Toiminnanohjaus­järjestelmä – mihin se ohjaa?

Taloushallinto

by  Antti Rantanen

03/05/2018

Toiminnanohjaus­järjestelmä – mihin se ohjaa?

Taloushallinto

by Antti Rantanen

03/05/2018

Toiminnanohjausjärjestelmä – kuinka usein olet miettinyt yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmää? Siis ihan oikeasti miettinyt sitä? Mitä kaikkea se tekee ja mitä kaikkea sen pitäisi tehdä? Miten sen pitäisi tulevaisuudessa mahdollisesti kehittyä ja kuinka sen pitäisi helpottaa yrityksesi toimintaa? Pitäisikö järjestelmän olla suunnattu tietylle toimialalle vai olla toimialariippumaton? Tarkoitettu pienempään toimintaan vai nopeasti kasvaville kansainvälisille konserneille?

Keskustellessani talousjohtajien ja toimitusjohtajien kanssa ovat edellä mainitut seikat usein enemmän tai vähemmän hämärän peitossa. Ymmärrän sen hyvin, sillä harvemmin jotain syvällä yrityksen toiminnanohjauksen syövereissä olevaa järjestelmää tulee pohtineeksi, jos kyseinen järjestelmä toimii. ”Ei toimivaa ratkaisua kannata mennä sorkkimaan, ettei se mene rikki”, kuulee joskus sanottavan. Onhan se niinkin, mutta toisaalta järjestelmiin toimii sama kuin muuhunkin yrityksen toimintaan: tulevaisuuteen on hyvä valmistautua ajoissa, ettei aamulla herätessä huomaa maailman muutoksen ohittaneen sinut. Paikallaan pysyminen harvemmin auttaa matkan edistymistä.

Järjestelmät ohjaavat yritysten prosesseja ja muokkaavat sisäisiä työskentelytapoja

Monesti yritysjohto, jota yrityksen toimivuus kokonaisuutena muuten kiinnostaa, ei ajattele sitä, millainen vaikutus esimerkiksi taloushallinnon järjestelmillä on yrityksen prosessien ohjaamiseen ja sitä kautta yrityksen taloudelliseen tilanteeseen. En tarkoita välttämättä sitä, että millaisia kirjauksia järjestelmä mahdollistaa, vaan sitä, kuinka järjestelmät helposti ohjaavat yritysten prosesseja ja muokkaavat yritysten sisäisiä työskentelytapoja. Valitettavasti juuri sellaiset työskentelytavat eivät välttämättä ole tehokkaimpia tai järkevimpiä tapoja juuri sinun yrityksesi tarpeisiin, vaan käyttöön otetun järjestelmän kylkiäisenä tulleita prosesseja. Niitä noudatetaan, ”kun sillä tavalla tämä järjestelmä toimii”.

Jotta toiminnanohjausjärjestelmästä saadaan irti suurin mahdollinen hyöty, on tärkeää, että sitä voidaan muokata yrityksen tarpeita vastaavaksi. Tämä voidaan tehdä yksinkertaisimmillaan järjestelmän asetuksia muokkaamalla, järjestelmäkehityksellä ja integroimalla siihen muita yrityksen toiminnassa tarvittavia ohjelmistoja. Näiden lisäksi myös pohtimalla mahdollistaako järjestelmän käyttö joitain täysin uusia prosesseja tai tehostaako se vanhoja. Nämä prosessit voivat olla kaikkea esimerkiksi toimittaja- ja asiakastietojen hallinnasta aina hankintojen tekemiseen, kortti- ja kassatapahtumien siirtymisestä ostolaskujen kierrätykseen ja maksatukseen tai yrityksen reaaliaikaisten ja oikeiden tietojen raportointia.

Oleellista siten on, että valittaessa toiminnanohjauksen järjestelmää, se paitsi sopii yrityksen perustarpeisiin, myös mahdollistaa ketterän järjestelmäkehityksen sekä tukee järjestelmäintegraatioita.

Kaikkein tärkeintä kuitenkin on selkeä näkemys siitä, kuinka yrityksen tulevaisuuden toimintaa voidaan tehostaa järjestelmähankinnan kautta. Jos järjestelmä hankitaan pelkästään nykyistä tilannetta silmällä pitäen, menetetään kallisarvoinen tilaisuus ottaa askel eteenpäin ja kehittää yrityksen toimintaa.

