Yritystoiminta vaatii usein menestyäkseen päätöksentekijöiltä kykyä ennakoida ja toimia suunnitelmallisesti yrityksen elinkaaren eri vaiheissa. Osa suunnitelmallista liiketoiminnan ohjausta on taito arvioida realistisesti, mitä toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen talouden näkökulmasta vaatii. Tässä budjetointi on korvaamaton työkalu. Kun toiminta on hyvin suunniteltu ja budjetoitu, saadaan sen ohjaamiseen käytetylle ajalle parempi tuotto.
Budjetointi varmistaa resurssien oikean kohdennuksen
Selkeät toiminnalle asetetut tavoitteet tukevat yritystä johdonmukaisessa päätöksenteossa. Huolellisesti laadittu liiketoimintasuunnitelma onkin yritystoiminnan runko. Se määrittää, kuinka liikeideaa käytännössä toteutetaan, mitkä ovat yrityksen toimintatavat ja tavoitteet sekä mitä riskitekijöitä toimintaan liittyy. Etupainotteinen suunnittelu ja riskien arviointi mahdollistavat sen, että liiketoimintaa ohjataan hallitusti kohti sille asetettuja tavoitteita.
Operatiivisen toiminnanohjauksen lisäksi talouden toteuman seuranta sekä sen poikkeamien ja syy-seuraussuhteiden analysointi on merkittävä osa suunnitelmallista päätöksentekoa. Kannattavaa liiketoimintaa on usein vaikea ohjata tavoitteellisesti ilman, että samalla ohjataan myös yrityksen taloutta.
Talousohjauksen tavoite on tuottaa päätöksenteon tueksi reaaliaikaista numeerista tietoa siitä, ovatko toiminnalle asetetut tavoitteet saavutettavissa, mihin toiminta on kehittymässä ja mitä muutostarpeita vastassa on. Jotta toimintaa voidaan ohjata ja sen kehitystä arvioida talouden näkökulmasta, tulee operatiivista toimintasuunnitelmaa täydentää talousarviolla, eli budjetilla.
Budjetti on tietylle ennalta määritetylle kaudelle asetettu pidemmän aikavälin taloudellinen tavoite, eräänlainen rahamääräinen toimintasuunnitelma yrityksen tulojen, menojen sekä taloudellisen menestyksen arvioimiseksi. Budjetointi auttaa fokusoimaan seuraavan kauden suuntaviivat laajemmassa mittakaavassa varmistaen, ettei resursseja lähdetä kohdentamaan kannattamattomaan tai tavoitteiden saavuttamista rajoittavaan toimintaan.
Lue myös Viisi tapaa hyödyntää budjetointia tehokkaammin
Varaudu ja ennakoi muutostarpeet rullaavalla budjetoinnilla
Budjetointi vuositasolla voi olla joillekin yrityksille oikein mitoitettu työkalu talouden ohjaukseen. Mutta liiketoiminnan luonteesta, elinkaaren vaiheesta tai toiminnan kriisiytymisestä johtuen jotkut yritykset eivät puolestaan pysty nojaamaan päätöksentekoaan vanhan talousarvion pohjalta, vaan toiminnan ohjaamisen tueksi tarvitaan reaaliaikaista tietoa. Tästä johtuen ennustaminen, eli rullaava budjetointi, on monessa yrityksessä noussut merkittävään rooliin osana suunnitelmallista talousohjausta.
Ennuste on budjettikauden sisällä tehty päivitetty talousarvio lähitulevaisuudesta. Siinä yhdistyvät kirjanpidon toteumatieto sekä käytössä oleva paras tieto talouden ja toimintaympäristön kehityksestä tulevalla ennustejaksolla.
Ennustaminen on siis aktiivista tiedolla johtamista, jossa käytössä olevaan sisäiseen tietoon yhdistetään jatkuvasti uutta organisaation ulkopuolista tietoa. Tiedon jalostaminen on onnistuneen ennustamisen ydintä, sillä ilman uutta ja ulkopuolista tietoa ennusteen laadinta on vain tiedossa olevien asioiden uudelleen muotoilua.
