Lomautukset palkanlaskennan näkökulmasta

HR | 21/04/2020

Kirjoittaja Camilla Helin

 

Monessa suomalaisessa yrityksessä on parhaillaan meneillään YT-neuvottelut tai henkilöstön lomautukset. Lomautuksissa on paljon asioita, jotka tulee huomioida myös palkanlaskennan näkökulmasta. Asiat huomioimalla pystytään parantamaan huomattavasti yritysten ja palkanlaskennan välistä yhteistyötä ja tekemään lomautusten käsittelystä mahdollisimman sujuvaa. Mitä sujuvampaa yhteistyö on yrityksen ja palkanlaskennan välillä, sen vähemmän vaivaa lomautukset aiheuttavat esimerkiksi myös lomautetulle henkilöstölle. Esimerkiksi mitä helpommin pystytään toimittamaan palkkatiedot työttömyyskassoihin, sen nopeammin lomautetut henkilöt saavat päätökset ansiopäivärahan maksamisesta.

Lomautustiedot palkanlaskentaan

Lomautuksista kannattaa kommunikoida hyvissä ajoin palkanlaskentaan, jo ennen kuin itse lomautukset ovat alkaneet tai lomautusajankohdista on tarkemmin sovittu henkilöstön kanssa. Palkanlaskentaan kannattaa ilmoittaa millaista määrää henkilöstöstä lomautukset koskevat ja kuinka pitkästä ajasta on arviolta kyse. Kun lomautusjaksot vahvistuvat, on helpoin palkanlaskennan näkökulmasta lähettää tiedot lomautuksista keskitetystä esimerkiksi työajanhallinnanjärjestelmän kautta tai yhdessä Excel-tiedostossa. Tiedoista tulee käydä ilmi, ketä lomautukset koskevat sekä henkilöiden lomautusajanjaksot. Kuitenkin on hyvä muistaa, ettei tietoja lähetetä esimerkiksi kahta kanavaa pitkin.

Lomautustietojen käsittelyssä kannattaa huomioida, jos henkilöstölle on maksettu jo koko kuukauden palkka, saattaa takautuvista lomautusjaksoista tulla henkilöstölle takaisinperintää. Takaisinperinnän käytännöistä on hyvä sopia suoraan työntekijän kanssa, esimerkiksi mikä on takaisinperinnän maksuaikataulu ja voidaanko takaisinperintä vähentää työntekijän palkasta, kun lomautus päättyy.

Lomakertymät lomautusjaksolla

Työehtosopimus määrittää, kuinka paljon lomaa kertyy lomautusjaksolta. Esimerkiksi AVAIN TES:ssä ja kaupan alan työehtosopimuksissa on määritelty, että kokoaikainen lomautus kerryttää lomaa ensimmäiseltä 30 päivältä (työpäivät) tai tuntipalkkalaisen ollessa kyseessä ensimmäisiltä 47 päivältä.

Osa-aikainen lomautus kerryttää lomaa puolen vuoden ajalta. Lomanmääräytymisvuoden vaihde aloittaa aina uuden kuuden kuukauden jakson, jolta kertyy lomaa.

Jos henkilö työskentelee lomautuksen aikana tai palaa kokoaikaisesti töihin edes yhdeksi kokonaiseksi viikoksi ja hänet lomautetaan uudestaan tai lomautus jatkuu kokoaikaisen työskentelyjakson jälkeen, kertyy henkilölle uudelleen lomaa 30 tai 47 päivältä tai kuudelta kuukaudelta riippuen onko kyseessä osa-aikainen vai kokoaikainen lomautus. Jos henkilön lomautus keskeytyy loman takia, ei tämä oikeuta uuteen vuosilomaa kerryttävään jaksoon.

Lomarahat lomautetuille

Lomarahat tulee maksaa työehtosopimuksen mukaisesti tai yrityksen normaalin käytännön mukaisesti myös lomautetuille henkilöille. Esimerkiksi jos yrityksessä on ollut tapana maksaa aina toukokuussa lomarahat koko henkilöstölle, tulee ne maksaa myös toukokuussa henkilöille, jotka ovat kokoaikaisesti lomautettuna. Yritys ei voi yksipuolisesti päättää lomarahojen maksamatta jättämisestä, mutta siitä on mahdollista neuvotella henkilöstön edustajien kanssa.

