen lopputulokseen päästään, jos muutosta tarkastellaan kokonaishankkeena eikä pelkästään uuden järjestelmän implementointina.

Sympa tukee ja helpottaa ajasta ja paikasta riippumatonta työtä sekä etäjohtamista erityisesti nyt koronan aikaan, mutta varmasti myös sen jälkeen.

Sympa on ollut Asuntosäätiöllä käytössä nyt nelisen kuukautta ja Minnan mukaan esimiehet ovat selkeästi ottaneet sen työkalukseen. He tarkistavat Sympasta esimerkiksi tiimiläistensä tiedot ja tämän hetkisen palkan, kirjaavat tavoitekeskustelut ja one-to-onejen sisällöt ja seuraavat poissaoloihin liittyen varhaisen välittämisen rajoja. Sympa on helpottanut myös Minnan arkea ja säästänyt valtavasti aikaa, kun esimerkiksi eri tahoille tarvittavat raportit saa järjestelmästä nopeasti ja työsopimukset voidaan hoitaa täysin sähköisesti ilman papereiden pyörittelyä. Myös palkka-aineiston keräämisessä ja toimittamisessa palkanlaskentaan on Sympasta ollut valtava apu. Minna toteaakin, että Sympasta on tullut hänelle tärkeä oma apulainen.

Lue lisää HR-järjestelmän valinnan tuesta.

Lue lisää Sympa HR-järjestelmästä.