Mitä tarkoittaa palkkatieto?
Palkkatieto tarkoittaa tehdystä työstä maksetut palkkoja, luontoisetuja, palkkioita, työkorvauksia sekä muita ansiotuloja, jotka työnantaja tai muu maksaja ilmoittaa tulorekisteriin. Näihin kuuluvat myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset. Palkkatietoilmoituksella eritellään myös mm. poissaolot, takaisinperinnät ja vakuuttamistiedot.
Mitä tietoja palkanlaskentaan tarvitaan?
Tarvitaan palkansaajaan liittyvät perustiedot mm. nimi, osoite, pankkitili ja työsopimuksen tiedot. Työsopimuksen tiedoista selviää esimerkiksi se, saako henkilö kuukausipalkkaa vai tuntipalkkaa, työskenteleekö hän kokoaikaisena, kuuluuko henkilölle luontoisetuja ja onko esimerkiksi tehtävän vaativuudella vaikutusta palkan suuruuteen.
Milloin tiedot tarvitaan palkanlaskentaan?
Jotta kaikki palkanmaksuun tarvittavat tiedot olisivat palkanlaskijalla ajallaan, kannattaa laatia yhdessä palkkahallinnon kanssa aikataulu, ns. vuosikello. Siihen merkitään, mihin mennessä tiedot tarvitaan palkanlaskentaan, milloin palkat ovat hyväksyttävänä ja milloin ne ovat työntekijän tilillä. Aikataulussa pysyminen on onnistuneen palkanmaksun perusta.
Miten tehdyt työtunnit ja lisät ilmoitetaan?
Silloin, kun henkilön palkka perustuu tehtyihin työtunteihin, tarvitaan henkilön tekemä työaika tulkittuna työaikalain ja työehtosopimuksen vaatimusten mukaisesti. Tehdyn työajan palkka koostuu mm. perustunneista ja mahdollisista lisistä. Varsinaisen aikapalkan eli tehtyjen työtuntien lisäksi maksuun saattaa tulla esimerkiksi ilta- ja yölisiä, arkipyhäkorvauksia ja työn vaativuudesta riippuvia lisiä.
Miten lomat ja poissaolot käsitellään?
Palkkaan vaikuttavat myös lomat ja erilaiset poissaolot. Se milloin henkilö saa lomarahansa saattaa olla sidottuna loman pitämisajankohtaan tai sitten lomaraha maksetaan sovittuina kiinteinä ajankohtina. Poissaoloissa palkallisuus tai palkattomuus riippuu poissaolon syystä ja poissaolon kestosta. Tähän palkallisuuden tulkintaan eri palkanlaskentajärjestelmät tarjoava eritasoista automatiikkaa. Erikseen sovittaessa palkanlaskennassa saatetaan tarkastaa myös poissaoloon liittyvä todistus. Pitkistä sairauslomista tehdään yleensä Kela-hakemukset, joihin liitetään lääkärintodistus poissaolosta.
Mitä ovat kertakorvaukset?
Sen lisäksi, että työntekijä saa kuukausipalkkaa tai tuntipalkkaa, voi maksuun tulla erilaisia kertakorvauksia, mm. bonuksia ja palkkioita. Näistäkin tarvitaan tiedot sovitussa muodossa palkanlaskentaan.
Mitä ovat palkasta tehtävät vähennykset ja pidätykset?
Palkattomien poissaolojen lisäksi palkasta tehdään monenlaisia muitakin vähennyksiä ja pidätyksiä: esimerkiksi ay-jäsenmaksuja, ulosottoja, ruokapidätyksiä ja tietysti ennakonpidätys. Verokortit kaikille työntekijöille haetaan keskitetysti kerran vuodessa verottajalta, mutta yksittäisten työntekijöiden muutosverokortteja toimitetaan palkanlaskentaan kuukausittain.
Mistä palkanlaskentaan tarvittavat tiedot saadaan?
Nykyään valtaosa tietoa kulkee järjestelmissä. Yksinkertaisinta on käyttää yhtä järjestelmää, johon työntekijä voi kirjata työtuntinsa, jotka esihenkilö tarkistaa ja palkanlaskija tarvitsemansa tiedot hoitaakseen maksatuksen. Monta vaihetta voidaan myös automatisoida.
Miksi tiedot kannattaa toimittaa sähköisesti?
Sähköinen tietojen toimitus nopeuttaa palkanlaskentaa huomattavasti, tietoturva on korkeampi, tulkintavirheitä ja moninkertaista tallennustyötä on vähemmän. Tämä johtuu siitä, että tiedot tulevat palkanlaskentaan määrätyssä muodossa sovittua kanavaa pitkin. Työtunnit, lomat ja muut poissaolot saadaan valmiiksi työehtosopimuksen mukaisesti tulkittuna työaikajärjestelmästä. Järjestelmä esimerkiksi laskee työntekijöiden palkat automaattisesti tuntikirjausten mukaan. Järjestelmässä voi olla valmiina alakohtaisia ja TES:n mukaisia palkanlaskennan tehtäviä ja järjestelmä osaa laskea lomapäivien ja -palkan kertymisen.
