Verkkolaskulla helppoa laskutusta

Taloushallinto
27/02/2020

Kirjoittaja Anitta Simonen

 

Monet toimittajat suosittelevat verkkolaskua ja suurin osa toimijoista ottaa vastaan vain verkkolaskuja. 1.4.2019 voimaan tulleen verkkolaskulain (laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta) mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta Eurooppa-standardin muodossa olevana sähköisenä laskuna 1.4.2020 alkaen. Hankintayksiköllä tarkoitetaan toimijaa, joka on velvollinen noudattamaan hankinnoissaan hankintalakia.

Mikä verkkolaskun osalta muuttuu 1.4.2020 alkaen?

Yrityksen tulee varmistaa, että omat myynti- ja ostolaskujen käsittelyyn liittyvät järjestelmät käyttävät Eurooppa-standardin mukaista sähköisen laskun (verkkolaskun) muotoa. 

Yrityksille tulee oikeus hylätä muut kuin Eurooppa-standardin mukaiset verkkolaskut 1.4.2020 lähtien. Verkkolasku on sähköinen aineisto, joka sisältää ko. standardien ja lain vaatiman rakenteisen muodon ja tietokentät. Esimerkiksi sähköpostin liitteenä lähetetty PDF-muotoinen lasku ei siis ole verkkolasku.

1.4.2020 alkaen Suomen valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja ja niiden on täytettävä tietosisällöltään sähköisen laskutuksen Eurooppa-standardin vaatimukset. Lue lisää valtion verkkolaskuohjeistuksesta.

Verkkolaskujen hyödyt konkretisoituvat heti

Taloushallinnon sähköistämisen ja automatisoinnin muutosprosessi, huomioiden myös verkkolaskujen käyttöönoton, onnistuu sujuvasti osa-alue kerrallaan. Eri toimialojen erityispiirteet saattavat vaikuttaa yrityksen kaikkien talousprosessien sähköistämisen ja automaation hyödyntämiseen, mutta prosessin kehittäminen alkaa yleensä aina osto- ja myyntilaskuista. Verkkolaskujen hyödyt realisoituvat heti sen käyttöönotosta alkaen ja lisääntyvät sitä mukaa, mitä korkeampi verkkolaskuaste yrityksessä saavutetaan.

Taloushallinnon ja laskutuksen sähköistämisen sekä automatisoinnin säästöt ovat rahallisia. Verkkolaskujen käyttö voidaan nähdä myös yrityksen imagokysymyksenä. Vastuullisuuden näkökulmasta katsottuna verkkolaskutukseen siirtyminen on myös ympäristöteko.

Verkkolaskujen hyödyt ostolaskujen käsittelyssä

Yrityksen toimialasta riippuen 65 – 95 % ostolaskuista toimitetaan jo verkkolaskuna. Ostolaskujen sähköistämisellä ja automatisoinnilla saavutetaan säästöjä useissa ostolaskuprosessin vaiheissa. Sähköinen verkkolasku on paperilaskua nopeampi, turvallisempi ja edullisempi tapa laskun vastaanottamiseen.

Säästöä syntyy:

  • lähetys- ja vastaanottokuluissa
  • käsittelykuluissa, kun aikaa säästyy rutiinitöiden vähentyessä
  • korko- ja perintäkuluissa, kun laskut eivät saavu käsiteltäväksi enää myöhästyneenä sekä kun kassavirran hallinta ja ennakointi ostovelkojen osalta on ajantasaista

Yrityksessä voidaan käyttää ajansäästö esimerkiksi liiketoiminnan liikevaihdon kasvattamiseen tai muuhun arvon luontiin.

Laskun tietojen tuonti sähköisessä verkkolaskun muodossa mahdollistaa automaation hyödyntämisen. Ostolaskuprosessin vaiheet on helppo automatisoida jopa maksatukseen asti. Ostolaskuprosessin nopeuttaminen parantaa myös kassavirran ajantasaista seurantaa, kirjanpidon reaaliaikaisuutta ja tämän myötä talouslukujen luotettavuutta.

Verkkolaskuihin siirtyminen tuo yritykselle myös tietoturvan näkökulmasta huomattavaa etua. Vale- ja huijauslaskujen lähettäminen verkkolaskuina on erittäin vaikeaa. Lisäksi laskut ovat lain mukaisesti ja tietoturvallisesti arkistoituna sekä löytyvät tarvittaessa helposti suoraan järjestelmästä ajasta ja paikasta riippumattomasti.

Verkkolaskujen hyödyt myyntilaskujen käsittelyssä

Myyntilaskun tekeminen verkkolaskuna taloushallinnon järjestelmässä on helppoa. Asiakkaalta tarvitaan vain verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus. Verkkolaskun nopeus ja toimitusvarmuus tuovat käyttöpääoman (kassavirran) kertymisen ja seurannan näkökulmasta merkittäviä parannuksia. Verkkolasku on samana päivänä perillä asiakkaalla, jolloin aikaa jää enemmän laskun käsittelyyn ja sen maksamiseen. Jos laskun maksu kuitenkin jostain syystä viivästyy, voidaan maksun muistutuskirjeet lähettää järjestelmästä viivytyksittä helposti. Tarvittaessa pitkälle automatisoituun myyntisaatavien seurantaan on helppo liittää mukaan myös perintä. Lisäksi käyttöpääoman tilannetta ja kassan kiertoa voi parantaa myös laskurahoituksella.

Jos yrityksellä on kuluttaja-asiakkaita, voidaan ottaa käyttöön sähköinen kuluttajalaskutus. Kuluttaja-asiakas voi helposti tilata yrityksen e-laskun verkkopankkinsa kautta. E-laskut ovat automaattisesti tallessa kuluttaja-asiakkaan verkkopankissa ja sieltä helposti käsiteltävissä.

Laskutusprosessin sähköistäminen ja automatisointi on mahdollista sekä hyödyllistä kaiken kokoisille yrityksille. Positiivinen kassavirta on toiminnan elinehto. Voit myös ulkoistaa laskutuksen ja myyntireskontran tai jonkin muun haluamasi taloushallinnon prosessin vaiheen. Lisää tietoa ratkaisuistamme sekä niiden käyttöönotosta saat Azetsin asiantuntijoilta.

Tilaa Azetsin uutiskirje sähköpostiisi

Kirjoittajasta Anitta Simonen

Senior Project Manager, Azets. Anittalla on merkittävä kokemus talouden ohjauksesta ja prosessien kehittämisestä niiden käyttöönottoon asti. Tärkeänä tavoitteena kannattava kasvu, jossa keskeisesti vaikuttavat asiakkuudet, henkilöstö, prosessit ja tuloksellisuus.