Rekrytoinnin askelmerkit

HR

by  Taru Sievänen

26/08/2019

Rekrytoinnin askelmerkit

HR

by Taru Sievänen

26/08/2019

Oletko käynnistämässä rekrytointia uuden osaajan löytämiseksi, mutta et ole oikein varma mistä lähteä liikkeelle? Nykypäivän rekrytointi on paljon muutakin kuin lista kriteereitä ja edellytyksiä, joten joskus voi olla vaikea muistaa ottaa huomioon kaikkea olennaista. Ohessa on hyväksi havaittuja huomioita sinulle rekrytoinnin käynnistämisen ja toteuttamisen tueksi.

Ennen rekrytointia

Määrittele tehtävän kriittisyys

Ennen liikkeelle lähtöä on kriittistä syväluodata hetki uhkia, mahdollisuuksia ja edellytyksiä, jotta tiedetään mitä tehdään, miksi tehdään ja ennen kaikkea – miten. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta pysähtyminen mahdollistaa sen, että rekrytoidaan täsmälliseen tarpeeseen, kiinnitetään oikeisiin asioihin huomiota, tavoitetaan paremmin rekrytoinnin kohderyhmä sekä mietitään jo ennalta vaikutukset ja varasuunnitelmat, jos oikeaa henkilöä ei heti syystä tai toisesta löydetäkään. Hyvässä rekrytointiprosessissa on mietitty ja määritelty ennalta paitsi tarve, myös aikataulu, resurssit ja keinot.

Kartoita miten kriittinen tarve on – kiireessä hätiköiden tehdään paljon paitsi virhearviointeja, myös joustetaan helposti kriteereistä, jotka ovat kuitenkin edellytyksiä tehtävässä menestymiselle myös pidemmällä tähtäimellä. Kiireessä sekä työnhakija- että -työntekijäkokemus voi saada molemmat iskun jos toisenkin, rekrytoitu työntekijä pettyy nopeasti jos työn todellisuus ei vastaa molemminpuolista käsitystä tehtävästä. Ensihätään voisikin olla parempi vaihtoehto ostaa osaamista palveluna ja käynnistää rekrytointi stabiilimmassa tilanteessa. Tähän kytkeytyy olennaisesti myös tarpeen pitkäkestoisuus ja ylipäätään henkilöstöstrategia: miten osaamista hankitaan, palkataan tai ostetaan. Mihin päädytkään, varmista – onko sinulla riittävät resurssit ja osaaminen vai olisiko syytä valita kumppani tukemaan matkan varrella?

Luo tehtävä uudelleen

Sen sijaan, että lähdetään liikkeelle toimenkuvan kartoittamisessa edellisen kerran käytetyistä työpaikkailmoituksista, joiden sisältöä harvoin kyseenalaistetaan – suosittelen starttaamaan ennemmin tyhjältä pöydältä. Jos on mahdollista osallistaa tiimissä olevia kollegoita tai tehtävän edeltäjää, tee se! Arvokkaita fokusalueita selvittää konkreettisella tasolla ovat, mitä vastuut tänä päivänä aidosti pitävät sisällään, miten vastuualueet painottuvat keskenään ja miten tehtävää olisi syytä kehittää eteenpäin. Jos tehtävästä on lähdössä työntekijä, häntä voisi jopa pyytää laatimaan oman käsityksensä työpaikkailmoituksesta ja työn arjesta, optimaalista olisi, että häntä voisi hyödyntää jopa työpaikan markkinoinnissa, työntekijäreferenssinä, sosiaalisessa mediassa tai ilmoituksessa vaikkapa videolla. Harva asia on vahvempi referenssi työnhakijoille kuin tehtävän edeltäjän suositus.

Katso tulevaisuuteen strategian tasolla ja selvitä olisiko aivan uudenlaiselle osaamiselle tulevaisuudessa käyttöä (esim. uudet palvelut, teknologiat ja järjestelmät, menetelmät tai kielitaito-osaaminen). Peilaa tiimiä, tarvitaanko jotakin osaamista lisää? Diversiteetille ja organisaatiokulttuurille molemmille kannattaa antaa ajatusta, miettiä miten työyhteisöä voisi täydentää ja mikä on tärkeää organisaatiossa toimimisen kannalta. Kielitaidon osalta mieti, mikä on aidosti kriittistä tehtävässä, jotta osaajia ei puhtaasti tavan tai mukavuusalueen vuoksi suljeta ulkopuolelle. Yrityksen toimiala voi osaltaan tuoda rekrytointiin mukaan huomioitavia asioita tai erityispiirteitä, samoin yrityksen elinkaaren tila ja kokoluokka.

