Mikä tapa hoitaa taloushallinto sopisi yrityksellesi?
Valittavanasi on monta mahdollista taloushallinnon ratkaisua riippuen yrityksesi koosta, liiketoiminnan laadusta ja monista muista tekijöistä. Miten tiedät, mistä löytää sopivin vaihtoehto sinun yrityksellesi?
Alla on esitetty kolme kuvitteellista, mutta hyvin tyypillistä esimerkkiä yritysten tavoista hoitaa taloushallintoa.
Yritys A – keskikokoinen elektroniikkatarvikkeiden ja asennuspalveluiden tarjoaja
Lähtötilanne: oma taloustiimi, heikosti toimiva järjestelmä
Yritys A:lla on 180 työntekijää ja 19 M€ liikevaihto. Työntekijät on jaettu osastoihin, jotka hoitavat erikseen tuotteita, myyntiä ja paikan päällä tehtävää asennuspalvelua. Talouspäällikkö haluaa hioa projektinhallinnan ja hankintojen prosesseja sekä käyttää KPI-mittareita työntekijäkannattavuuden mittaamiseen. Yritys A:lla on oma taloustiimi, joka taloushallinnon rutiinien lisäksi hallinnoi kaikkia ostosopimuksia toimittajien kanssa.
Haasteet:
- Käsin hoidettu toimittajalaskujen käsittely vie paljon aikaa
- Laskujen hyväksyttäminen on hankalaa, sillä ne koskettavat kaikkia organisaation tasoja.
- KPI-mittareita on hankala kohdistaa tuloihin ja henkilöstökuluihin.
- Toimiva järjestelmä puuttuu
- Heikot kirjanpito- ja talousprosessit ovat johtaneet alhaisiin projektimarginaaleihin, eikä uusi talouspäällikkö tunnu löytävän selitystä tapahtuneelle.
- Osaamista tekoälystä, prosessien digitalisaatiosta ja koneoppimisesta ei ole talon sisällä.
Ratkaisut:
Jotta talouspäällikön tarpeisiin voidaan vastata, on omaksuttava laajempi näkökulma kirjanpidon ja talouden toimintoon.
- Otetaan käyttöön taloudenhallinnan ohjelmisto, jolla voidaan käsitellä ostolaskut ja luoda myyntilaskut.
- Yhdistetään ohjelmisto raportointityökaluun, josta saa projektikohtaiset kannattavuusraportit ja KPI-mittarit
- Sisäinen taloustiimi keskittyy valvonta- ja raportointitehtäviin.
- Taloushallinnon rutiiniprosessit ulkoistetaan, näin voidaan keskittyä liiketoimintaan.
Yritys B – pieni siivouspalveluita toisille yrityksille tarjoava toimija
Lähtötilanne: yksi ihminen hoitaa taloushallinnon sekä muita tehtäviä, laadukas järjestelmä
Yritys B:n liikevaihto on 1,5 M€ ja 20 työntekijää. Yrityksen johtaja jakaa aikansa hallintotehtävien, myynnin ja operatiivisten vastuiden välillä. Siivouspalveluita suoritetaan useissa eri paikoissa, ja suuremmissa rakennuksissa on jopa useita erillisiä asiakkaita. Henkilöstön vaihtuvuus on pientä ja asiakastyytyväisyys on korkea. Käytössä on moderni taloushallinnon ratkaisu.
Haasteet:
- Johtajalla on vaikeuksia saada aika riittämään kaikkiin tehtäviin.
- Odotuslistalla on paljon asiakkaita, jotka haluaisivat tehdä sopimuksen Yritys B:n kanssa, mutta toiminnan laajentaminen kuormittaisi johtajaa lisää.
- Siivoustarvikkeiden käyttö kirjataan paperille, josta seuraa manuaalista työtä kululaskuja tehdessä.
Ratkaisut:
Yrityksen johtaja tapaa ulkopuolisen taloushallinnon konsultin ja tehostaa prosesseja konsultin neuvojen perusteella.
- Työntekijöiden käyttämille tarvikkeille tehdään analyysi, joka sisältää kulun kertoimena kunkin asiakkaan siivoukseen käytetylle ajalle.
- Kulujen tiliöinnit ja asiakkailta saapuvien maksujen kohdistaminen ratkaistaan pankkisopimuksella, jolla voi jakaa ja vastaanottaa pankin erittelyjä asiakkaan maksamista laskuista.
Yritys C – markkinoiden johtava julkisen sektorin konsultointipalvelujen tarjoaja
Lähtötilanne: taloushallinto on ulkoistettu, laadukas järjestelmä
Yritys C:n palveluihin sisältyy johdon konsultointia ja strategiaa sekä viestinnän ja markkinoinnin palveluita. Yrityksellä on yli 500 työntekijää ja liikevaihto on 75 M€. Useimmat toimeksiannot ja asiakasprojektit kestävät 10–18 kuukautta. Toimitusjohtaja pyrkii jatkuvasti modernisoimaan ja automatisoimaan sisäisiä prosesseja. Taloushallinto on ulkoistettu.
Haasteet:
Taloushallinnon kumppanin kanssa työskentelyyn ja yhteisten vastuiden sekä käytäntöjen löytämiseen on kulunut aikaa, ja osa yhteistyöllä tavoitteista on jäänyt toteutumatta.
- Tietoja syötetään manuaalisesti sisäisten järjestelmien välillä
- Tiedonsiirto sisäisistä järjestelmistä kirjanpitoon ei toimi
- Kuunvaihteen raportoinnissa on sekavat vastuut
Ratkaisut:
Yritys C päättää määritellä uudelleen ulkoistuksen olennaiset hyödyt ja tunnistaa keskeiset kehityskohteet. Palveluntarjoaja vaihdetaan.
- Uuden kumppanin asiantuntija tarkastelee IT-infrastruktuuria ja yhdessä keskustellaan perusteellisemmasta lähestymistavasta. Henkilöstö osallistuu.
- Ulkoistusprosessin tavoitteet määritellään tarkasti, samoin kuin oletetut hyödyt, järjestelmät ja mitä vaikutuksia sillä olisi henkilöstöön.
- Manuaaliset prosessit automatisoidaan ja järjestelmien välille tehdään integraatio.
Päteekö joku edellisistä sinun yritykseesi?
Herättikö joku esimerkeistä kysymyksiä? Pienenkin osa-alueen parantaminen voi tuoda säästöjä. Ota yhteyttä ja keskustellaan, miten yrityksesi taloudenhallintoa voisi tehostaa. Palvelemme puhelimitse 010 756 4500 ja sähköpostitse myynti@azets.com.
