Miltä taloushallinnon ulkoistamisen tulevaisuus näyttää?

Taloushallinto
01/09/2017

Kirjoittaja Roar Wiik Andreassen

 

Pohjoismaiset taloushallinnon ulkoistusmarkkinat ovat perustavan- laatuisessa murroksessa. Muutosajureina ovat pääsääntöisesti uusi teknologia ja markkinoille tulleet uudet kilpailijat. Olemme Azetsissa tarkastelleet sitä, miten nämä muutokset vaikuttavat prosessien ulkoistamiseen (BPO) niin tänään kuin huomennakin – ja minkälaisia haasteita ja mahdollisuuksia työntekijämme sekä asiakkaamme tulevat kohtaamaan.

Muutama sana markkinoiden nykytilasta

Pohjoismaiset yritykset ovat keskimäärin noin 5-10 työntekijää työllistäviä pieniä maantieteellisesti hajallaan sijaitsevia yrityksiä. Mm. verotusta ja palkanlaskentaa säätelevä lainsäädäntö on maakohtaista ja monimutkaista. Pieniä ja keskisuuria yrityksiä (pk-yrityksiä) palvelee noin 12 000 tilitoimistoa, joiden vuotuinen liikevaihto on noin 25 miljardia Norjan kruunua, ja ne työllistävät noin 30 000 henkilöä. Ns. sisäiset palvelukeskukset eivät sisälly näihin lukuihin; tämän markkinan arvioidaan olevan noin 15 miljardia Norjan kruunua.

Osa paikallisista, pienistä tilitoimistoista käyttää osa-aikaisia työntekijöitä, jotka palvelevat sivutoimisesti muutamia asiakkaita. Tämä markkina kasvaa noin 2-3 prosenttia vuodessa ja palveluiden hinnat tulevat pysymään ennallaan tai laskevat hieman. Samanaikaisesti tuotantokustannusten nousu vaikuttaa negatiivisesti tilitoimistopalveluiden katteisiin.

Korkeiden työvoimakustannusten vuoksi pohjoismaisille taloushallinnon ulkoistusmarkkinoille on tyypillistä vahva keskittyminen teknologiaan ja SaaS-pohjaisiin ratkaisuihin. Digitaalisen kaupankäynnin muutos tapahtui useilla toimialoilla vuosia sitten ja kasvu on edelleen nopeaa. Lakisääteisen aineiston digitaalinen hyödyntäminen, arkistointi ja raportointi ovat tuttua kaikille ja joissakin maissa yritysten taloudelliset tiedot ovat jo ladattavissa veroviranomaisten käyttöön.

Ajatuksia tulevaisuudesta

Mielenkiintoinen ajatuskokeilu voisi olla seuraava: Sanotaan, että 20 prosenttia liikevaihdosta tulee tuntiperusteisesti laskutettavista kirjanpitopalveluista ja niihin liittyvistä tapahtumista. Tähän perustuen varovainen arvio tuleville vuosille on, että ulkoistusliikevaihtoa poistuu noin 4-7 miljardin Norjan kruunun verran. Mitä tälle liikevaihdolle tapahtuu? Katoaako se? En usko siihen täysin, mutta suuri osa tuntiperusteisesta peruspalvelusta korvautuu transaktiopohjaiseen laskutukseen perustuvilla ohjelmistotuloilla. Taloushallinnon asiantuntijoiden muutoskyvystä riippuen tämä voi tarkoittaa, että sama asiantuntija pystyy jatkossa palvelemaan yhä useampaa asiakasta sekä tarjoamaan entistä laajempia asiantuntijapalveluita. Asiakkaille tämä näkyy palvelun osalta laskevina hintoina, mutta vastaavasti jonkin verran kasvavina ohjelmistoveloituksina. Ja toivottavasti asiakkaat käyttävät enemmän lisäarvoa tuottavia palveluita.