Onko osaaja jo talossa?

Kartoita, löytyisikö potentiaalia talon sisältä: oman työntekijän saisi sitoutettua samalla entistä vahvemmin ja hänen tehtäväänsä saattaisi helpommin löytyä tekijä. Tehtävien uudelleenjärjestelyllä voi järkevöittää tehtävänkuvaa ja työkuormaa on hyvä arvioida samalla – mikä on tehtävän kannalta kriittistä vastuualuetta, mitä voisi osaltaan taas miettiä toiseen tehtävään tai jakaa ihmisten kesken. Ihmiset motivoituvat usein sen paremmin, mitä laajemmin hyödyntävät omaa osaamistaan ja potentiaaliaan – uusi ihminen voi tuoda mukanaan sellaistakin osaamista jota tehtävään ei alun perin ole ajateltu sisällytettävän, mutta josta voi myös yritykselle olla yllättävääkin lisäarvoa. Tehtävänkuvaan ei kannata siis ripustautua, vaan määritellä miltä osin vastuualueet aidosti sitovat ja mikä voi olla muokattavissa tai opetettavissa. Helposti myös yhdeltä ihmiseltä saatetaan vaatia laaja-alaista osaamista, tässä on hyvä olla realistinen – kuinka todennäköistä on löytää ihminen, joka pystyy täyttämään tehtävää, joka saattaa vaatia ääripäiden ominaisuuksia tai osaamista.

Rekrytointiammattilaisen vinkki:  Kysy jokaisessa vaiheessa itseltäsi ”miksi” – jos osaat perustella rekrytoinnin yksityiskohdat ja voit antaa saman tiedon rekrytoinnin sidosryhmille ja kohderyhmälle, olet vahvoilla ja se palkitsee sekä matkalla että maalilinjalla.

Käy läpi edellytykset ja kartoita kilpailutilanne

Peilaa miksi aikaisemmin on voitettu tai hävitty kilpailu osaajasta ja kuinka kova kilpailu alan ihmisistä on – mitä voitaisiin tehdä toisin tällä kertaa ja mitkä ovat toisaalta olleet voiton avaimia? Tavoiteltavan kohderyhmän asemaan on tärkeää kyetä asettua, jotta voi toimia rekrytoinnin aikana tavalla, jota kukin itsekin arvostaisi. Työnantajamielikuvan kehittäminen on pitkäjänteistä työtä ja siihen liittyvät pikaiset toimenpiteet eivät rekrytointia pelasta, jos työnantajamielikuva on saanut kolhuja tai jos se ei vastaa sisäistä työntekijäkokemusta. Realiteetit on kuitenkin syytä huomioida ja peilata yrityksen työnantajakuvaa ja vetovoimaa markkinoilla, jotta osaa jo ennalta varautua kuinka työlästä osaajan löytäminen ja taloon houkutteleminen voi olla ja mitä toimenpiteitä tarvitaan.

Rekrytointiin liittyvän resursoinnin osalta on hyvä jo etukäteen sisäistää, että rekrytointi on syytä priorisoida muihin vastuisiin nähden korkealle ja huomioida samalla keiden henkilöiden aikaa rekrytointiin tarvitaan. Nopeus on valttia rekrytoinnissa ja oikean ihmisen saaminen taloon voi joskus olla tunneistakin kiinni (työtarjouksia tulee osaajille paljon), prosessin venyminen puolestaan tiputtaa matkastaan kärsivällisimmänkin ihmisen, joten päätöksiä täytyy kyetä tekemään tehokkaasti ja etenemään suunnitelman mukaisesti pitäen ihmiset lähes reaali-ajassa ajan tasalla.

Tarkenna ja kohdista

Mitä sitten mahdolliseen ilmoitukseen (jos ilmoitushaku on valittu strategia) on hyvä koota? Keep it simple. Kerro työn konkreettisesta arjesta ja vastuista, edellytyksistä ja mahdollisuuksista. Kerro minkälaista työyhteisössä on työskennellä ja minkälainen ihminen täydentäisi joukkoanne parhaiten. Kerro, mikä teillä on aidosti parasta ja mitä haluatte ihmiselle tarjota. Lupaa vain sen verran, kuin tiedät että voitte lunastaa. Uskalla kertoa työstä avoimesti ja rohkeasti, ihmisenä ihmisille, vaikka yrityksen brändi tai viestintästrategia raameja asettaisikin.

