Sähköinen laskutus – myös mikroyrittäjän pelastus

Taloushallinto
14/11/2017

Kirjoittaja Milla Leino

 

Sähköisellä laskutuksella on Suomessa pitkät perinteet. Usein kuitenkin unohdetaan se, että liiketoimintojen sähköistämisestä hyötyvät myös mikroyritykset. Suuremmissa yhtiöissä sähköistämisestä saatu hyöty kertaantuu, kun taas pienessä yrityksessä se voi olla yhden yrittäjän arjen pelastus.

Olin taannoin lounaalla asiakkaani kanssa. Hänellä on pieni yhden miehen yritys. Yrityksen taloushallinto on pitkälti digitalisoitu parisen vuotta sitten ja sen jälkeen yrittäjä vaihe vaiheelta käytännössä huomannut mitä hyötyjä digitalisoiminen on tuonut tullessaan. Hän kertoi, että myyntilaskutus ei ole koskaan aiemmin ollut näin ajan tasalla kuin nyt ja samalla mielikin on keventynyt. Hän totesi tehneensä oikean ratkaisun viime hetkellä.

Syyskuussa voimaan astuneen lakimuutoksen ansiosta postin palvelut ovat hidastuneet ja kallistuneet entisestään.

Uuden lain määräämä postin kulkunopeus tarkoittaa käytännössä sitä, että 50 prosenttia yrityksen paperilaskuista on erääntynyt jo kirjeen avaamishetkellä.

Tässä kohtaa viimeistään myös mikroyritysten on tehtävä päätös paperittomaan toimistoon siirtymisestä.

Sähköisellä laskutuksella selvää säästöä

Otetaan esimerkki: neljä henkilöä työllistävä kone- ja kalustohuoltoa harjoittava mikroyritys lähettää 45 myyntilaskua kuukaudessa, vastaanottaa 90 ostolaskua ja lähettää 4 palkkalaskelmaa kuukaudessa, kaikki sähköisesti. Heidän säästönsä on rahassa mitattuna 1 436 euroa kuukaudessa. Säästöt koostuvat laskujen käsittelykuluista, lähetys- ja vastaanottokuluista sekä verkkopalkasta. Tämän lisäksi tulee säästäneeksi aikaa ja ympäristöä. Testaa oma säästösi näppärästi Netvisorin laskurilla.

Verkkolaskutukseen ja laskutuksen automatisointiin siirtyminen voi tuoda euromääräisesti vielä suurempiakin etuja. Valelaskut tai niin sanotut huijauslaskut ovat yleistyneet rajusti viime aikoina. Valelaskut liikkuvat lähes poikkeuksetta perinteisen postin tai sähköpostin välityksellä. Verkkolaskutus taas perustuu sopimuksiin yhtiöiden välillä. Operaattoreiden välisessä liikenteessä sekä laskun lähettäjän, että vastaanottajan on oltava tunnistettavissa. Sen vuoksi huijauslaskun lähettäminen verkkolaskuna on erittäin vaikeaa.

Lisäksi laskun automaattisella käsittelyllä voidaan kitkeä huijausyrityksiä. Järjestelmään voidaan määrittää erilaisia ehtoja ja sääntöjä laskun tarkastukseen ja hyväksyntään. Toimittajakohtaisilla säännöillä voidaan esimerkiksi varmistaa, että maksun saajan tilinumero täsmää toimittajan tilinumeroon. Ehtoina voidaan käyttää myös laskurivejä, laskun summaa, toistuvuutta jne. Myös se, onko lasku vastaanotettu verkkolaskuna, skannauspalvelun kautta vaiko manuaalisesti, voidaan märittää laskun automaattisen hyväksynnän ehdoksi. Ostotilauksia hyödyntämällä laskun tarkastuksen ehdoksi voidaan asettaa myös ostotilauksen täsmääminen laskuun. Näin automaattinen laskun käsittely ei mahdollista huijauslaskujen läpimenoa maksuun saakka.

Jos laskusi kulkevat vielä postitse ja paperipinot pöydän kulmalla kasvavat, ota yhteyttä niin sähköistetään yrityksesi taloushallinto! Lue lisää sähköisen taloushallinnon hyödyistä.

Kirjoittajasta Milla Leino

Business Advisor, Azets, Lappeenranta