Kerromme tässä blogissa asiakasyrityksemme Spondan työajan- ja poissaolojenseurantajärjestelmän käyttöönotosta. Kokemuksistaan kertovat projektivastaavana työskennellyt Azetsin HR-osaaja Laura Tuomola sekä Spondan henkilöstöpäällikkö Heli Mäkelä.

HR-osaajamme Laura Tuomola on toiminut asiakkaallamme Spondalla Azetsin (ent. Virvo) kautta osa-aikaisena HR-asiantuntijana jo yli 5 vuoden ajan. Asiakkaalla tehtävän HR-asiantuntijatyön lisäksi Laura työskentelee Azetsin HR-ulkoistuspalvelutiimissä tehden erilaisia HR-projekteja. ”Oli luonnollista valita Laura projektivastaavaksi tähän projektiin, sillä hän on paitsi tarkka, analyyttinen ja looginen, myös kiinnostunut järjestelmien kehittämisestä”, Heli kertoo.

Työajanseurantajärjestelmälle asetettiin tarkat vaatimukset

Uudelle järjestelmälle asetettiin mm. seuraavia vaatimuksia:

  • kaikki työaika-, poissaolo- ja ylityökirjaukset yhdessä järjestelmässä
  • helppokäyttöinen esimiehille ja työntekijöille
  • mobiilikirjaus pitää olla mahdollista, jotta myös ns. ”liikkuva työ” eli toimiston ulkopuolella tehtävä työ pystytään kirjaamaan helposti
  • selkeä ja reaaliaikainen näkyvyys tietoihin työntekijöille ja esimiehille
  • helppo tiedonsiirto palkanlaskentaan ja selkeä raportointi.

Järjestelmien kartoitusvaiheessa hyödynsin Azetsin HRIT-tiimin osaamista ja kävin sparraavia keskusteluja Azetsin kollegoiden kanssa”, Laura kertoo. Heli ja Laura tapasivat useampia järjestelmätoimittajia. Kilpailun voitti järjestelmä, joka vastasi kokonaisuutena paitsi parhaiten toiminnallisuuksien mutta myös räätälöitävyyden, visuaalisuuden ja hinnan puolesta parhaiten Spondan tarpeita.

HR-asiantuntijan näkemys toi lisäarvoa käyttöönottoprojektiin sen kaikissa vaiheissa

”Käyttöönottoprojektit ovat aina paljon suurempia, haasteellisempia ja vaativat enemmän aikaa kuin järjestelmätoimittajien lupaukset antavat ymmärtää. Onneksi osasimme olla realistisia käyttöönoton helppouden suhteen”, Heli arvioi.

Laura näkee, että tärkein yksittäinen projektin vaihe oli määritystyö. ”Teimme määrittelyvaiheessa järjestelmän toimittajan kanssa hyvin tiivistä yhteistyötä. Jokaisessa yrityksessä on omat mallit ja käytännöt työajoista sekä poissaoloista. Keskustelimme paljon ja varmistimme jo tässä vaiheessa, että meillä on yhteinen näkemys ja ymmärrys siitä, miten jokaisen osa-alueen tulee järjestelmässä toimia. Järjestelmän toimintoja räätälöitiin Spondan tarpeita vastaaviksi”, Laura kertoo. Tehdyt määrittelyt dokumentoitiin osin järjestelmään ja osin HR:n sisäiseen ohjeeseen, jotta tieto niistä säilyy ja mahdolliset muutokset on jatkossa helpompi toteuttaa.

Laura kertoo, että määrittelyvaiheessa hänen palkanlaskennan osaamisestaan oli suuri hyöty, koska hän pystyi ajattelemaan asioita myös siltä kannalta, miten mikäkin tieto vaikuttaa palkanlaskentaan ja miten tieto liikkuu järjestelmien välillä. ”Ja tietysti siitä oli myös todella suuri apu, että tunnen talon ja käytännöt täällä asiakkaalla jo entuudestaan”, Laura pohtii.

Järjestelmähanke pakotti myös arvioimaan kriittisesti nykyisiin työaikoihin ja poissaoloihin liittyvät käytännöt ja ohjeistukset ja päivittämään ne vastaamaan uusia tarpeita. ”HR:lle ohjeistusten päivittäminen oli työmäärällisesti iso juttu, mutta nyt kun ne on kerran huolella tehty, saadaan järjestelmästäkin kaikki hyöty irti”, Laura kertoo.

Järjestelmän käyttöönottovaiheessa Laura vastasi käyttäjien kouluttamisesta. ”Järjestimme koulutukset pienryhmissä. Koulutuksissa käytiin avointa keskustelua paitsi järjestelmästä myös työaikaan ja yrityksen käytäntöihin sekä ohjeisiin liittyvistä asioista. Ihmiset ovat erilaisia ja suhtautuvat työajan kirjaamiseen eri tavoin. Kävimme hyvää keskustelua siitä, miksi työaikaa pitää kirjata ja seurata”, Laura kertoo.

 

Onnistuneen järjestelmäprojektin edellytykset, Lauran vinkit:

  • Huolellinen yrityksen erityispiirteet huomioiva määritystyö
  • Sujuva ja tiivis yhteistyö järjestelmän toimittajan kanssa
  • Hyvä henkilöstön ja esimiesten perehdyttäminen
  • Tehokas viestintä heti projektin alkumetreiltä alkaen
  • Vuorovaikutukselliset pienryhmäkoulutukset palautteen varmistamiseksi
  • Uusien toimintatapojen varmistaminen tarvittaessa henkilökohtaisella ohjauksella

Summa summarum, miten projekti onnistui?

Lauran mukaan projekti oli mielenkiintoinen ja onnistui kokonaisuutena hyvin. Aina kuitenkin löytyy parannettavaa. ”Nyt jälkeenpäin ajateltuna projektin aikataulu olisi voinut olla väljempi lähes jokaisessa vaiheessa, vaikka olimmekin varautuneet siihen, että järjestelmäprojekti vie paljon aikaa. Onneksemme pilottivaiheessa ei tullut mitään suuria takapakkeja. Jos jotain tekisin toisin, siirtäisin järjestelmän käyttöönoton kesän lomakauden ulkopuolelle”, Laura jatkaa.

”Oli hienoa olla mukana tässä projektissa, koska sain laittaa siinä oman osaamiseni likoon ja oppia samalla uutta. Haastavinta tässä projektissa oli tasapainoilu ison järjestelmäprojektin vetämisen ja normaalin päivittäisen työn yhteensovittamisessa”, Laura summaa.

Myös Heli on tyytyväinen projektin onnistumiseen. ”Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii työtä ja ponnisteluja. Pysyimme hyvin projektille asetetuissa aikatauluissa ja käyttöönotto oli sujuvaa. Olen saanut organisaatiolta kehuja ja kiitosta siitä, miten Laura hoiti projektivastaavan homman ja olen itsekin erittäin tyytyväinen projektin lopputulokseen ja Lauran työhön”, Heli kertoo.

Eeva-Leena Laine

About Eeva-Leena Laine

HR Advisor, Azets