Aikaprioriteettiperiaate ja sovitut poissaolot

Aikaprioriteettiperiaate tarkoittaa käytännössä sitä, että poissaoloa ja sen vaikutuksia esimerkiksi henkilön palkkaan ja vuosiloman kertymään arvioidaan ensimmäisen poissaolosyyn perusteella. Lomautuksen ollessa kyseessä on lomautusilmoituksen anto se hetki, joka perusteella arvioidaan poissaolon syytä.

Esimerkiksi jos henkilöllä on jo sovittuja tai hyväksyttyjä lomia lomautusjaksolle, saa henkilö pitää lomansa sovitusti ja lomautus katkeaa vuosiloman ajaksi. Vuosiloman ajalta maksetaan loma-ajan palkkaa normaalisti. Jos taas henkilöllä on sovittu alkavan äitiysloma toukokuussa, mutta henkilö lomautetaan huhtikuun puolessa välissä, ei henkilölle makseta äitiysvapaan palkkaa, vaan henkilö on lomautettuna. Jos henkilö on jäänyt jo ennen lomautusilmoitusta äitiysvapaalle, on työnantajan maksettava äitiysvapaan palkkaa kolmelta kuukaudelta, vaikka koko henkilöstö lomautettaisiin.

Henkilötieto- ja muutokset työsuhteessa

Vaikka henkilö olisi lomautettuna kokoaikaisesti, tulee normaalisti ilmoittaa palkanlaskentaan tiedot henkilötietomuutoksista ja esimerkiksi kokemusvuosista johtuvista palkankorotuksista. Myös mahdolliset muutosverokortit on toimitettava palkanlaskentaan, jossa ne viedään normaalisti palkkajärjestelmään oikea-aikaisesti.

Palkkojen ja luontaisetujen maksaminen lomautetuille

Yleensä erilaiset lisät ja ylityöt sekä tuntipalkkalaisten tunnit maksetaan takautuvasti sovituilta palkkajaksoilta. Lomautusten aikana on hyvä huomioida, että henkilöille tulee vielä tiettyjä palkaneriä maksuun takautuvasti, vaikka henkilö olisikin jo kokoaikaisesti lomautettuna.

Jos henkilö on kokoaikaisesti lomautettuna, ei hänellä myöskään pääsääntöisesti ole voimassa olevia luontaisetuja, esimeriksi auto- tai matkapuhelinetua, käytössään. Jos kuitenkin työnantaja ja henkilö sopivat luontaisedun käytöstä, tulee henkilölle palkanlaskennassa yhä käsitellä luontaisedut sekä kun rahapalkkaa taas tulee maksuun, veloittaa henkilöltä luontaisedusta ennakonpidätys, työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut.

Asuntoetu käyttäytyy eri tavalla kuin muut luontaisedut. Vaikka henkilö olisi kokoaikaisesti lomautettuna, on hänellä yhä oikeus asua työsuhdeasunnossaan työsopimuslain mukaisesti. Tällöin työnantajalla on oikeus periä kohtuullista vuokraa henkilöltä. Ilmoitus vuokran perimisestä tulee kuitenkin antaa vähintään kuukautta ennen vuokran maksun alkamista eikä vuokranmaksu voi alkaa kuin aikaisintaan toisen lomautuskuukauden alusta.

Palkkatodistukset

Suurin osa työttömyyskassoista ja liitoista sekä KELA hakevat ansiotiedot suoraan Tulorekisteristä. Poissaolojen ilmoittaminen Tulorekisteriin on kuitenkin vapaaehtoinen tieto ja osa palkanlaskentajärjestelmistä ei poissaolotietoja Tulorekisteriin automaattisesti lähetä. Työttömyyskassat, KELA ja liitot lähettävätkin lisätietopyyntöjä palkanlaskentaan, joiden avulla varmistetaan oikeat lomautusajankohdat sekä pyydetään lisätietoja ansioiden kertymisajankohdista.

Mikäli tarvitset apua yrityksesi palkanlaskennassa tai lomautuksiin liittyvissä työsuhdejuridisissa asioissa, olemme apunasi. 

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi

Kyllä. Haluan saada Azetsilta uutiskirjeen, tietoa palveluista, kutsuja tapahtumiin ja webinaareihin.

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Kirjoittajasta Camilla Helin

Pre-Sales Manager