Jatkuva ennustaminen mahdollistaa sen, että poikkeamien esiintyessä toiminnan muutostarpeisiin pystytään reagoimaan heti ja operatiivinen ohjaus terävöityy. Etenkin talouden ongelmatilanteissa reaaliaikaisen seurannan ja ennustamisen merkitys korostuu. Esimerkiksi merkittävän kaupan kaatuessa mahdollisen tulos- tai kassakriisin välttäminen vaatii nopeaa reagointia ja toiminnan järjestelyä. Ennustaminen auttaa varautumaan tulevaan.
Hyvä budjetointi- ja ennustamisjärjestelmä on liiketoimintalähtöinen
Hyvin rakennettu budjetointi- ja ennustamisjärjestelmä on liiketoimintalähtöinen: se konkretisoi yrityksen tavoitteet selkeästi numeraaliseen muotoon. Budjetoinnin ja ennustamisen kohdistaminen eli se, mitä tietoa tuotetaan, määräytyy yrityskohtaisesti toiminnalle asetettujen tavoitteiden sekä niiden saavuttamisen kannalta kriittisten tekijöiden pohjalta.
Kriittiset tekijät vaihtelevat liiketoiminnan luonteen, yrityksen elinkaaren sekä toimintaympäristön kehityksen mukaan. Yksi yleistettävä esimerkki tällaisesta tekijästä on myynti. Ilman myyntiä ei voi olla kannattavaa toimintaa. Paljonko myydään määrittelee, kuinka paljon yrityksellä on varaa ostaa, investoida ja työllistää.
Oman toiminnan kannalta kriittisten ajurien tunnistamisen lisäksi osa onnistunutta talousohjausta on kyky arvioida tulevaa toimintaa laaja-alaisesti useamman eri skenaarion näkökulmasta. Ennakointia pystytään parantamaan laatimalla toimintasuunnitelma asetettujen tavoitteiden mukaisesti niin negatiiviselle, neutraalille kuin positiiviselle ennusteelle. Tällöin esimerkiksi sen merkittävän kaupan kaatumisen varalle on jo olemassa toimintasuunnitelma, jolloin toiminnan ohjaus kriisitilanteen läpi on hallitumpaa.
Myöskään sille, miten budjetoidaan, eli kuinka monta osabudjettia esimerkiksi tarvitaan toiminnan ohjauksen kannalta merkittävän tiedon tuottamiseen tai mikä on riittävä ennustamistiheys, ei ole yksiselitteistä totuutta. Se määräytyy organisaatiokohtaisesti toiminnan tarpeiden ja tavoitteiden pohjalta. Oleellista on, että prosessi pysyy yksinkertaisena ja tehokkaana pystyen samalla tuottamaan päätöksenteon kannalta olennaisen informaation.
Budjetointi- ja ennustamisprosessin on oltava myös mahdollisimman kevyt ja ketterä, ja uutta tietoa on tarkoituksenmukaista tuottaa vain silloin, kun sitä ei ole valmiiksi saatavilla. Mikäli esimerkiksi toiminnan kiinteät kulut pysyvät seuraavalla toimintakaudella samana, on talouden suunnittelussa tehokkainta hyödyntää jo tuotettua kirjanpidon toteumatietoa.
Automaatioon ja integraatioon pohjautuvat taloushallinnon, budjetoinnin ja ennustamisen järjestelmät sekä koneoppiminen auttavat tehostamaan talousohjauksen prosesseja ja vapauttamaan niihin sidottuja resursseja.
Työkalut reaaliaikaiseen päätöksentekoon
Budjetointi sekä jatkuva ennustaminen ja aktiivinen seuranta antavat työkalut reaaliaikaiseen päätöksentekoon auttaen ennakoimaan tulevaa ja varautumaan muutoksiin. Oman liiketoiminnan tuntemus ja ymmärrys siitä, mistä ollaan tulossa, ovat tärkeitä työkaluja määritettäessä sitä, mihin ollaan menossa. Laadukas kirjanpidon toteumatieto antaa hyvän pohjan toiminnan suunnittelulle.
Toimintaa ei kuitenkaan voida johtaa tavoitteellisesti katsomalla taaksepäin, vaan fokuksen on oltava tulevaisuudessa. Me Azetsilla tarjoamme monipuoliset budjetoinnin ja ennustamisen palvelut ja työkalut talouden suunnitteluun sekä vahvan osaamisen talousjohtamisen tueksi. Ota yhteyttä, niin autamme sinua tehostamaan toimintaasi.