Työn todellisuus avautuu siitä, mistä työviikko koostuu – mitä tapahtuu päivän aikana, ennen ja jälkeen työpäivän. Miten työn ja elämän yhteensovittaminen onnistuu, minkälainen tempo on työssä ominaista tai minkälaisia painotuksia vastuiden kesken on. Edellytetäänkö henkilöltä työaikojen suhteen joustoa tai matkustamisvalmiutta? Autonomian, vapauden ja vastuun tasoa on hyvä tarkastella – samoin, kuinka paljon työssä on mahdollista kehittää toimintaa ja toisaalta kuinka toivottua se on. Se, mikä antaa työssä energiaa on usein työn parasta antia, joskus ne ovat kollegat ja lämmin työyhteisö, joskus työn tulokset ja usein monien asioiden yhdistelmät – jokaiselle motivaatio syntyy eri asioista mutta eri tehtävissä asiat painottuvat eri tavoin. Etukäteen voi miettiä myös, mikä voi aiheuttaa turhautumista tai olla haastavaa.

Huomioi myös sidosryhmät ja mitä vaikutuksia ne tuovat mukanaan. Mieti minkälaisia ominaisuuksia henkilöltä toivotaan työssä ja mitä vaikutuksia johtamis- ja palkitsemisjärjestelmällä on. Kun tehtävän todellisuus on kirkastunut itselle, on helpompaa viestiä ulospäin ja myös oikeat ihmiset tunnistavat entistä tehokkaammin, että kyseessä voisi olla juuri sopiva työpaikka.

Rekrytointiammattilaisen vinkki : Työpaikkailmoitus on hyvä laatia kokoamaan rekrytoinnin konkreettinen sisältö, vaikka ilmoitushakua ei julkaistaisikaan. Se on suureksi avuksi myös silloin, kun osaajaa lähdetään etsimään ja tavoittelemaan muita reittejä ja kanavia pitkin.

Ennen rekrytointia ja rekrytoinnin aikana

Houkuttele ja lunasta

Rekrytointi on myyntiä ja myynti on viestintää, viestimällä muodostetaan käsitys työnantajalupauksesta, mutta kuten kaikessa myynnissä, lupaus täytyy kyetä myös lunastamaan. Mitä potentiaaliset osaajat sitten arvostavat työssä? Tämä on merkittävä kysymys, johon työnantajan täytyy selvittää vastaus, ihmisinä olemme kaikki erilaisia ja arvotamme työssämme myös erilaisia tekijöitä yksilöllisesti. Konkretisoi, mitä teillä aidosti on tarjota ja mikä työntekijöiden mielestä on yrityksessänne parasta. Jos et tiedä, selvitä – ja unohda korulauseet. Yhä useammat haluavat laajentaa osaamistaan ja panostaa kehittymiseen, olisiko tässä mahdollisuutta nostaa yrityksenne tarjoamaa esiin – sisältääkö työnantajavastuunne osaamisen kehittämisen mahdollisuuksia tai erilaisten urapolkujen mahdollistamisen? Perehdyttämisellä on työntekijäkokemukseen myös valtaisa vaikutus, miten työntekijä otetaan vastaan ja kuinka huolellisesti hänen tuloonsa valmistaudutaan, joten tässä on myös yksi mahdollisuus erottautua ja nostaa asiaa eduksi.

Palaa uudelleen merkityksellisyyden teemaan, mieti onko tehtävässä tai yrityksessä jotakin yhteiskunnallisesti arvoa tuottavaa. Yhä useammin ihmiset etsivät työltään suurempaa merkitystä ja tämä on asia, jolle kannattaa antaa ajatus – jokainen työ kytkeytyy jollakin tavalla suurempaan kokonaisuuteen ja tarkoitukseen. Ihmisillä on alasta riippumatta myös suurempi tarve olla osa yhteisöä, kokea sen tuomaa turvallisuutta, yhteishenkeä ja arvostusta. Mieti – ja kuuntele myös muita: minkälaista yrityksessä on työskennellä, minkälainen työyhteisö on, miten yrityskulttuuri näyttäytyy työyhteisön arjessa sekä minkälaiset arvot aidosti ohjaavat toimintaa. Jos mahdollista, tuo esiin henkilöstön tyytyväisyydestä kertovia mittareita ja tuloksia.

