Organisaation on aika harkita tilitoimiston vaihtoa, jos nykyisen toimiston palvelut ja resurssit eivät enää vastaa toiminnan tarpeisiin. Joskus päätöksen tekeminen pitkittyy, koska vaihto koetaan työlääksi ja aikaa vieväksi. Tosiasiassa hyvin valitun tilitoimistokumppanin kanssa vaihto onnistuu sujuvasti parissa kuukaudessa.
1. Uuden tilitoimiston valinta
Tilitoimistovaihtoehtoja puntaroidessa kannattaa ottaa selvää toimiston toimintatavoista ja asiakaspalvelusta. Ennen valintaa on hyvä selvittää mm.
- Onko tilitoimistolla tarjota muitakin palveluita kuin perinteistä kirjanpitoa
- Onko tilitoimistolla kokemusta ja osaamista toimialastasi
- Riittävätkö sen resurssit myös toimintasi kasvaessa
- Pystyykö se toimimaan proaktiivisena kumppanina, jolta saa tukea toiminnan kehittämiseen ja vaikkapa lukujen tulkintaan, esimerkiksi investointipäätösten pohjaksi
- Onko tilitoimistolla selkeä malli, jonka avulla se voi ottaa jämerästi ohjat vaihdossa ja hoitaa prosessin sujuvasti samalla, kun voit itse keskittyä ydintoimintaasi.
2. Sähköinen taloushallinto
Sähköisellä, modernilla taloushallinnon ohjelmistolla talouden hallinta on helppoa: pilvipalveluna toimivaa ohjelmistoa voi käyttää missä ja milloin tahansa. Esimerkiksi matkalaskujen luominen tai laskujen hyväksyntä onnistuvat helposti ajasta ja paikasta riippumatta.
Jos tilitoimistolla, johon suunnittelet vaihtavasi, on osaamista käytössäsi olevasta taloushallinnon ohjelmistosta, on tilitoimiston vaihtaminen nopeaa ja tehokasta. Toisaalta osaavan tilitoimistokumppanin kanssa kannattaa pohtia, mikä ohjelmisto palvelee omaa liiketoimintaasi parhaalla mahdollisella tavalla. Jos ohjelmiston vaihtaminen on paras ratkaisu, auttaa tilitoimisto vaihtamisessa.
3. Vaihdon ajoitus
Jos tilinpäätösaika on käsillä, edellinen tilitoimisto laatii yleensä vielä tilikauden tilinpäätöksen. Tilitoimiston vaihtoa ei ole kuitenkaan tarvitse ajoittaa vuoden tai tilikauden vaihteeseen, vaan sen voi tehdä koska tahansa.
Muistathan tarkastaa edellisen tilitoimistosi irtisanomisajan sopimuksesta, kun suunnittelet vaihdon ajankohtaa.
4. Sopimuksen irtisanominen ja uuden allekirjoittaminen
Sopimuksen allekirjoituksen yhteydessä annat valtuudet uudelle tilitoimistollesi vaihtamiseen ja nykyisen sopimuksen irtisanomiseen. Uusi tilitoimistosi ottaa yhteyttä vanhaan toimistoosi ja sopii siirtymävaiheen aikataulusta ja työnjaosta.
Sopimuksen teon yhteydessä kannattaa käydä läpi työnjako: mitä asioita haluat ja pystyt itse hoitamaan ja mitä tilitoimisto tekee. Sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa työnjako erilaisine oikeuksineen on helppo määritellä sovitun mukaiseksi.
5. Valtuudet ja tiedot uudelle tilitoimistolle
Uusi tilitoimisto opastaa yhteistyön alkuun. Uusi tilitoimisto tarvitsee valtuuksia ja tietoja taloushallinnon hoitamiseen, esimerkiksi
- käyttöoikeudet taloushallinnon ohjelmistoon, jos ohjelmaa ei vaihdeta
- Suomi.fi-valtuudet, joiden avulla kirjanpitäjä voi asioida sähköisissä palveluissa (esim. tulorekisteri- ja veroasiat)
- tilinpäätös viimeksi päättyneeltä tilikaudelta sekä välitilinpäätös tai ns. väliajo vaihtopäivältä, jos ohjelmisto vaihtuu.
Osaava tilitoimistokumppani opastaa ja neuvoo eteenpäin ja kertoo, millaisia tietoja ja oikeuksia kirjanpitäjä asioiden hoitamiseen tarvitsee. Yhdessä uuden tilitoimiston kanssa kannattaa pitää aloituspalaveri, jossa käytte vielä läpi sopimuksessa sovitun työnjaon, jotta yhteistyö pääsee alkuun sujuvasti ja kaikki oleellinen tulee huomioitua.
Tutustu tilitoimistopalveluihimme. Palvelemme asiakkaita kaikkialla Suomessa.
