Viestintää koronan aikana

HR | 20/04/2020

Kirjoittaja Virpi Jernström

 

Viestintä on ollut perinteisesti vaikea laji.

Viime viikkoina olemme itse kukin havahtuneet siihen, että siitä on tullut entistäkin vaikeampaa, mutta sitäkin tärkeämpää. Kaikki janoamme tietoa siitä, mikä on tilanne tällä hetkellä, mihin huomenna ollaan menossa sekä miten kaikki jatkuvat muutokset vaikuttavat omaan, perheen, työpaikan ja koko yhteiskuntamme toimintaan.

Työni puolesta pääsin seuraamaan eri toimialoilla toimivien yritysten kriisiviestintää tämän meitä kaikkia koskettavan koronatilanteen alussa. Erityisesti eri pohjoismaissa toimiville yrityksille tilanne on ollut haastava, sillä koronan kanssa edetään eri vaiheissa paikallisten määräysten ja rajoitusten kanssa. Kun tiimissä on jäseniä Suomesta, Ruotsista, Norjasta sekä Virosta, jo pelkästään paikallisten viranomaismääräysten ajantasainen seuraaminen ja niistä viestiminen on yrityksen viestinnästä vastaaville ihan uudenlainen haaste. Etenkin, kun tilanne elää jatkuvasti.

Kriisityöryhmät ja viranomaistiedotteet

Kriisin alussa maaliskuussa useissa yrityksissä koostettiin valmiussuunnitelmia ja perustettiin kriisityöryhmiä, joissa seurattiin koronatilanteen kehittymistä jatkuvasti maa- ja toimialakohtaisesti. Alussa jopa tunti tunnilta, ympäri vuorokauden. Uutisten, hallitusten ja viranomaistiedotteiden seuraamisesta tuli hetkessä viestintä- ja henkilöstöasioista vastaaville tärkein osa työpäivää. Ajantasaista tietoa odottivat sekä yritysten johtoryhmät että koko henkilöstö. Lisäksi henkilöstö siirtyi usealla toimialalla lähes yön yli toimistoista kotikonttoreihin etätöihin. Kotiin siirtyivät myös monen perheen koululaiset ja opiskelijat. Oltiin hetkessä kaikki uuden ja haastavan tilanteen edessä. 

Kulttuuriset erot eri pohjoismaiden välillä kävivät ilmi koronaviestinnän osalta, sekä julkisessa tiedottamisessa että yritysviestinnässä. Me suomalaiset odotamme ohjeistavaa, jopa käskyttävää sävyä ja selkeitä toimintaohjeita. Ruotsin ja Norjan tiimiläiset ovat tyytyväisiä pehmeämpään, yleisellä tasolla toteavaan tiedotukseen, ilman tulevia toimenpiteitä.    

Mikä koronaviestinnässä toimii hyvin?

Koronaviestinnässäkin näyttävät toimivat hyvin jo perinteisesti viestinnässä hyväksi havaitut perusperiaatteet: 

  • Kommunikoi avoimesti
  • Luo viestille selkeät sisällöt
  • Käytä yhteisesti sovittuja viestintäkanavia
  • Viesti mieluummin liikaa kuin liian vähän, aluksi vaikka useasti päivässä. ”No news is good news” ei päde tässä hetkessä
  • Kerro kuka tekee, mitä tekee ja milloin asiaan palataan?
  • Muista myös huumori sekä suuntaa katse jo tulevaan

Yllä mainittujen seikkojen käytännön toteuttaminen jatkuvasti muuttuvassa kentässä onkin sitten jo ihan oma haasteensa. Matkan varrella opitaan jatkuvasti, sekä kulttuurieroja että muita seikkoja. Näitä oppeja voi varmasti myöhemmin hyödyntää, vaikka se juuri nyt ei olekaan se kaikkien päällimmäisin ajatus. 

Paluu perusasioihin

Yhteydenpidon ja vuorovaikutuksen tärkeys korostuu erityisesti epävarmoina aikoina. Perusasioihin onkin hyvä palata tässä tilanteessa ja aloittaa se vaikka soittamalla kaverille tai kollegalle. Ihan vain kysyäksesi ”Mitä sinulle kuuluu ja miten voit?” Nämähän ovat juuri niitä tärkeitä peruskysymyksiä keskinäisessä vuorovaikutuksessa ja yhteydenpidossa. Ja juurikin näillä samoilla kysymyksillä alkavat tälläkin viikolla monen yrityksen päivittäiset tiimipalaverit, Covid-19 status ja webcast callsit sekä henkilöstöinfot. Mitä kuuluu? Ovatko kaikki terveinä?

Tilaa uutiskirje sähköpostiisi

Kirjoittajasta Virpi Jernström

HR Advisor