Näkemyksen hankkiminen oman yrityksen sisältä voi kuitenkin usein olla hankalaa, koska se vaatii laajojen kokonaisuuksien hallitsemista. Pitäisi olla teknistä osaamista ja tietämystä eri järjestelmistä ja ohjelmistoista sekä tiedostaa, miten niillä voidaan ohjata yrityksen toimintaa. Tulisi ymmärtää laajalti yrityksen sisäisiä prosesseja ja nähdä niiden vahvuudet, heikkoudet sekä kehitysmahdollisuudet.

Ihmisillä on kuitenkin yleinen taipumus uppoutua yhteen totuttuun tapaan toimia, muodostaa siitä rutiini ja menettää kyky nähdä mahdollisuuksia rutiinin ulkopuolella. Tämän vuoksi isommissa muutoksissa on usein hyödyllistä tehdä yhteystyötä ulkopuolisen tahon kanssa, joka ymmärtää yrityksen toimintaympäristön ja kykenee katsomaan yrityksen kokonaisuutta objektiivisesti sekä hallitsee muutokseen liittyvän asiasisällön. Tämä ei tarkoita sitä, että yritys seuraisi sokeasti jotain ulkopuolista gurua, vaan että omaa osaamista ja näkemystä täydennetään ja haastetaan uusilla ajatuksilla.

Näkemystä omaava palveluntarjoaja on voimavara

Taloushallinto on kehittynyt huimasti niistä ajoista, kun kirjanpitäjä käytti lyijykynää ja paperille piirrettyä tiliristikkoa. Kokonaisuuksien hallinta käy yhä haasteellisemmaksi. Prosessit käyvät monimutkaisemmiksi sitä mukaa, kun tehokkuutta jahdataan ottamalla käyttöön eri järjestelmiä ja toiminnallisuuksia. Järjestelmätoimittaja osaa kyllä pystyttää järjestelmät ja saada teknisen puolen kuntoon, mutta toimittajalta puuttuu usein käsitys siitä, mitä järjestelmällä käytännön arjessa tehdään ja kuinka tehdyt asiat vaikuttavat kaikkeen muuhun tekemiseen.

Hyvä vertaus voisi olla vaikkapa Formula 1 –tiimi. Insinöörit pystyvät kyllä rakentamaan nopean auton, mutta voittaja-auton saamiseksi on tärkeää keskustella kuljettajan kanssa ja tehdä tarvittavat säädöt hänen kommenttiensa perusteella. Ilman näkemystä siitä kuinka auton pitäisi kullakin radalla toimia, ei kuljettaja saa autosta kaikkea suorituskykyä irti, ja kilpailu muiden tallien kanssa tehdään itselle entistä vaikeammaksi.

Azetsilla on vuosien kokemus muun muassa Microsoft Dynamics NAV järjestelmätoimittajana toimimisesta. Toteutamme vuosittain useita käyttöönottoja, joissa taloushallinnon prossien tehostaminen on keskeisessä osassa. Olemme rakentaneet lukuisia integraatioita eri toimittajien ostolaskujen kierrätysjärjestelmiin, matkalaskuohjelmistoihin, raportointijärjestelmiin sekä myyntijärjestelmiin. Käytämme NAV:ia myös omien kirjanpitoasiakkaidemme taloushallintojärjestelmänä, jonka ansiosta osaamisemme ei rajoitu ainoastaan uuden ohjelmiston käyttöönottoon vaan kattaa myös tehokkaan käytön päivittäisissä prosesseissa.

Kokemus tuo näkemystä. Mitä haasteellisemmaksi yritysten toimintakentät käyvät, sitä enemmän lisäarvoa monipuolista kokemusta ja osaamista omaavat palveluntarjoajat voivat tuoda yrityksille. Näkemystä omaava palveluntarjoaja on enemmän kuin pelkkä toimittaja. Se on todellinen kumppani ja voimavara, joka voi auttaa myös sinun yritystäsi pärjäämään liiketoiminnan kilparadoilla.

Antti Rantanen

About Antti Rantanen

Sales Manager, Azets