Sähköinen taloushallinto – Hyödyt kiistattomia

Taloushallinto
26/10/2017

Kirjoittaja Matti Karttunen

 

Olemme levittäneet jo pidemmän aikaa sähköisen taloushallinnon ilosanomaa – välillä paremmalla ja välillä huonommalla menestyksellä. Vaikka hyödyt ovat kiistattomia, tuntuu muutos monesti yrittäjälle vaikealta. Hyötyjen tärkeysjärjestys ja merkitys vaihtelevat suuresti yrityksittäin. Olen koonnut tähän kirjoitukseen oman empiirisen tutkimukseni perusteella ne hyödyt, jotka korostuvat kerrasta toiseen keskustellessani yrittäjien kanssa taloushallinnon sähköistämisestä.

Helppous ja ajan säästö

Helppous ja ajan säästö – nämä kaksi asiaa korostuvat keskusteluissa todella usein ja usein myös samassa lauseessa. Nykyaikaisissa järjestelmissä esimerkiksi myyntilaskutus ja ostolaskujen käsittely on paljon helpompaa ja nopeampaa kuin ennen. Kaikkien arkistenkin palveluiden osalta on totuttu siihen, että asioiden hoito ei ole sidottua aikaan, paikkaan taikka tiettyyn päätelaitteeseen. Miksi näin olisi taloushallinnon osalta?  Nettiyhteys riittää ja hommat hoituvat, kun hetki on sopiva.

Hyvä talouden seurattavuus

Mitä aiemmin negatiiviset poikkeamat taloudessa huomataan, sitä pienemmäksi ”kuoppa” jää.  Tätä asiaa ei voi olla liikaa korostamatta. Uusissa järjestelmissä johdolla on koko ajan näkymä yrityksen talouden tilaan ja sen kehitykseen. Ja mikä parasta, muutoksen syiden löytäminen talousluvuista on erityisen helppoa – tarvittaessa muutamalla klikkauksella johdolla on näkymä syy-seuraussuhteeseen, tarvittaessa alkuperäisille tositteille asti. Hyvä näkymä yrityksen taloustilanteeseen antaa eväät oikeiden päätösten tekemiseen ja entistä parempaan menestykseen.

Kustannussäästöt

Kustannussäästöjä ei voi koskaan ohittaa, kun puhutaan yrittäjien kanssa. Yleisimmin yrittäjät kertovat säästöjä tulevan seuraavista seikoista:

  • verkkolaskun lähettäminen ja käsittely on paljon edullisempaa kuin paperilaskujen
  • verkkolaskujen vastaanottaminen ja käsittely on paljon edullisempaa kuin paperilaskujen ja lisäksi säästyy mahdolliset paperilaskutuslisät
  • erillistä arkistointia ei tarvita
  • tositteita ei tarvitse erikseen tilitoimistoon kuljettaa
  • tilitoimiston palvelu maksaa perinteistä käsittelyä vähemmän
  • henkilöstöllä menee vähemmän aikaa taloushallintoon ja aikaa säästyy tuottavaan työhön

Miksi muutos sähköiseen taloushallintoon on niin vaikeaa?

Keskustelut päättyvät yleensä siihen, että hyödyt kyllä ymmärretään. Sitten seuraa jatkokysymys: ”Mitä muutos vaatii yritykseltä? Onko tulossa jättimäinen projekti, joka voi pahimmillaan lamauttaa koko yrityksen liiketoiminnan. Onhan näitäkin tarinoita viime aikoina kuultu…”

Pelko pois. Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon käy nopeasti ja helposti ilman suurempia käyttöönottoprojekteja. Käyttöönotto vaatii tyypillisesti seuraavat asiat:

  • ota yhteyttä tilitoimistoosi tai Azetsin myyntiin
  • tee sopimus ohjelmiston käyttöönotosta – allekirjoitus luonnollisesti sähköisesti
  • allekirjoita pankkisopimukset
  • ilmoita toimittajille, että yritys vastaanottaa jatkossa myös verkkolaskuja
  • mikäli tarvetta, asiakas- ja tuoterekisteri siirretään vanhasta järjestelmästä uuteen
  • vielä perehdytys uuden ohjelmiston käyttöön, 1-2 tuntia

Helppoa ja yksinkertaista – jos et ole vielä siirtynyt sähköiseen taloushallintoon, ota yhteyttä!

Kirjoittajasta Matti Karttunen

Aluejohtaja, Azets