Tavoitteena hyvä suoritus

HR | 02/04/2014

Kirjoittaja Azets Finland

 

Suorituksen johtaminen ja alisuoriutumiseen puuttuminen ovat teemoja, jotka ovat varmasti tapetilla monessa organisaatiossa, mutta joista käytännön tasolla puhutaan julkisesti harmillisen vähän. Virvolla on ollut ilo olla mukana kiinteistöhallinnan ja –johtamisen palveluita tarjoavan Newsecin suorituksenjohtamis-projektissa ja toiveemme oli päästä jakamaan projektista kertyneet kokemukset myös muun asiakaskuntamme kanssa. Saimmekin 26.3.2014 järjestettyyn aamiaistilaisuuteemme vieraspuhujaksi HR Manager Susanna Pietarisen, joka on ollut Newsecillä mukana hankkeessa alusta lähtien. Tässä koostetusti hyvinkin vilkasta keskustelua poikineen tilaisuuden avainkohdat.

Arvopohja suorituksen johtamisen perustana

Susanna Pietarinen aloitti tilaisuuden esittelemällä Newseciä ja projektin alkuasetelmaa. Hänen mukaansa tarve suorituksenjohtamisprojektille lähti vahvasti organisaatiosta, jossa myönnettiin rohkeasti, että haastaviin asioihin puutumiseen tarvittaisiin kohennusta ja prosessin rakentamiseen ulkopuolista silmää. Virvo valikoitui yhteistyökumppaniksi, koska Virvo pystyi tarjoamaan sekä juridista osaamista että HR-kokemusta. Hyvin nopeasti projektin alkumetreillä sitä ohjaamaan nousivat Newsecin arvot, jotka vaikuttavat elävän hyvinkin vahvoina Newsecin päivittäistoiminnassa. Ohjenuorana organisaatiossa kulkee myös jokaisen työntekijän 100% vastuu itsestään ja muista; jokaisella on vastuu edistää asioita, joihin voi vaikuttaa. Toisaalta Newsecissä myös nähdään, että luovuus, riskinotto ja virheiden tekeminen ovat sallittua toiminnan kehittymiseksi ja jokaisella on oikeus voida hyvin ja suoriutua työssään. Tältä pohjalta Newsecin suorituksenjohtamisprosessi on kehittyessään kasvanut juuri yrityksen itsensä näköiseksi.

Workshopeista toimintamalleiksi

Virvon Maria Setälä ja Kirsi Ikonen esittelivät Pietarisen ohella Newsecin suorituksenjohtamisprojektia, joka jakautui kolmeen vaiheeseen: valmisteluun, mallin rakentamiseen sekä käyttöönottoon. Valmisteluvaiheessa kartoitettiin tilannetta sekä johtoryhmissä että ennakkokyselynä esimiehille. Mallinrakennusvaiheessa esimiehet pääsivät workshopeissa vahvemmin mukaan rakentamaan mallia ja sen dokumentointia, jonka jälkeen se oli valmis viestittäväksi koko henkilöstölle. Käytäntöön mallia on viety keskustellen tiimeissä ja se luo pohjaa myös mallin jatkuvalle kehittämiselle. Tuloksena oli prosessi, joka luo pohjaa suorituksen johtamiselle sekä päivittäisellä että kausitasolla.

Tavoitteena hyvä suoritus – tukena malli ja koko ympäröivä organisaatio

Newsecin suorituksenjohtamisprojektista rakentunut malli tukee alisuoriutumiseen puuttumista välittömästi tilanteen tullessa organisaation huomioon. Sen kulmakivinä on prosessimalli ja keskusteluita tukeva dokumentaatio. Luotu malli joustaa tilanteen ja tarpeiden mukaan, aikajänne ja läpi käytävät toimenpiteet vaihtelevat tapauskohtaisesti. Keskeistä kuitenkin on, että suoriutumishaasteisiin puututaan mahdollisimman pian havaitsemisen jälkeen. Jokaisella newsecläisellä on roolinsa alisuoriutumiseen puuttumisessa oli hän työntekijä, esimies tai kollega. Esimiehillä on mahdollista saada prosessin läpikäymisessä tukea esimieskollegoiltaan, esimiehiltään tai HR:ltä, jotta prosessi saadaan käytyä läpi mahdollisimman sulavasti. Koko malli pohjaa myös projektin aikana käytyyn keskusteluun siitä, mikä on alisuoriutumista ja mikä esimerkiksi tulosta vaikkapa liian kiireellisestä perehdyttämisestä tai huonosta resursoinnista. Luotu prosessi tukee suorituksenjohtamista ja alisuoriutumisen tunnistamista päivittäisessä esimiestyössä ja antaa tukea myös jo rekrytointivaiheessa tehtäviin valintoihin. Malli on saanut organisaatiossa hyvän vastaanoton ja on jalkautunut organisaation arjen tueksi.
Kävimme tilaisuuden aikana aktiivista keskustelua osallistujien kesken siitä, mitä alisuoriutuminen käytännössä on, oheiseen kuvaan on niputettu tuon keskustelun pääkärjet. Newsecin esitys herätti paljon ajatuksia ja erinomaisia kommentteja yleisössä ja toi esiin sen, kuinka aihe on mietinnässä monissa organisaatioissa. Yhteenvetona esiintyjät totesivat, että yhdessä tekeminen ja esimiesten osallistaminen alusta saakka mahdollistivat projektin onnistumisen ja Newsecin näköisen mallin toteutumisen. Käydyn keskustelun perusteella minulle jäikin vahva kuva siitä, että suorituksenjohtamisprosesseja onkin ehdottoman tärkeää lähteä rakentamaan jokaisen organisaation omista lähtökohdista käsin.

Kiitokset osallistujille erittäin aktiivisesta osallistumisesta tilaisuuteen!

 

Jemina Myllys

Kirjoittajasta Azets Finland

Azets on talous-, palkka-, HR- ja neuvonantopalveluja sekä niitä tukevia teknologiaratkaisuja tarjoava yritys, joka palvelee asiakkaita henkilökohtaisesti niin digitaalisesti kuin paikallisesti.