Hyödyntäkää yrityksen ja työyhteisön verkostoja monipuolisesti ja systemaattisesti, kannustakaa viestin jakamiseen verkostojen kautta: aina ei kyseessä tarvitse olla edes LinkedIn – vapaa-ajan verkostoja on käytettävissä yhtä lailla. Tuokaa työntekijätarinoita- ja kokemuksia esiin todentamaan viestiänne. Ole selvillä, mitä kilpailevat toimijat tarjoavat mutta erottaudu rohkeasti.

Rekrytiontiammattilaisen vinkki: Rohkeus erottua, läpinäkyvyys ja aitous viestinnässä vievät pitkälle, olivatpa työpaikan houkuttimet minkälaiset tahansa.

Rekrytoinnin aikana ja sen jälkeen

Panosta, tee vaikutus ja analysoi

Valmistaudu henkilön tapaamiseen kriittisten kompetenssien ja ominaisuuksien pohjalta ja tutustu ihmisen taustaan jo etukäteen huolella. Ole aidosti kiinnostunut, kysy konkreettisia ja avoimia kysymyksiä johdattelematta, kerro avoimesti, ole inhimillinen ja tarkenna rohkeasti. Vertailtavuuden varmistamiseksi, haastattele kaikkia henkilöitä vastaavalla mallilla. Mieti konkreettisia tilanteita ja haasteita, joita työssä on edessä ja muodosta kysymyksiä niiden pohjalta: ”esim. Miten toimisit tilanteessa, jossa.. Tai kuvaile toimintaasi tai osaamistasi tilanteessa..”. Vuorovaikutteisen tapaamisen jälkeen tee päätös etenemisestä tehokkaasti mutta harkiten: tarvitaanko vielä jotakin tietoa päätöksen teon tueksi (esim. henkilöarvioinnit, case -tehtävä/työsimulaatio, referenssit). Voisiko tuleva tiimi/kollegat tavata henkilön?

Muista antaa haastateltaville mahdollisuus kysyä heille tärkeistä asioista ja varmista että he saavat siihen osaltaan riittävästi tilaa. Jätä aina positiivinen vaikutelma – vaikka et päätyisi palkkaamaan henkilöä, hän voi olla tuleva asiakkaasi tai toimia lähettiläänä teille jatkossakin linkittäen teille mahdollisen tulevan huippuosaajan (ja vaikka näin ei kävisikään – tee se silti). Onnistuessasi täyttämään tehtävän, analysoi henkilön työssä suoriutumista, anna palautetta, arvioi miten rekrytointi onnistui ja miten toimisit toisin, kysy palautetta myös henkilöltä itseltään. Erityisen tärkeää analysointi on toki siinäkin tapauksessa, jos rekrytointi syystä tai toisesta epäonnistuu (ja tällöin on hyvä olla jo varasuunnitelma valmiina, kenen puoleen käännytään ja miten toimitaan).

Rekrytointiammattilaisen vinkki: Käy läpi rekrytointiprosessin onnistumiset ja hudit ja ota opit talteen seuraavaa rekrytointia varten.

Toivottavasti saat rekrytointeihin lisäarvoa näiden vinkkien myötä – jos kaipaat tukea, olemme täällä Azetsilla valmiita liittymään tiimiisi. Toteutamme rekrytoinnin täsmällisesti, läpinäkyvästi, tehokkaasti ja työnantajamielikuvastasi huolehtien. Voimme toteuttaa rekrytointisi joko toimeksiantona kokonaisuudessaan tai voit ulkoistaa meille yksittäisen osan: voimme tulla sparraamaan kanssasi, osallistumaan haastatteluihin tai tekemään ne puolestasi, etsiä sinulle osaajia tai käsitellä hakemukset puolestasi. Saat meiltä myös merkittävää lisäarvoa valintasi tueksi ammattimaisesti toteutetulla henkilöarvioinnilla.

Antoisaa ja menestyksekästä rekrytointia!

 

Tilaa Azetsin uutiskirje

Hyväksyn tietosuojakäytännöt. Voin milloin tahansa muokata tilauksiani tai perua viestit.

Teemoina HR, palkanlaskenta, johtaminen

Taru Sievänen

About Taru Sievänen

HR Advisor, Recruitment. Taru toimii Azetsin rekrytointipalveluiden parissa etsien ja yhdistäen asiakkaillemme osaajia monipuolisesti erilaisiin asiantuntija- ja päällikkötason tehtäviin. Tarulla on taustaa kansainvälisistä rekrytoinneista, henkilöarvioinnista ja myös In House -rekrytoinnin parista.