Muutos on kaksisuuntainen

Pohjoismaisia pieniä ja keskisuuria yrityksiä on tilitoimistoissa perinteisesti palvellut asiantuntija, joka on vastannut kaikista talouden perustehtävistä: laskutuksesta, maksatuksesta, arvonlisäveron käsittelystä, talouden raportoinnista sekä tilinpäätös- ja verotustietojen tuottamisesta. Tämä on tietenkin ollut hyödyllistä asiakkaalle, koska asiantuntija on oppinut tuntemaan asiakkaan liiketoiminnan syvällisesti monien vuosien ajalta. Asiantuntijan kannalta tämä on myös ollut positiivista, hän on hallinnut kaikkia prosesseja ja tehtäviä ja hankkinut laaja-alaiset taidot kirjanpito- ja verotusasioissa. Kokemus kuitenkin osoittaa, että työtehtävät ovat tällöin vähemmän standardoituja ja prosessisuuntautuneita.

Perinteinen tapa tuottaa palveluita on jo muuttunut ja on muuttumassa laajasti. Tuo muutos on työntekijälle kaksisuuntainen. Ensinnäkin, sen sijaan, että meillä olisi yksi asiantuntija, joka tekee kaikkea, näemme tarpeen siirtyä kohti erittäin standardoituja ja digitalisoituja tuotantoprosesseja. Tämä näkyy erityisesti taloushallinnon transaktioperusteisissa prosesseissa. Toiseksi, tilanne johtaa tarpeeseen kehittää ja uudistaa työntekijöidemme osaamista.

Asiantuntijoidemme työ on yhä enemmän tapahtumien kontrollointia, laadun varmistamista ja poikkeamien hoitamista. Tämä johtaa tehokkaampaan toimintaan ja siihen, että voimme tarjota asiakkaillemme kattavampia lisäarvopalveluita. Joten sen sijaan, että yksi henkilö tuottaisi kaikki palvelusi, saatat nähdä, että yksi henkilö vastaa asiakassuhteesta, palveluiden laadun valvonnasta ja neuvontapalveluista ja toinen asiantuntija on erikoistunut peruspalveluihin ja tapahtumien käsittelyyn.

Tosiasiassa asiantuntijamme tuottavat jo nyt lakisääteisen kirjanpidon lisäksi arvokasta ja laadukasta päivittäistä neuvontaa monille asiakkaille – ja vielä entistä enemmän tulevaisuudessa. Valitettavasti tilitoimistoissa on historiallisesti ”paketoitu” neuvontapalvelut osaksi peruskirjanpitoa.

Asiakkaat haluavat enemmän

Asiakkaillemme automaatio, digitalisointi ja pilvessä toimiminen ovat mahdollistaneet uusia tapoja olla vuorovaikutuksessa ja kommunikoida palvelukumppanin kanssa. Tärkein muutos on se, että tiedot ovat saatavilla reaaliaikaisesti – missä ikinä oletkin. Nykyisin asiakkaidemme yleisimmät kysymykset ovat mm. seuraavia: Miten yritykselläni menee tänään? Mitä luulet tapahtuvan tulevalla viikolla tai kuukausina? Voinko tehdä jotain paremmin edistääkseni kassan kehitystä? Missä voin säästää kustannuksia? Kuukausittaiseen raportointiin perustuvat historialliset tiedot ovat tarpeettomia. Olennaista on palvelukumppanin proaktiivisuus, näkemys liiketoiminnasta ja erityisosaaminen. Peruspalvelut ja niiden laatu ovat edelleen tärkeitä, mutta niiden edellytetään vain ”olevan oikein”.

Automaatio ja digitalisointi – vaikutukset?

Puhutuimpien asioiden joukossa tällä hetkellä ovat tekoäly (AI) ja kognitiiviset teknologiat (Cognitive Computing). Itse asiassa ne ovat olleet olemassa jo vuosia. IBM:n AI-moottori Watson ja kuuluisan Jeopardy-visan voitto ihmisestä vuonna 2011, Googlen AI DeepMind -teknologia ja viime aikoina Googlen AlphaGo, joka voitti muinaisen Kiinan Go-pelin ​​Grandmaster Lee Sedolinin neljä kertaa viidestä, vain muutaman mainitakseni. Kehitys on kiehtovaa, ehkä jopa pelottavaa. En mene liian syvälle tekoälyyn tässä artikkelissa, vaan keskitytään tekniikkaan, joka on jo käytössä BPO-palveluissa.

