Kilpailuetujen luominen analytiikan avuin
Tähän asti BI-raportointiratkaisu on käytännössä tarkoittanut yrityksen kaikkien toimintojen kattavaa hanketta ja käyttöönottokustannusten takia se on ollut mahdollista toteuttaa pääosin suuryrityksille. Me Azetsilla halusimme mahdollistaa liiketoiminta-analytiikan myös kasvaville ja keskikokoisille yrityksille.
Perinteinen ja staattinen raportointi mahdollistaa lähinnä peräpeiliin katsomisen ja usein exceleiden käpistelyyn mennyt aika johtaa tilanteeseen, jossa raportointia tehdään lähinnä raportoinnin takia. Ymmärrettävää sinänsä ottaen huomioon kuinka työlästä eri datalähteiden yhdisteleminen on. Business Intelligence sen sijaan kokoaa olennaisen tiedon käyttäjän saataville ja auttaa käyttäjää oivaltamaan olennaisen.
Perinteinen lähestymistapa BI:n käyttöönotossa on työläs ja konkreettisia tuloksia saadaan vasta kuukausien jälkeen. Suurin osa ajasta kuluukin liiketoimintasääntöjen mallintamiseen. Ketterin menetelmin toki saadaan tärkeimmät raportit kasaan nopeallakin tahdilla. Yleensä dashboardit rajoittuvatkin aluksi vain johdon näkymiin, jonka jälkeen seuraavilla iteraatiokierroksilla luodaan myös syvällisempiä analyysejä. Johdon dashboardit ovat hyviä vastaamaan kysymykseen ”Mitä tapahtui?”. Tietojohtamisen arvokkaimmat hyödyt saadaan kuitenkin silloin, kun raportointiratkaisu vastaa niihinkin kysymyksiin, joita ei ole edes ajateltu ja se on jalkautunut johdolta myös operatiiviselle tasolle.
Staattisten raporttien sijaan mielekkäämpää olisi saada vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Miksi näin tapahtui? Mitä tulee tapahtumaan? Mitä meidän pitäisi tehdä?
Ennakoivalla analytiikalla & tekoälyllä voidaan osa näistäkin kysymyksistä jo automatisoida, mutta useimmiten ratkaisut pohjautuvat ennalta määriteltyihin kaavoihin ja sääntöihin. Ihmisen ajattelu sen sijaan on luonnostaan uteliasta ja itseohjautuvaa. Neuroverkoilla ja opetusalgoritmeilla pyritään toki mallintamaan jossain määrin ihmisaivojen toimintaa, mutta en usko niiden syrjäyttävän inhimillistä älyä vielä lähiaikoina. Silloin kun raportointiratkaisu kannustaa käyttäjää kysymään itseltä tarkentavia kysymyksiä niin voidaan puhua tiedolla johtamisesta sen omassa merkityksessään ja oikeasti luoda kilpailuetuja.
Kestävän raportointiratkaisun pohja
Yleensä tällaiset hankkeet saavat alkunsa, kun firmassa joku on lenkkisaunassa kuullut uudesta hypetrendistä (Machine Learning, Big Data, Artificial Intelligence, IoT, you name it…), joka mullistaa raportoinnin. Tästä villiintyneenä tehdään muutamia google-hakuja aiheeseen liittyen ja vakuutetaan johtoryhmän kokouksessa, kuinka itsekin pitää tarttua tilaisuuteen ja lähteä kehittämään omaa raportointia älykkäämpään suuntaan. Usein yllätyksenä tuleekin ulkopuolisen konsultin antama hintalappu projektille, vaikka johtoryhmän kokouksessa vakuutettiin, miten yksinkertaisesta hankkeesta on kyse. Yleinen harhaluulo on, että BI-projekti koostuu raportointialustan kilpailuttamisesta ja dashboardien rakentamisesta. Esimerkki on kärjistetty, mutta valitettavan usein todenmukainen. Kestävä raportointiratkaisu vaatii todellisuudessa muitakin vaiheita:
Olen toki kuullut, kuinka asiakkaille on rakennettu täysin räätälöity raportointiratkaisu kohtuullisin kustannuksin. Vuoden tai kahden päästä yrityksen raportoinnin maturiteetti kasvaa ja raportointitarpeet muuttuvat. Johdon raportin rinnalle haluttaisiinkin edistyneempiä analyysejä tai ennusteita. Mikäli tietomallinnuksen ja kokonaisarkkitehtuurin kohdalla on luistettu, niin valitettavaa voi olla kuinka olemassa olevat tietomallit eivät taivu uusiin tarpeisiin. Tietomallin merkitys on helpompi selittää konkreettisen esimerkin myötä. Tietomallia voidaan verrata esimerkiksi talon perustuksiin. Oletusarvoisesti perustukset on rakennettu järkevästi ja heti alkuvaiheen suunnitelmassa on otettu huomioon, kuinka monta huonetta ja kantavaa seinää taloon rakennetaan. Myöhemmässä vaiheessa pieniä muutoksia voidaan tehdä ja purkaa esimerkiksi väliseiniä, mutta suuremmat radikaalit arkkitehtoniset muutokset eivät onnistu ilman olemassa olevien rakenteiden purkamista.
Raportointityökalu Azets Discover
Näihin haasteisiin ja teknologisen edelläkävijyyden varmistamiseen Azets on perustanut Azets Technology -yksikön, jonka konsulttien tehtävänä on ratkaisukeskeisten ohjelmistopalveluiden tuottamisen lisäksi uusien ilmiöiden tutkiminen ja niiden soveltaminen asiakkaiden liiketoimintaan. Tänä syksynä olemme julkaisseet Azets Discover -dashboardit.
Kokonaan räätälöityjen projektien sijaan Azets on ottanut erilaisen lähestymistavan BI-projekteihin. Kaikki normaalin projektin työvaiheet on tehty valmiiksi ja kuukausia kestävän projektin sijaan asiakkaalla on mahdollisuus ostaa raportointiratkaisu palveluna.
SaaS-pohjainen ratkaisu tuo BI-teknologian myös pienempien yrityksien ulottuville. Standardipohjainen ratkaisu on nopea ottaa käyttöön, koska Azetsin asiantuntijat ovat tehneet likaisen työn valmiiksi. Ymmärrettävää on, että asiakkaan raportoinnin maturiteetilla on oleellinen merkitys raportointitarpeissa. Haasteena standardiratkaisun toteuttamisessa olikin asiakas- ja toimialakohtaisten tarpeiden tunnistaminen ja räätälöintien mahdollistaminen. Ratkaisu pyrittiin toteuttamaan siten, että lähdejärjestelmästä ei saa koitua rajoitteita raportoinnin sisällölle. Tässäkin vaiheessa korostuu tietomallinukseen investoitu aika ja vaiva, koska hyvin suunniteltu pohja mukautuu eri tarpeisiin tarvittaessa kohtuullisin kustannuksin.