Hyvällä taloushallinnolla luodaan jatkuvuutta yhdistysten hallitustyöskentelyyn. Nykyään on yhä vaikeampaa löytää vapaaehtoisia luottamushenkilöitä yhdistysten hallituksiin. Tilanne on tämä varsinkin silloin, kun avoin hallituspaikka koskee talousvastaavan tointa. Lainsäädännöstä vaaditaan yhä enemmän tietämystä, esimerkkeinä tästä on juuri voimaan tulevat EU:n tietosuojasäännökset. GDPR-sääntely (General Data Protection Regulation) koskee myös yhdistysten henkilörekistereiden pitoa.
Tietokatokset kuriin taloushallinnon ulkoistuksella
Yhdistyksissä on useita hallitusten kokouksia vuodessa – tai niin ainakin tulisi olla. Monet ajattelevat, että se vie paljon aikaa. Osittain tai kokonaan ulkoistettu taloushallinto yhdistyksissä tarjoaa jatkuvuutta silloin, kun hallituksen jäsenet tai muut toimihenkilöt, esimerkiksi toiminnanjohtajat, vaihtuvat. On tavallista, että yhdistysten hallitusten jäsenet vaihtuvat kahden tai kolmen vuoden välein. Konfliktitilanteissa koko hallitus voi vaihtua vuoden aikana useaan kertaan. Tällöin tiedonjakelu hallituksen kokouksissa hoituu ulkoistetun taloushallinnon palvelutarjoajan vastuuhenkilön, kuten Business Advisorin kautta niin, että uusien luottamushenkilöiden ei tarvitse aloittaa nollasta. Siten kommunikaatio paranee ja väärinymmärrysten riski pienenee. Lisäksi kokousajat lyhenevät, kun vastauksia saadaan kysymyksiin nopeasti ja napakasti. Business Advisor voi toimia myös kokousten sihteerinä, jolloin luottamushenkilöiden vastuulta poistuu monesti kammoksuttu pakko huolehtia asiallisista pöytäkirjoista.
Pyydä ammattilaisen tukea talousasioihin
Yhdistyksissä on usein luottamushenkilöitä, joilla on hyvin erilainen koulutustausta verrattuna esimerkiksi yritysten hallitusammattilaisiin. Hallituskokoonpano saattaa olla sekoitus ammattilaisista ja vähemmän talousalaa tuntevista henkilöistä. Tällöin on hyvä, että tukijoukoissa on taloushallinnon ammattilainen, jolta voi tarvittaessa kysyä neuvoa.
Eräs yhdistyksissä hankalaksi koettu asia on budjetointi ja sen epäonnistuessa pelko rahavarojen ehtymisestä. Työkalut tämän välttämiseksi ja mahdollisuudet tehdä onnistunut talousarvio sekä rahavirtaennusteet ovat helposti saatavilla taloushallinnon ulkoistuskumppanilta. Hyvät talousennusteet auttavat myös yhdistysten vastuuhenkilöitä jokapäiväisessä päätöksenteossa sekä talouden seurannassa. Monessa yhdistyksessä on perinteisesti tehty vain suora tulosbudjetti vuositasolla ja muun muassa investointibudjetin sekä kuukausipohjaisten ennusteiden ja rahavirtaennusteiden teko on unohdettu.
Tämän päivän työkalut vapauttavat työskentelyn myös vapaaehtoistoiminnassa ajasta ja paikasta riippumatta. Esimerkiksi kesä on monella toimialalla sesonkiaika ja laskuja pitää hyväksyttää tai maksattaa. Laskut ja talousraporttien tarkastelu hoituvat mainiosti vaikkapa omasta matkaveneestä käsin tabletilla.
Laskentatointa ja kirjanpitoa oppii käytännössä parhaiten, kun saa asiantuntevia neuvoja kaikkiin kysymyksiin ja jo aikaisemmin esitettyihin kysymyksiin yhä uudelleen ja uudelleen. Asioiden kertaaminen on oppimista. Tasejatkuvuuden ymmärtäminen on alussa monelle ”hepreaa”, mutta tässäkin asiassa taloushallinnon Business Advisor on avuksi.
Ota oma Business Advisorisi heti mukaan seuraavaan hallituksen kokoukseen, vuosikokoukseen tai muuhun tapahtumaan.
