Kuinka kauan kirjanpitoaineistoa on säilytettävä ja miten se tehdään turvallisesti? Lähtökohtaisesti on muistettava, että kirjanpitoaineiston säilytys ja arkistointi on lakisääteinen velvollisuus.
Kuinka kauan kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan yrityksen tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään kymmenen (10) vuotta tilikauden päättymisestä.
Lisäksi tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Kirjanpitoaineistojen säilytysaikoja säädetään myös muualla lainsäädännössä kuin kirjanpitolaissa. Poikkeavia vaatimuksia tai suosituksia löytyy esimerkiksi EU-lainsäädännöstä.
Kiinteistöinvestoinnin kirjanpitoaineiston säilytysaika
On huomioitava muun muassa ALV-lainsäädännössä kiinteistöinvestoinnin osalta, että ko. kirjanpitoaineiston säilytysaika on 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin arvonlisäverolain mukainen tarkastuskausi on alkanut.
Hankerahoituksien ja avustuksien kirjanpitoaineiston säilytysaika
Myös saatuihin hankerahoituksiin ja avustuksiin liittyy usein erityisiä arkistointivaatimuksia, jotka on aina tarkasteltava ja toteutettava kyseessä olevan aineiston osalta hankekohtaisesti.
Tarkista kirjanpitoaineiston säilytysaika ja tavat vuosittain
Kirjanpitoaineiston säilyttämisaika sekä säilyttämisen tavat tulee tarkastaa, päivittää ja dokumentoida vuosittain viimeistään tilinpäätöksen yhteydessä.
Tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärä
Tilinpäätös tulee päivätä ja hyväksymispäiväksi tulisi merkitä sama päivämäärä, jolloin toimielin on hyväksynyt tilinpäätöksen ja joka kokouspöytäkirjassa on merkittynä ja tällä päivämäärällä on merkitystä mm. arvioitaessa, onko tilinpäätös laadittu kirjanpitolain edellyttämässä ajassa. Sähköisen allekirjoituksen päivämäärä puolestaan osoittaa sen ajankohdan, jolloin asianomainen on tehnyt allekirjoitusmerkinnän.
Kuka vastaa kirjanpitoaineiston säilyttämisestä?
Vastuu lakisääteisen arkistoinnin toteuttamista ja säilytyksestä on kirjanpitovelvollisella eli yrityksen johdolla, vastuunalaisella yhtiömiehellä, hallituksella tai muulla vastaavalla taholla.
Yrityksen toiminnan loppuessa tai toiminnan muutoin päättyessä on huolehdittava siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään määräaikoja noudattaen asianmukaisesti sekä lisäksi rekisteriviranomaiselle on ilmoitettava, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.
Kirjanpitovelvollinen voi ulkoistaa aineistojen pysyvän säilyttämisen myös ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, kuitenkin muistaen, että vastuu toteutuksesta ja säilyttämisestä on aina kirjanpitovelvollisella.
Missä kirjanpitoaineisto pitää säilyttää?
Nykyinen kirjanpitolainsäädäntö mahdollistaa paperittoman, sähköisessä muodossa tapahtuvan arkistoinnin sekä dokumenttien sähköisen allekirjoittamisen. Näihin molempiin ratkaisuihin liittyy teknisiä vaatimuksia, jotka on huomioitava lakisääteisen arkistoinnin toteutuksessa.
Mitä pitää huomioida, kun sähköinen arkistointi on käytössä?
Arkistointiin liittyvät tarpeet on tärkeää ottaa huomioon taloushallinnon järjestelmäratkaisua ja yhteistyökumppania valittaessa tai taloushallintojärjestelmiä vaihdettaessa. Lisäksi arkistoinnin tilannetta kannattaa tarkastella määräajoin. Esimerkiksi hyvissä ajoin ennen uuden tilikauden alkua, jotta päästään optimaaliseen arkistointiratkaisun ajantasaiseen hyödyntämiseen huomioiden lakisääteiset vaatimukset muun muassa audit trailin eli aukottoman kirjausketjun osalta.
Kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta.
Aineistokopioinnit on tehtävä huolellisesti
Taloushallinnon ohjelmistoja vaihdettaessa on myös tarkoin huolehdittava siitä, että edellisestä järjestelmästä on aineistokopioinnit tehty asianmukaisesti lakisääteisine arkistointeineen sekä niiden muoto ja turvattu säilytystapa takaa sen, että aineistot ovat vaikeuksitta saatavilla ja katseltavissa myöhempien tarkastelujen yhteydessä.
Taltioitu tieto ei saa olla muutettavissa, joten arkistoinnissa on valittava tähän tarkoitukseen sopivat välineet ja työkalut. Aineistojen taltioinnissa on syytä varmistaa käytettävien tietovälineiden ja laitteiden käytettävyys sekä sopivuus koko lakisääteiselle arkistointiajalle. Lisäksi on ajantasaisesti huolehdittava, että vain henkilöillä, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja, on pääsy arkistoihin.
Muistilista kirjanpitoaineiston vähimmäissäilyttämisen ajoista
Kirjanpitoaineiston säilytysaika 6 vuotta
Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto, joita ovat muun muassa:
- Tiliotteet, käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot
- Myyntilaskut, myyntiraportit ja arvonlisäverolain edellyttämät tiedot. Myyntilaskujen lähetteet, ellei tapahtuma käy eritellysti laskusta ilmi.
- Ostolaskut, ostolaskujen lähetteet lisätietoina, ostotilaukset. Jos osto perustuu sopimukseen tms. on nämä sopimukset osa tositeaineistoa ellei erillistä laskua ole.
- Palkkalaskennan osalta muun muassa palkkalaskelmat, palkkayhdistelmät, lomapalkkavelkalaskelmat, ay-maksuja ja ulosottoa todentavat tositteet
- Kirjanpidon täsmäytysraportit, korjaus- tai oikaisutositteet
Kirjanpitoaineiston säilytysaika 10 vuotta
- Kirjanpidon päivä- ja pääkirjat, myös osakirjanpitojen, kuten osto- ja myyntireskontran päivä- ja pääkirjat
- Palkkakirjanpidon raportit, palkkakortit
- Tilinpäätös, toimintakertomus, liitetiedot, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelot kirjanpidosta ja aineistosta
- Konsernitilinpäätösten yhdistelylaskelmat
Yhtiön hallintoon liittyvät pöytäkirjat tulee säilyttää jatkuvasti koko toiminnan ajan.
Tilinpäätöstä tehtäessä on jälleen aika läpikäydä kirjanpitoaineistojen säilytykseen liittyvät asiat ja niiden dokumentointi. On hyvä tarkistaa, että arkistoiminen ja siihen liittyvät tilat ja välineet ovat ajantasaisesti asianmukaiset sekä huomioida myös GDPR tietosuoja-asetuksen tuomat vaatimukset tiedon arkistoinnille ja tiedon säilyttämiselle.
Huolehdimme yrityksesi kirjanpidosta asiantuntemuksella, ota yhteyttä! Tutustu Azetsin kirjanpidon palveluihin.
