Miten projektit kannattaisi tulouttaa kirjanpidossa? Projektiluonteinen ja pitkäkestoinen tuotantotoiminta haastaa yrityksiä taloushallinnon näkökulmasta. Erityisesti rakentamisessa tuotetaan usein pitkiä ja arvokkaita projekteja, joiden tulojen ja menojen käsittelytapaa joudutaan pohtimaan heti projektin alkaessa.
Projektin tuloutustapaa harkittaessa valintaan vaikuttaa myös koko rakennusyrityksen taloudellinen näkökulma. Jos yrityksellä on meneillään useita erilaajuisia projekteja yhtä aikaa, antaa tämä joustoa tuloutustavan valintaan pitkissä projekteissa.
Projektien tuloutuksen kaksi vaihtoehtoa
Kirjanpidon ja verotuksen säännökset sallivat pitkäkestoisen projektin tulouttamisen kahdella vaihtoehtoisella tavalla:
- osatuloutuksena projektin valmiusasteen perusteella
- tai kertatuloutuksena projektin valmistuessa.
Tuloutusmuodon saa yritys valita vapaasti näistä kahdesta vaihtoehdosta. Lain vaatimuksena on kuitenkin johdonmukaisuus eli samankaltaisissa projekteissa tulee käyttää samaa tuloutusmuotoa tilikaudesta toiseen.
Yritys voi käyttää molempia tuloutustapoja rinnakkain, kunhan perustelu erilaisille valinnoille on olemassa. Esimerkiksi lyhyet, alle vuoden kestävät projektit voi tulouttaa valmistumisen perusteella ja pidemmät projektit osatuloutuksella. Vastaavasti tuloutustavan valinnan peruste voi olla projektin rahallinen arvo.
Seuraa tuloja ja menoja kohdeseurannan avulla
Tuloutustavan valinnasta riippumatta pitkäkestoisissa projekteissa on tärkeää seurata tuloja ja menoja kohdeseurannan avulla. Kirjaamalla tulot ja kulut projektin alusta alkaen tarkasti oikealle kohteelle tai litteralle, saadaan suoraan kirjanpidosta tarvittavat tiedot tuloutuslaskentaa varten.
Kohdekirjanpito mahdollistaa myös projektin taloudellisen menestymisen seurannan projektin kuluessa. Mahdollisesti tarvittavat korjausliikkeet projektin toteutuksessa huomataan ajoissa, kun tuloja ja menoja seurataan projektikohtaisesti ja reaaliajassa.
Projektin osatuloutus tasoittaa tulosvaihtelua
Kun rakennusprojektin kuluessa projektin tuloja ja menoja käsitellään kirjanpidon tuloslaskelmassa valmiusasteen perusteella, on kysymyksessä osatuloutus. Projektin valmiusasteen määrittämiseksi tarvitaan hankekohtainen budjetti, joka voi hyvin perustua vaikkapa tarjouslaskentaan.
Projektin valmiusasteen määritteleminen
Valmiusaste voidaan määrittää laskutusperusteisesti vertaamalla toteutunutta laskutusta projektin odotettuun kokonaislaskutukseen. Vastaavasti voidaan valmiusasteen laskennassa käyttää kertyneitä kustannuksia verrattuna budjetoituihin kokonaiskustannuksiin.
Kohdista kustannukset ja tulot oikeille projekteille sekä ajanjaksoille
Osatuloutuksen käyttö vaatii tarkkuutta ja asiantuntemusta, jotta se antaa mahdollisimman oikean lopputuloksen. Kustannusten ja tulojen litterointi oikeille projekteille on erityisen tärkeää. Se voi kuitenkin olla haasteellista silloin, kun on useita projekteja meneillään yhtä aikaa.
Myös tulojen ja kulujen ajallinen kohdistaminen samalle ajanjaksolle voi olla hankalaa laskutusrytmin vaihdellessa erityisesti ostotoimittajien puolella. Osatuloutuksen hallinnointi vaatii siis tarkkuutta ja asiantuntemusta, mutta toisaalta antaa ajantasaista tietoa hankkeen taloudesta ja helpottaa ennustamista jo hankkeen kuluessa.
Osatuloutus auttaa seurannassa ja vertailussa
Osatuloutus tasaa yrityksen tulosvaihtelua ja pitää näin tilikaudet vertailukelpoisena keskenään. Tasaisella ja vertailukelpoisella raportoinnilla on helpompi näyttää esimerkiksi rahoittajille yrityksen todellinen taloudellinen tilanne.
Osatuloutusta voi ja kannattaa tehdä kuukausittain, jolloin projektin seuranta on ajantasaista. Ajantasaisen seurannan avulla projektin toteutuksessa mahdollisesti tarvittavat muutokset voidaan tehdä ajoissa ja näin vaikuttaa projektin lopulliseen kannattavuuteen. Osatuloutus vaikuttaa yrityksen tulokseen ja verotettavaan tuloon tasaisesti jo projektin aikana, kun projektista saatava voitto tai tappio näytetään tuloslaskelmassa hankkeen keston aikana myös eri tilikausilla.
Projektin tuloutus valmistumisen perusteella
Toinen säännösten sallima pitkäkestoisen projektin tuloutustapa on tuloutus valmistumisen perusteella, jossa sekä tulot että kulut kirjataan tuloslaskelmalle projektin valmistuessa.
Tätä tuloutustapaa käytettäessä myyntilaskutus merkitään taseeseen saatuina ennakkomaksuina ja vastaavasti kulut merkitään keskeneräisten töiden varastoon projektin aikana. Kun hanke valmistuu, tuloutetaan sekä myynti että kulut kerralla tuloslaskelmaan. Tuloutuksen hetkellä yrityksen tulos heilahtaa ylöspäin tai alaspäin eivätkä tilikaudet tämän vuoksi ole välttämättä vertailukelpoiset keskenään.
Esimerkiksi rahoitusta tarvittaessa yritys joutuu usein selvittämään raportoinnin poikkeamia potentiaaliselle rahoittajalle. Hankkeen koko voitto tai tappio tuloutuu kerralla ja on vaikuttamassa sekä yrityksen tilikauden tulokseen että verotettavaan tuloon yhdellä tilikaudella.
Tuloutustavan valinnalla on merkitystä – kysy asiantuntijalta
Tuloutustavan valinnassa kannattaa siis käyttää harkintaa, koska valinnalla on vaikutusta yrityksen tulokseen ja verotukseen sekä näiden kautta myös voitonjakomahdollisuuksiin. Azetsin kirjanpidon asiantuntijat auttavat mielellään. Tutustu kirjanpidon palveluihimme
