Mitä on edustuskulu?

Edustuskulu ei ole ALV-vähennyskelpoista. Edustuskulua ei ole kuitenkaan määritetty arvonlisäverolaissa. Arvioitaessa sitä mitkä liiketoiminnan kulut luokitellaan edustamiseksi, on se hyvä tarvittaessa tarkistaa asiantuntijan kanssa. Verohallinto ylläpitää asiaan liittyvää ohjeistusta muun muassa markkinointi- ja edustustilaisuudet arvonlisäverotuksessa. Lisäksi on huomioitava, että edustusmenoista vain 50 prosenttia on tuloverotuksessa vähennyskelpoista kulua.

Pääsääntöisesti arvolisäverovelvollinen toimija voi vähentää tuotteeseen tai palveluun sisältyvän arvonlisäveron (ALV) osuuden, jos se on hankittu arvonlisäverollista liiketoimintaan varten toiselta arvonlisäverovelvolliselta. ALV-vähennyksiä huomioidessa on hyvä muistaa muutamia erityistapauksia, joissa vähennysoikeutta ei ole tai se on mahdollinen vain tiettyjen edellytysten täyttyessä. Kokosin muutamia useimmin vastaantulevia vähennysoikeuden poikkeuksia tiivistetysti tähän blogikirjoitukseen.

Edustuskulun ALV-vähennyskelpoisuus

Verohallinnon ohjeistuksesta löytyy kulujen ALV-vähennyskelpoisuuden arviointia hahmottava ja omasta mielestäni selkeä kuva. Edustuskulujen vähennysoikeuteen vaikuttavat: tilaisuuden luonne ja tarkoitus, kulujen luonne ja osallistujat.

Tilaisuuden luonne ja tarkoitus

Kuluja pidetään edustuskulujen luonteisina seuraavissa tapauksissa

• Tilaisuus, joka kohdistuu yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin
• Tilaisuus, jolla pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen tai entisten säilyttämiseen
• Vieraanvaraisuus, joka kohdistuu asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin liiketoimintaan vaikuttaviin henkilöihin

Edustuskulut liittyvät siis yhtiön ulkopuolisiin tahoihin. Usein, jos tarjoilu on tilaisuuden pääasia ja osallistujat yrityksen ulkopuolisia tahoja, kyse on edustamistilaisuudesta. Runsas asiaohjelma ja suhteessa vähäisempi muu ohjelma, kuten ruoka- ja alkoholitarjoilu, puoltaa tilaisuuden pitämistä markkinointia edistävänä ja siten ALV-vähennyskelpoisena. Jos tilaisuus koostuu pääasiassa vain vapaamuotoisesta seurustelusta ja viihteellisestä ohjelmasta, tilaisuutta pidetään edustuskuluna.

Yhtiön sisäisiä kuluja, jotka liittyvät esimerkiksi henkilökunnan palavereihin pidetään neuvottelukuluina ja ne ovat ALV-vähennysoikeuden piirissä. Myös muun muassa tilintarkastajien ja viranomaisten kanssa pidetyt palaverit ovat luonteelta neuvottelukuluja ja vähennyskelpoisia. Näitä menoja ei katsota yhtiöstä ulospäin suuntautuvan toiminnan aiheuttamiksi kuluiksi.

Kulujen luonne

Jos kulut liittyvät edustamiseen, ovat kaikki edustustarkoituksessa syntyneet menoerät ALV-vähennyskelvottomia: ravintolakulut, edustuslahjat, matka- ja majoituskulut sekä henkilökunnan palkat.

Asiakkaalle palaverin yhteydessä tarjotut tavanomaiset ja kohtuulliset tarjoilut luetaan neuvottelukuluihin ja ovat silloin vähennyskelpoisia. Kulujen luonteen dokumentointi on kuitenkin näissä tapauksissa tärkeää. Ilman huolellista dokumentointia epäselvät tapaukset voidaan tulkita helposti edustuskuluiksi. Jos vieraanvaraisuudesta aiheutuneiden menojen tarkoituksena on liikeneuvotteluiden edistäminen, katsotaan kulujen olevan edustusmenoa.

