Tässä blogikirjoituksessa käsittelen lyhyesti kirjanpitoaineiston turvalliseen säilyttämiseen ja arkistoimiseen liittyviä asioita. Lähtökohtana tarkastelussa on muistettava, että kirjanpitoaineiston säilytys ja arkistointi on lakisääteinen velvollisuus.

Kirjanpitolain mukaan yrityksen tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään kymmenen (10) vuotta tilikauden päättymisestä. Lisäksi tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Nykyinen kirjanpitolainsäädäntö mahdollistaa paperittoman, sähköisessä muodossa tapahtuvan arkistoinnin sekä dokumenttien sähköisen allekirjoittamisen. Näihin molempiin ratkaisuihin liittyy teknisiä vaatimuksia, jotka on huomioitava lakisääteisen arkistoinnin toteutuksessa.

Siirryttäessä sähköiseen arkistointiin

Sähköisyyden ja digitalisaation kehittymisen myötä arkistointiratkaisuissa on tapahtunut hyvinkin merkittäviä muutoksia ja paperittomuus on jo monesti tätä päivää. Arkistointiin liittyvät tarpeet on tärkeää ottaa huomioon taloushallinnon järjestelmäratkaisua ja yhteistyökumppania valittaessa. Lisäksi arkistoinnin tilannetarkastelu määräajoin esimerkiksi hyvissä ajoin ennen uuden tilikauden alkua on tarpeellista, jotta päästään optimaaliseen arkistointiratkaisun ajantasaiseen hyödyntämiseen huomioiden lakisääteiset vaatimukset muun muassa audit trailin eli aukottoman kirjausketjun osalta. Kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta.

Siirryttäessä sähköiseen arkistointiin saattaa kirjanpitoaineistossa olla osittain paperitositteita ja toisaalta sähköisesti säilytettäviä aineistoja. Siirtymävaiheessa on hyvä muistaa, että enää ei ole mitään esteitä sille, että vanhat kirjanpitoaineistot, mukaan lukien tasekirjat, muunnetaan sähköisesti säilytettäviksi ja sen jälkeen paperiversiot hävitetään. Taloushallinnon ohjelmistoja vaihdettaessa on myös tarkoin huolehdittava siitä, että edellisestä järjestelmästä on aineistokopioinnit tehty asianmukaisesti lakisääteisine arkistointeineen sekä niiden muoto ja turvattu säilytystapa takaa sen, että aineistot ovat vaikeuksitta saatavilla ja katseltavissa myöhempien tarkastelujen yhteydessä. Tietovälineille taltioitu tieto ei saa olla muutettavissa, joten arkistoinnissa levykkeitä tms. käytettäessä on valittava tähän tarkoitukseen sopivat välineet ja työkalut. Lisäksi siirtymävaiheen aineistojen taltioinnissa on syytä varmistaa käytettävien tietovälineiden ja laitteiden käytettävyys sekä sopivuus koko lakisääteiselle arkistointiajalle.

Kirjanpitovelvollinen vastaa aineiston säilytyksestä

Vastuu lakisääteisen arkistoinnin toteuttamista ja säilytyksestä on yrityksen johdolla, vastuunalaisella yhtiömiehellä, hallituksella tai muulla vastaavalla taholla. Yrityksen toiminnan loppuessa tai toiminnan muutoin päättyessä on huolehdittava siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään määräaikoja noudattaen asianmukaisesti sekä lisäksi rekisteriviranomaiselle on ilmoitettava, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu. Kirjanpitovelvollinen voi ulkoistaa aineistojen pysyvän säilyttämisen myös ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, kuitenkin muistaen, että vastuu toteutuksesta ja säilyttämisestä on aina kirjanpitovelvollisella.

Kirjanpitoaineiston säilytysaika

Kirjanpitoaineistojen säilytysaikoja säädetään myös muissa lainsäädännöissä kuin kirjanpitolaissa. Poikkeavia vaatimuksia tai suosituksia löytyy esimerkiksi EU-lainsäädännöstä. Lisäksi on huomioitava muun muassa ALV-lainsäädännössä kiinteistöinvestoinnin osalta, että ko. kirjanpitoaineiston säilytysaika on 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin arvonlisäverolain mukainen tarkastuskausi on alkanut. Myös saatuihin hankerahoituksiin ja avustuksiin liittyy usein erityisiä arkistointivaatimuksia, jotka on aina tarkasteltava ja toteutettava kyseessä olevan aineiston osalta hankekohtaisesti. Kirjanpitoaineiston säilyttämisaika sekä säilyttämisen tavat tulee tarkastaa, päivittää ja dokumentoida vuosittain viimeistään tilinpäätöksen yhteyteen huomioiden, että kaikki kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää jo tänä päivänä sähköisesti, myös vanhan aineiston osalta. Sähköistä arkistointia edistää myös dokumenttien sähköinen allekirjoittaminen.

Tässä vielä muistilistaksi kirjanpitoaineiston vähimmäissäilyttämisen ajat.

Kirjanpitoaineiston säilytysaika 6 vuotta

Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto, joita ovat muun muassa:

  • Tiliotteet, käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot
  • Myyntilaskut, myyntiraportit ja arvonlisäverolain edellyttämät tiedot. Myyntilaskujen lähetteet, ellei tapahtuma käy eritellysti laskusta ilmi.
  • Ostolaskut, ostolaskujen lähetteet lisätietoina, ostotilaukset. Jos osto perustuu sopimukseen tms. on nämä sopimukset osa tositeaineistoa ellei erillistä laskua ole.
  • Palkkalaskennan osalta muun muassa palkkalaskelmat, palkkayhdistelmät, lomapalkkavelkalaskelmat, ay-maksuja ja ulosottoa todentavat tositteet
  • Kirjanpidon täsmäytysraportit, korjaus- tai oikaisutositteet

Kirjanpitoaineiston säilytysaika 10 vuotta

  • Kirjanpidon päivä- ja pääkirjat, myös osakirjanpitojen, kuten osto- ja myyntireskontran päivä- ja pääkirjat
  • Palkkakirjanpidon raportit, palkkakortit
  • Tilinpäätös, toimintakertomus, liitetiedot, tase-erittelyt, liitetietojen erittelyt sekä luettelot kirjanpidosta ja aineistosta
  • Konsernitilinpäätösten yhdistelylaskelmat

Yhtiön hallintoon liittyvät pöytäkirjat tulee säilyttää jatkuvasti koko toiminnan ajan.

Tulevaa tilinpäätöstä tehtäessä on jälleen aika läpikäydä kirjanpitoaineistojen säilytykseen liittyvät asiat ja niiden dokumentointi. On hyvä tarkistaa, että arkistoiminen ja siihen liittyvät tilat ja välineet ovat ajantasaisesti asianmukaiset sekä huomioida myös GDPR tietosuoja-asetuksen tuomat vaatimukset tiedon arkistoinnille ja tiedon säilyttämiselle.

Huolehdimme yrityksesi kirjanpidosta asiantuntemuksella, ota yhteyttä!

 


Tilaa Azetsin uutiskirje

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Eeva Markkanen

About Eeva Markkanen

Business Advisor, Azets Varkaus