Kuten aiemmin mainittiin, sähköisiä laskuja ja pankkipalveluita sekä paperilaskujen skannausta ja tunnistamista koskevia ohjelmistoja on käytetty laajasti jo vuosia. Silti perinteisissä tilitoimistoissa käsitellään vuosittain valtava määrä paperilaskuja manuaalisesti. Paperisten laskujen määrä on kuitenkin vähentynyt merkittävästi vuosittain. Joillakin palveluntarjoajilla on jo enemmän sähköisiä verkkolaskuja kuin paperisia ja sähköisten laskujen määrä kaksinkertaistuu vuosittain. Jotkut suurimmista alan toimijoista, kuten Azets, investoi voimakkaasti älykkäisiin ohjelmistoratkaisuihin. Ohjelmistojen avulla automatisoidaan toistuvat tapahtumat eikä niitä enää käsitellä manuaalisesti. Pilottiprojektit ovat osoittaneet, että standardoimalla prosesseja ja automatisoimalla digitaalisia tapahtumia voidaan säästää 60-70 prosenttia aikaa verrattuna ko. tehtävien manuaaliseen käsittelyyn. Lisäbonuksena myös laatu paranee.

Ja tulevaisuudessa voittajia ovat…

Mielestäni alan toimijat voivat valita digitalisoituvassa maailmassa kahdesta vaihtoehdosta: Joko he omaksuvat sen ja löytävät uusia liiketoimintamahdollisuuksia tai pitävät kiinni vanhasta ja ”työntävät päänsä pensaaseen” toivoen, että se menee ohi. Monet suurimmista taloushallinnon ulkoistuspalvelutuottajista ovat valinneet ensimmäisen vaihtoehdon ja lähes kaikki tunnistavat, että jälkimmäinen vaihtoehto ei ole se oikea tie edetä. Valitettavasti harvalla pienemmillä tilitoimistolla on taloudelliset ja tekniset mahdollisuudet digitalisointiin. Jotkut päätyvät yrityskaupan kohteeksi ja toiset siirtyvät SaaS-ratkaisuihin pystyäkseen palvelemaan asiakkaitaan uudella tavalla.

Voiko älykkäämpi ohjelmisto korvata perinteisen taloushallinnon asiantuntijan? Sitä en usko, mutta osan perustyöstä se korvaa. Kokemuksemme mukaan asiakkaat tarvitsevat sekä ohjelmistoa että ihmisiä/asiantuntemusta. Nämä molemmat puolet omaavilla toimijoilla on edessään mielenkiintoinen tulevaisuus. Heidän on pystyttävä toimimaan joustavasti, käyttäjäystävällisellä tavalla ja muuttumaan nopeasti.

Toisin sanoen: Toimialan voittajia ovat ne, jotka kykenevät toteuttamaan tarvittavan mutta haastavan muutoksen. Tämä tarkoittaa paljon muutakin kuin tekniikka (joka ei ole vastaus kaikkeen). Muutos tarkoittaa osaamisen uudistamista ja uuden oppimista, uusia liiketoiminta-, hinnoittelu- ja toimitusmalleja sekä laajan asiakaskunnan perehdyttämistä ja kouluttamista uuteen tapaan toimia. Ja yli miljoona näistä asiakkaista on Pohjoismaissa …

Henkilökohtainen näkemykseni on tämä: toimialamme kykenee muuttumaan, mutta näyttää hyvin erilaiselta ja tarjoaa entistä parempia palveluja asiakkaillemme tulevaisuudessa. Uskon, että käynnissä olevan muutoksen voittajat, teknologisista muutoksista riippumatta, ovat ne yritykset, jotka asettavat asiakkaat etusijalle ja pystyvät tarjoamaan vastinetta rahalle. Vastinetta rahalle ei tarkoita pelkästään virheetöntä laskujen käsittelyä tai palkanlaskentaa – se tarkoitta tapaa auttaa asiakkaita hoitamaan heidän omaa liiketoimintaansa paremmin.

Joten hyvät asiakkaat, kollegat ja kilpailijat: käytetään tarjolla oleva mahdollisuus hyväksi! Otetaan luotettavan neuvonantajan rooli ja käytetään uutta teknologiaa asiakkaiden ja itsemme parhaaksi.

 

 

Kirjoittajasta Roar Wiik Andreassen

Roar Wiik Andreassen is the CEO of Azets. He has many years of experience within technology, outsourcing, business strategy and business transformation.