Budjetointi ja ennustaminen ovat olennaisia palikoita yrityksen liiketoiminnassa, sillä niiden ansiosta yrityksen liiketoiminnalla on mahdollisuudet edetä suunniteltua polkua pitkin. Vaikka budjetointiin ja ennustamiseen liittyvät luvut kiinnostavat erityisesti omistajia ja talousjohtoa, tarvitaan niiden laatimiseen usein monia henkilöitä yrityksestä. Siksi budjetoinnin onnistumisen kannalta yksi keskeisimmistä asioista onkin viestintä.
Budjetoinnin lähtökohtana on yrityksen strategia ja pidemmän aikavälin liiketoimintasuunnitelmat. Niiden perusteella määrittyvät budjetin luvut: halutaanko esimerkiksi kasvua, kannattavuutta vai uusien liiketoiminta-alueiden valtauksia?
Aseta budjetille selkeät tavoitteet ja ota rinnalle ennuste
Budjetin pitäisi olla aina voimakkaasti tavoitteellinen. Se kertoo, mihin yrityksessä halutaan seuraavan tilivuoden aikana päästä. Budjetilla on usein myös virallinen rooli, se kiinnostaa sekä hallitusta että rahoittajia. Ennuste sen sijaan on ajantasaisempi, realistinen näkemys nykyhetkestä ja lähitulevaisuudesta ja sitä päivitetään tarpeen mukaan.
Budjetin elinkaari on usein vuosi, ja sen työstäminen kestää parista viikosta useampiin kuukausiin. Ennuste puolestaan on nopeasti toteutettavissa.
Osa yrityksistä onkin siirtynyt enemmän rullaavaan ennustamiseen, ja budjetti on siirtynyt taka-alalle, koska ennuste on kevyempi toteuttaa. Budjettia ei kuitenkaan kannata kokea pakolliseksi pahaksi, hyvin laaditusta budjetista on paljon hyötyä.
Voit katsoa myös webinaarin aiheesta Miten hallita budjetti - ja ennusteprosessia?
Budjetti kirkastaa kokonaiskuvaa
Budjetti ja sen tekeminen auttavat havainnoimaan, millaisia haasteita liiketoimintaan liittyy ja toisaalta, mitkä asiat ovat liiketoiminnan kulmakiviä. Esimerkiksi kausivaihtelut saattavat tuoda haasteita liiketoimintaan, jolloin ne täytyy joko osata ratkaista tai niihin pitää pystyä varautumaan.
Parhaimmillaan budjetti selkeyttää yrityksen strategiaa ja sen tavoitteita ja konkretisoi henkilöstöllekin, mitä sen täytyy saada aikaiseksi.
Budjettikauden painajaisista eroon
Olipa budjetointikausi suhteellisen lyhyt tai kuukausien mittainen, mutta aina se vaatii organisaatiolta työtä, joka usein tehdään muun arkityön ohessa. Budjetointi kannattaakin suunnitella huolellisesti. Kun budjetoinnin vaiheet, aikataulutus ja osallistujat ovat tiedossa, voi siihen varata kalenteristakin aikaa.
Harkitsetko rullaavien ennusteiden hyödyntämistä?
Määrittele lähteekö budjetointi johdosta vai kustannuspaikalta
Itse tekemiseen on kaksi vaihtoehtoa. Budjetin raamit voivat tulla ylhäältä alas, eli johto määrittelee, millaisia lukuja se haluaa tavoitteeksi asettaa, ja esimerkiksi liiketoiminta-alueiden tehtävänä on sitten täyttää tiedot jopa kustannuspaikkatasolla.
Toinen tapa hyvin on käännetty malli, jossa budjetointi lähtee kustannuspaikkatasolta ja loppusumma muodostuu sitten niiden mukaan.
Viesti ja varmista, että pohja on kunnossa
Valittu budjetointitapa vaikuttaa ihmisiin ja heidän aikatauluihinsa, joten viestiminen on todella tärkeää. Ennen budjetoinnin aloittamista on hyvä varmistaa myös, että työkalut ja niiden käyttöoikeudet, budjetointipohjat sekä pohja- ja vertailutiedot ovat kunnossa. Täytyy myös valita, käytetäänkö pohjana edellisen vuoden toteumaa vai edellisen vuoden budjettia.
Lue myös Optimoi yrityksesi taloutta tulosbudjetin avulla
Pysy ajan tasalla
Kun budjetti tai ennuste on valmis, on tärkeää seurata sen toteutumista. Kun toteutumista seurataan jatkuvasti, pystytään reagoimaan nopeasti myös mahdollisiin poikkeamiin ja tekemään korjaavia toimenpiteitä, eikä tilivuoden lopussa tule yllätyksiä lukujen suhteen.
Erityisesti nopeasti muuttuvissa ja yllättävissä tilanteissa saattaa olla fiksua miettiä vaihtoehtoisiakin malleja. Esimerkiksi useampia ennusteversioita: parhaaseen mahdolliseen tilanteeseen, realistiselta vaikuttavaan tilanteeseen ja huonoimpaan mahdolliseen tilanteeseen. Näin takataskussa oli valmiina myös toimenpidevaihtoehtoja.
Taulukoille on vaihtoehtoja
Perinteisillä taulukkolaskennan järjestelmillä on monia hyviä puoli: ne ovat edullisia, monille tuttuja ja useimmilta löytyy sellainen koneeltaan valmiina.
Kääntöpuolena on se, että niissä on riski inhimillisille näppäinvirheille, niiden ylläpito on työlästä ja usein ylläpito on yhden pääkäyttäjän vastuulla, jolloin esimerkiksi sairastapausten ja lomien aikana asioiden hoitaminen ja selvittely voi olla hankalaa. Tyypillisiä taulukkolaskennan ongelmatilanteita ovat vahingossa kaavaan tehdyt muutokset ja poistot. Tai tietoturvaan liittyvät haasteet, joissa palkkataulukko lähteekin vahingossa sähköpostijakelussa liian monelle ihmiselle.
Budjetoinnin ja ennustamisen järjestelmät
Nykyaikaisessa budjetoinnin ja ennustamisen järjestelmässä kokonaisuus on helpommin hahmotettavissa, ja esimerkiksi organisaation rakennemuutosten yhteydessä tiedot on helppo siirtää. Tiedot summautuvat automaattisesti ylös- ja alaspäin ja ne siirtyvät myös järjestelmistä toisiin. Järjestelmän käyttöoikeudet ovat muokattavissa ja tietoturva on budjetointijärjestelmän hyvä puoli.
Viisi kysymystä budjetoinnin ja ennustamisen tueksi
- Perustuvatko budjetti ja ennuste yrityksen strategiaan ja tavoitteisiin?
- Tietävätkö mukana olevat, mitä heiltä odotetaan ja milloin – onko sisäinen viestintä kunnossa?
- Tarvitaanko budjetoinnin tueksi koulutusta?
- Ovatko työkalut kunnossa? Olisiko tarvetta siirtyä taulukkolaskennasta budjetointi- ja ennustejärjestelmän käyttämiseen?
- Seurataanko budjetin ja ennusteen toteutumista?
Tarvitsetko tukea prosessiin? Talousjohdon palveluistamme löydät budjetoinnin ja ennustamisen palvelut. Tutustu myös budjetointityökalu Navitaan