Lahjojen osalta ALV-vähennyskelpoista kulua ovat mainoslahjat, jotka ovat arvoltaan vähäisiä massalahjoja. Mainoslahjoihin on usein painettu yrityksen nimi tai tunnus/logo. Vähennyskelvottomiksi edustuslahjoiksi katsotaan yksilöllisemmin valitut lahjat. Myös alkoholilahjat luokitellaan edustamiseen.

Yrityksen henkilökuntaan kohdistuvat menot ovat ALV-vähennyskelpoisia siltä osin, kun ne kohdistuvat liiketoimintaan, kuten esimerkiksi henkilöstön koulutustilaisuudet. On huomioitava, että henkilökunnan yksityiseen kulutukseen, kuten esimerkiksi merkkipäivälahjoihin, kohdistuvat kulut ovat tuloverotuksessa vähennyskelpoista mutta eivät taas kulutuksen luonteensa vuoksi arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoista. Lisää tietoa muun muassa Verohallinnon ohjeessa henkilökuntaeduista verotuksessa.

Tilaisuuden osallistujat

Edustustilaisuus on tietylle osallistujajoukolle kohdennettu tapahtuma, joihin on kutsuttu valikoitunut joukko henkilöitä. ALV-vähennyskelpoiset markkinointitilaisuudet ovat ennalta rajaamattomalle osallistujajoukolle tarjottuja avoimia tilaisuuksia. Markkinointitilaisuus voi olla myös tietylle kohderyhmälle suunnattua.

Virkistys

Henkilöstölle järjestetyn virkistystilaisuuden määritelmä on melko laaja. Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisun mukaan kokonaan ALV-vähennyskelpoisen tilaisuuden voi järjestää koko yrityksen henkilöstölle tai osastokohtaisesti. Pääsääntö on, että tilaisuus on yrityksen järjestämä, virkistäytymistä varten ja vain yrityksen henkilökunnalle. Ajankohdalla tai tapahtuman nimellä tai sisällöllä ei ole ALV-vähennysoikeuden kannalta merkitystä. Näkökulmana se, että tilaisuus liittyy läheisemmin liiketoimintaan kuin henkilöstön vapaa-aikaan, mikä on yksityistä kulutusta.

• Yritys (tai osasto) määrää tilaisuuden ajan ja paikan
• Yrityksen liiketoimintaa varten tehdyt hankinnat
• Tavoitteena lisätä työpaikan viihtyvyyttä ja henkilökunnan yhteenkuuluvuuden tunnetta
• Muilta osin virkistystilaisuuden määritelmät vapaamuotoisia: ohjelma, nimi, ajankohta, paikka, myös virkistystoimintaan liittyvät alkoholiostot ovat vähennyskelpoisia

Henkilökohtainen käyttö

ALV-vähennysoikeus liittyy tavaroihin ja palveluihin, joita yritys hankkii liiketoimintaansa varten. Vähennysoikeutta on rajoitettu arvonlisäverolaissa silloin, kun ostojen katsotaan palvelevan enemmän työntekijöiden henkilökohtaista kulutusta kuin yhtiön liiketoimintaa. Pääsääntöisesti seuraavat kulut kohdistuva työntekijän henkilökohtaiseen kulutukseen, vaikka voivatkin liittyä liiketoimintaan muun muassa henkilöstöetujen muodossa.

• Kodin ja varsinaisen työpaikan väliset työmatkat
• Henkilökunnan asuntona, harrastustilana tai vapaa-ajanviettopaikkana käytettävät kiinteistöt sekä niiden käyttöön liittyvät tavarat ja palvelut
• Henkilökunnan omaan käyttöön tarkoitetut autot ja muut kulkuvälineet. Poikkeuksena ajoneuvot, jotka ovat toimialaan liittyviä, kuten ammattimaiseen henkilökuljetukseen tai ajo-opetukseen tarkoitetut autot.

Jos arvolisäveron vähennysoikeus askarruttaa, taloushallinnon asiantuntijamme ovat apunasi. Tutustu myös lakipalveluihimme.